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Firmensitz richtig wählen: Darauf sollten Sie beim Standort achten

GESCHRIEBEN VON Lars Henckel
Firmensitz richtig wählen: Darauf sollten Sie beim Standort achten
9:28
07.02.2025

Der Firmensitz ist die Hauptadresse Ihres Unternehmens und entsprechend der erste Ort, der mit Ihrem Business assoziiert wird. Die Wahl des richtigen Standortes für den Sitz Ihres Unternehmens sollte daher oberste Priorität haben. Wir erklären, auf welche Kriterien es bei der Standortwahl Ihres Firmensitzes ankommt – und wie ein Office Center Ihnen helfen kann, an einer renommierten Geschäftsadresse präsent zu sein und dabei kosteneffizient zu agieren.

Firmensitz vs. Geschäftsadresse: Die Unterschiede

Ein Unternehmen kann über diverse Geschäftsadressen an verschiedenen Standorten verfügen. Jedes Unternehmen hat jedoch nur einen Firmensitz, mit dem es

  • im Handelsregister eingetragen und beim Gewerbeamt gemeldet ist;
  • und wo es seinen Gerichtsstand hat.

Der Firmensitz bildet somit das Gegenstück zum Wohnsitz und stellt die offizielle Adresse eines Unternehmens dar sowie die Hauptniederlassung der Verwaltung einer Gesellschaft. Nach § 4a GmbHG ist der Sitz einer GmbH der Ort, der im Gesellschaftsvertrag bestimmt ist. Bei einer oHG oder KG entspricht der Firmensitz dem Sitz der Geschäftsführung.

Eine Geschäftsadresse wird mit der vollständigen Anschrift angegeben. Wenn Sie also über eine Geschäftsadresse im Palais am Pariser Platz am Brandenburger Tor in Berlin verfügen, würde sie wie folgt angegeben: Pariser Platz 6A, 10117 Berlin. Mit dem Firmensitz hingegen ist der Ort gemeint, an dem Ihr Unternehmen ansässig ist. Entsprechend befände sich Ihr Firmensitz bei derselben Geschäftsadresse in Berlin.

Damit eine Adresse als Firmensitz geeignet ist, müssen die folgenden Kriterien erfüllt sein: Es muss sich um eine Geschäftsadresse handeln, an der

  • Ihrem Unternehmen Schriftstücke, das heißt, Geschäfts- und Rechtskorrespondenz sowie sonstige Dokumente, per Post zugestellt werden können;
  • Ihr Unternehmen über eine eigene Telefon- und Faxnummer verfügt;
  • die Möglichkeit zur Nutzung eines Büroarbeitsplatzes besteht;
  • Sie auf eine feste Einrichtung Zugriff haben, um wichtige Firmenunterlagen und Dokumente sicher aufbewahren zu können.

Nur mit einem Firmensitz, der ebendiese Kriterien erfüllt, erhält Ihr Unternehmen die Steuernummer, die Sie für die Eintragung in das Handelsregister benötigen.

 

Firmensitz: Unsere 3 besten Tipps für die Wahl des Standorts

Früher war der Firmensitz der Tätigkeitsschwerpunkt eines Unternehmens. Durch die Digitalisierung und Globalisierung der Wirtschaftsmärkte ist unsere moderne Arbeitswelt jedoch einem rasanten Wandel hin zu mehr Flexibilität im Arbeitsalltag inbegriffen – “New Work”, mobiles Arbeiten oder Remote Work und flexible Arbeitszeitmodelle sind hier nur einige zentrale Schlagworte.

Inzwischen bilden Flexibilität und Mobilität längst die neuen Grundpfeiler eines erfolgreichen Unternehmens. Denn durch digitalisierte Prozesse ist arbeiten für viele Unternehmer standortunabhängig geworden. Das beste Beispiel dafür sind sogenannte Digitale Nomaden. Das sollten Sie auch bei der Wahl Ihres Firmenhauptsitzes berücksichtigen.

Denn durch die zunehmende Flexibilisierung der Arbeitswelt ist es heute häufig gar nicht mehr sinnvoll, sich mit einer teuren Bürofläche, die gleichzeitig als Firmenhauptsitz dient, langfristig an einen Standort und hohe monatliche Fixkosten zu binden. Vielmehr gilt es, finanziell, zeitlich und räumlich flexibel zu bleiben. Nur so können Sie mit Ihrem Business stets dort am Markt vertreten sein, wo es für Sie gerade am gewinnbringendsten ist.

Ein Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) zu Entscheidungen des deutschen Bundesfinanzhofes (BFH) stützt inzwischen die neuen, flexibleren Arbeitswelten. So ist es für die Angabe von Adressen auf Rechnungen nicht mehr erforderlich, dass das Unternehmen sein Geschäft an der Adresse auch wirklich betreibt. Lediglich die postalische Erreichbarkeit muss über die Adresse gegeben sein.

So können Office Center eine:n Unternehmer:in mit virtuellen Bürolösungen in einer zunehmend mobiler werdenden Arbeitswelt nun noch besser unterstützen. Für einen Firmensitz gelten derzeit die oben besprochenen, strengeren Anforderungen – die aber von professionellen Office Centern, wie den Premium-Office Centern von CONTORA Office Solutions, erfüllt werden. Das wird unter anderem durch das Siegel “Geprüfte Qualität” des Bundesverbandes Businesscenter e.V. bestätigt.

Ein Firmensitz im Office Center kann Ihnen dabei helfen, mit Ihrem Unternehmen auf allen Ebenen agil zu bleiben. Darauf gehen wir weiter unten noch genauer ein. Zunächst jedoch eine Übersicht, worauf es bei der Wahl des Standorts für Ihren Firmensitz ankommt. Grundsätzlich sind beim Unternehmenssitz dieselben Aspekte relevant, wie bei der Wahl einer jeden weiteren Geschäftsadresse. Neben der besten Lage zählen auch repräsentative Büroräume, in denen Sie konzentriert arbeiten und Ihre Geschäftspartner empfangen können sowie eine hohe Kosteneffizienz.

1. Tipp: Die beste Lage des Firmensitzes sorgt für mehr Erfolg

Vor allem Start ups agieren in der Gründungsphase häufig vom Home Office aus oder von einer Bürofläche in kostengünstiger, aber wenig repräsentativer Lage. Eine solche Adresse als offiziellen Firmensitz anzugeben, ist jedoch wenig empfehlenswert.

Denn Ihr Firmensitz kann entscheidend dafür sein, dass sich Ihr Unternehmen langfristig erfolgreich am Markt etabliert. Sowohl im B2B-, als auch im B2C-Bereich wählen eine Vielzahl der Kunden ihre Geschäftspartner anhand deren Außenwirkung aus. Ihre öffentliche Wahrnehmung und Corporate Identity wiederum, wird maßgeblich durch Ihren Firmenhauptsitz, als Ihrer ersten und wichtigsten Geschäftsadresse, geprägt.

Grundsätzlich gilt für die Wahl des Firmensitzes daher: Durch die beste Lage können Sie mehr Erfolg und Umsatz für Ihr Business generieren. Auch für klein- und mittelständische Unternehmen (KMU), deren Geschäftssitz sich bislang in weniger repräsentativer Lage befindet, kann sich eine Verlagerung des Sitzes daher gewinnbringend auszahlen.

Denn klar ist doch: Ein internationaler Konzern mit einem Unternehmenssitz in einem nichtssagenden Ort, irgendwo auf dem platten Land, ist nahezu unvorstellbar. Genauso gilt für Ihre Außenwirkung ganz klischeehaft und etwas überspitzt ausgedrückt:

  • Mit einem Firmensitz in einer kleinen, unbekannten Stadt werden Sie tendenziell auch eher als ein kleines, unbedeutendes Unternehmen wahrgenommen.
  • Mit einem Firmensitz an den Hotspots der deutschen Wirtschaft – wie Berlin, München, Frankfurt/M., Hamburg, Düsseldorf oder Stuttgart – platzieren Sie sich dagegen inmitten der internationalen Big Player.

Mit einem Firmensitz in den beliebtesten Wirtschaftsstandorten Deutschlands vermitteln Sie höchste Seriosität. Das internationale Renommee kann Ihnen einen Vertrauensvorschuss bei Ihren Kunden ebenso wie einen wertvollen Wettbewerbsvorteil gegenüber Ihren Konkurrenten verschaffen. Außerdem profitieren Sie dort von einer exzellenten Anbindung an die nationalen und internationalen Wirtschaftsmärkte sowie von bedeutenden Standortvorteilen.

2. Tipp: Bedarfsanalyse für die Wahl Ihres Firmensitzes durchführen

Sie selbst kennen Ihr Business am besten. Dennoch ist es hilfreich, vor der Suche nach dem optimalen Standort für Ihren Firmenhauptsitz den Bedarf Ihres Unternehmens genau zu ermitteln. Dabei können Sie sich an den folgenden Fragen orientieren:

  • Wie sieht Ihre Unternehmensausrichtung aus?
  • Benötigen Sie dauerhaft Büroräume? Agieren Sie primär vom Home Office aus? Oder ist es für Sie aus geschäftlicher Sicht sinnvoll, zwischen verschiedenen Wirtschaftsstandorten zu pendeln, um etwa heute noch in Berlin und morgen schon in München präsent zu sein? In letzteren Fällen kann ein mobiles Büro für Sie aus unternehmerischer und finanzieller Sicht deutlich sinnvoller sein, als ein festes Büro.
  • Welches Budget steht Ihnen für Ihre Bürofläche zur Verfügung? Haben Sie ein Budget für einmalige Kosten, wie Einrichtung, Maklergebühren, technische Ausstattung usw.?

Diese Aspekte werden Ihnen dabei helfen, zu analysieren, wie Sie Ihr Unternehmensziel möglichst effizient umsetzen können. Die Antworten der Bedarfsanalyse können Sie dann in die Standortanalyse für Ihren optimalen Firmensitz einfließen lassen.

Tipp: Gerne unterstützen wir Sie mit einer individuellen Unternehmensberatung dabei, das perfekte Büro und den richtigen Sitz für Ihr Unternehmen oder Start Up zu finden.

3. Tipp: Mit einer Standortanalyse den richtigen Firmensitz finden

Um den optimalen Geschäftssitz für Ihr Unternehmen zu finden, ist es sinnvoll, zunächst eine Standortanalyse durchzuführen. Dabei gilt es insbesondere, auf Standortvorteile und mögliche Synergieeffekte zu achten, die die richtige Geschäftsadresse Ihrem Unternehmen verschaffen kann.

Bei den Aspekten, die für eine Standortanalyse relevant sind, lässt sich zwischen harten und weichen Standortfaktoren differenzieren.

Harte Standortfaktoren umfassen:

  • Infrastruktur – zum Beispiel die Verkehrsanbindung (Parkplatzsituation, ÖPNV-Anbindung, Nähe zu Flughäfen oder Frachthäfen); Transportkosten; oder die Energieversorgung
  • Nähe zu Bezugs- und Absatzmärkten
  • Präsenz an bestimmten Standorten, um die Bedingungen von Ausschreibungen zu erfüllen
  • Arbeitskräftepotential – hier begünstigt die Nähe zu Bildungs- und Forschungseinrichtungen etwa ein hohes Angebot an qualifizierten Mitarbeitenden
  • Steuern, sonstige Abgaben und mögliche Förderprogramme (Subventionen)
  • Flächenangebot und Produktionsfaktoren wie Miete oder Grundstückspreise

Weiche Standortfaktoren umfassen unternehmensbezogene und personenbezogene Faktoren:

  • Image der Stadt oder Region als Wirtschaftsmetropole
  • Businessfreundlichkeit der Stadt, etwa durch Nähe zu Wirtschaftsverbänden und zu Branchenkontakten
  • Attraktivität der Stadt für Mitarbeitende, etwa durch das Image der Stadt als Wohnumfeld, Freizeitattraktivität, Nähe zu Kultur, Einkaufsmöglichkeiten und die soziale Infrastruktur
  • Nähe zu Bildungseinrichtungen
  • Nachhaltigkeit von Gebäuden (DGNB Zertifizierung) und Inneneinrichtung, ökologische Verantwortung

Bei der Wahl des Standortes für Ihren Firmensitz sollten Sie jedoch beachten, dass für jedes Business in einem gewissen Rahmen unterschiedliche Aspekte von Bedeutung sind. Während ein Start Up beispielsweise enorm von der Innovationskraft eines Standortes wie Berlin profitieren kann, können sich für ein im Finanzbusiness tätiges Unternehmen in der internationalen Bankenmetropole Frankfurt/Main wertvolle Synergieeffekte ergeben.

Standortwahl des Firmensitzes: Von den Vorteilen eines Office Centers profitieren

Eine Standortanalyse ist bei der Wahl des Firmensitzes zwar überaus sinnvoll – jedoch auch zeit- und arbeitsintensiv. Erschwerend hinzu kommt eine Büroflächenknappheit in den Wirtschaftsmetropolen der Bundesrepublik, durch die sich die Suche nach dem geeigneten Unternehmenssitz noch verlängern kann. Die Zeit, die Sie mit der Suche nach dem geeigneten Standort für Ihren Geschäftssitz verbringen, könnten Sie deutlich sinnvoller in Ihr Kerngeschäft investieren.

Ein Firmensitz im Office Center kann für Sie die optimale Lösung darstellen, um schnell und effizient den optimalen Standort für Ihr Business zu finden. Denn mit unseren CONTORA Office Solutions Centern haben wir die Standortanalyse bereits für Sie durchgeführt. Unsere Premium-Office Center verfügen allesamt über bedeutende Standortvorteile, von denen Ihr Business gewinnbringend profitieren kann.

Sie finden unsere Business Center in prestigeträchtigen Immobilien in den zentralen Top-Lagen der international renommierten Wirtschaftsmetropolen Berlin, München, Frankfurt/M., Hamburg, Düsseldorf und Stuttgart: Beispielsweise im Theresienhof in der Münchner Maxvorstadt, im TaunusTurm im Frankfurter Bankenviertel, oder im Upper West am Berliner Kurfürstendamm.

Die einzelnen Standortvorteile unserer CONTORA Office Solutions Center in den starken Wirtschaftsstandorten und schönsten Städten Deutschlands, haben wir in unserem Beitrag “Büros in den beliebtesten Städten Deutschlands: Ihr Gewinn” ausführlich für Sie besprochen.

Firmensitz im Office Center anmelden: Eine Symbiose aus konventionellem Büro und virtueller Geschäftsadresse

Mit einer perfekten Kombination aus einem konventionellen Büro und einer virtuellen Geschäftsadresse können Sie Ihren Firmensitz ganz unkompliziert in einem CONTORA Office Solutions Center anmelden.

Eine virtuelle Geschäftsadresse, auch als virtuelles Büro oder Virtual Office bekannt, meint das folgende Konzept: Sie mieten keinen physischen Büroraum, sondern eine repräsentative Geschäftsadresse, an der Sie jedoch nicht unbedingt dauerhaft arbeiten. So können Sie Ihren Firmensitz an einer von Deutschlands Top-Adressen anmelden – und agieren dennoch absolut kosteneffizient. Denn mit einer virtuellen Geschäftsadresse zahlen Sie immer nur einen geringen Bruchteil der an den renommierten Unternehmensstandorten üblichen Gewerbemieten.

Sie erhalten eine eigene, lokale Telefon- sowie Faxnummer. Zusätzlich profitieren Sie von exklusiven Büroservices, die Sie flexibel nach Ihrem Bedarf nutzen können. Dann unterstützt unser First Class-Service Sie effektiv in Ihrer Arbeit. So bleibt Ihnen mehr Zeit, sich auf das Wesentliche zu fokussieren: Ihr Kerngeschäft. Nach dem Pay-per-Use Prinzip zahlen Sie immer nur für genau die Zeit, in der Sie unsere Bürodienstleistungen auch wirklich nutzen – die Abrechnung erfolgt im fairen Drei-Minuten-Takt

Unser hochwertiger Telefonservice nimmt Ihre Anrufe in Ihrem Firmennamen und ganz ohne Call-Center-Charakter für Sie entgegen. So sind Sie für Ihre Kunden rund um die Uhr an Ihrem Unternehmenssitz erreichbar – auch dann, wenn Sie gerade nicht selbst vor Ort arbeiten. Unser Sekretariatsservice unterstützt Sie in zahlreichen administrativen Aufgaben, in Ihrer gesamten Büroorganisation und -kommunikation sowie bei der Vorbereitung und Durchführung Ihrer effektiven Meetings. Auch Ihre gesamte Geschäftspost wird von unseren Mitarbeitenden für Sie entgegengenommen.

Unser freundlicher Concierge Service erfüllt Ihnen (fast) jeden Wunsch und nimmt Ihre Gäste persönlich für Sie in Empfang – so hinterlassen Sie einen rundum positiven ersten Eindruck, wenn Sie Geschäftspartner an Ihrem Hauptsitz empfangen.

Außerdem wird Ihnen ein dedizierter Arbeitsplatz in einem unserer stilvoll eingerichteten Büros zugewiesen, auf den Sie bei Bedarf jederzeit zurückgreifen können sowie eine Einrichtung zur sicheren Aufbewahrung Ihrer geschäftlichen Dokumente. Der rundum professionelle und seriöse Außenauftritt Ihres Unternehmens wird durch ein eigenes Firmenschild in der Eingangslobby abgerundet.

Auf diese Weise sind alle Voraussetzungen für die Anmeldung Ihres Firmensitzes erfüllt. Mit einem Sitz in einem unserer CONTORA Office Solutions Center können Sie Ihr Unternehmen ohne lange Vorplanung binnen kürzester Zeit an einer von Deutschlands besten Unternehmensstandorten registrieren. So sind Sie schon am nächsten Tag startbereit am Markt. Denn Zeit ist bekanntlich Geld.

Die wichtigsten Vorteile eines Firmensitzes in einem CONTORA Office Solutions Center im Überblick:

  • Durch einen Firmensitz in den starken deutschen Wirtschaftsmetropolen können Sie Ihrem Business einen Imagegewinn sowie wertvolle Wettbewerbsvorteile sichern.
  • Dank der Kombination aus einer virtuellen Geschäftsadresse und einem Büro im Office Center arbeiten Sie kosteneffizient und sparen hohe monatliche Fixkosten für eine feste Bürofläche.
  • Sie müssen sich nicht langfristig an einen festen Standort Ihres Büros binden, sondern können flexibel von dort aus agieren, wo es für Sie gerade am sinnvollsten ist. Beispielsweise vom Home Office oder von einem Büro oder einer Produktionsstätte in einer anderen, weniger repräsentativen Stadt aus.
  • Sie verfügen ohne lange Vorlaufzeit über eine von Deutschlands Top-Geschäftsadressen für die Registrierung Ihres Unternehmens und sind innerhalb kürzester Zeit startbereit am Markt.
  • Sie profitieren von hochwertigen Büroservices und sparen dadurch Zeit, die sie dann effektiv in die Entwicklung von Ihrem Business investieren können.
  • Bei Bedarf – etwa für Kundengespräche, Vorstellungsgespräche oder Investorentermine – steht Ihnen jederzeit ein repräsentatives Büro an Ihrem Firmensitz zur Verfügung. Unsere stilvollen Büroräume überzeugen mit hochwertiger Einrichtung, modernster Technik und schnellem Internet dank Glasfaser – so präsentieren Sie Ihr Business im besten Licht.
  • In den CONTORA Office Solutions Centern finden Sie für jeden Anlass, ob für größere Meetings, Seminare oder professionelle Videokonferenzen, den perfekten Konferenzraum, den Sie flexibel nach Ihrem Bedarf zu Ihrem Firmensitz hinzumieten können.

Fazit zur Wahl des richtigen Standorts für Ihren Firmensitz

Bei der Standortwahl für Ihren Firmensitz sind einige Aspekte zu beachten: Der Sitz Ihres Unternehmens ist eine weitreichende unternehmerische Entscheidung mit zentralem Einfluss für Ihren geschäftlichen Erfolg. Denn als Ihre Hauptadresse bestimmt Ihr Firmensitz maßgeblich über den ersten Eindruck, den Kunden und Geschäftspartner von Ihrem Unternehmen bekommen.

Indem Sie Ihren Firmensitz im Office Center anmelden, machen Sie sich die Wahl einfach – und sind zukünftig kosteneffizient an einer von Deutschlands besten Geschäftsadressen mit internationalem Renommee vertreten. Zusätzlich profitieren Sie von maximaler Flexibilität sowie von exklusiven Büroservices

Gerne beraten wir Sie individuell dazu, welcher unserer Standorte für Ihr Business am besten als Firmensitz geeignet ist.

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