26. Juli 2019, 13:00:00 Uhr

Die Anrufannahme an einen professionellen Telefonservice auszulagern, kann Ihr Unternehmen deutlich entlasten. Sie können sich somit fokussiert Ihrer Arbeit widmen, ohne durch ständiges Telefonklingeln gestört zu werden – und sind dennoch permanent für Ihre Kunden erreichbar. Wir erklären, warum ein Callcenter dafür nicht immer die beste Wahl ist, und wie Ihr Business von einem Telefonservice plus Virtual Office im Business Center profitiert.

Anrufannahme an einen Telefonservice outsourcen – die Top 3 Vorteile im Überblick

In unserem Beitrag “Wie wichtig der richtige Telefonservice für Ihr Unternehmen ist”, haben wir ausführlich für Sie besprochen, wie Ihr Business erfolgssteigernd von einem zuverlässigen Büroservice profitieren kann, der Ihre Anrufe für Sie entgegennimmt. Hier fassen wir die wichtigsten Vorteile noch einmal im Überblick für Sie zusammen.

Permanente Erreichbarkeit

Mit einem zuverlässigen Telefonservice entgeht Ihnen kein Anruf mehr. Denn durchgängige Erreichbarkeit ist in unserer modernen Arbeitswelt entscheidender denn je für den geschäftlichen Erfolg Ihres Unternehmens.

Ihre telefonische Erreichbarkeit trägt maßgeblich zur Qualität Ihres Kundenservices und damit zur Kundenzufriedenheit bei. Denn wie Autor Chip Bell sagt: “Loyale Kunden kommen nicht nur zurück, sie empfehlen Sie nicht einfach weiter; sie bestehen darauf, dass auch ihre Freunde mit Ihnen Geschäfte machen.” 

Kunden und Geschäftspartner sind schnell aber unzufrieden, wenn sie Sie nicht sofort erreichen können und ihre Fragen unbeantwortet bleiben. Im Ernstfall geht Ihnen durch einen verpassten Anruf ein Auftrag verloren.

Ungestört und konzentriert arbeiten

Jede noch so kurze Unterbrechung hemmt die Konzentration enorm und stört den Work-Flow – die Effektivität Ihrer Arbeit sinkt und die Fehleranfälligkeit steigt. Die Anrufannahme durch einen Telefonservice verhindert, dass Sie in Ihrer Arbeit oder in einem wichtigen Meeting durch wiederholtes Telefonklingeln gestört werden. Das kann die Konzentration deutlich steigern – und damit auch die Qualität Ihrer Arbeit.


Im Business Meeting oder Verkaufsgespräch ist es absolut essentiell, dass Sie ungestört arbeiten können. Denn Telefonklingeln oder Telefonieren in der Besprechung demonstriert Ihren Geschäftspartnern mangelnde Wertschätzung. So hinterlassen Sie einen alles andere als professionellen Eindruck, der Sie im schlimmsten Fall den Kunden kosten kann.

Unternehmenserfolg steigern durch Outsourcing an einen Büroservice

Gezieltes Outsourcing an einen Büroservice kann Ihnen helfen, Ihre monatlichen Fixkosten zu minimieren – und dadurch Ihren Gewinn zu maximieren. Indem Sie die Anrufannahme an einen Telefonservice outsourcen, sparen Sie effektiv die Kosten für festangestellte Sekretariatsmitarbeiter.

Damit Sie beim Outsourcing mit optimaler Kosteneffizienz agieren, ist es wichtig, dass Sie den Telefondienst auf Ihren individuellen Bedarf zuschneiden können und kein Servicepaket zum Festpreis buchen müssen.

Call Center vs. Telefonservice im Business Center: Wer bietet mehr?

Ein Telefondienst wird nicht nur von Call Centern und virtuellen Assistenten angeboten. Auch Business Center bieten einen ebensolchen an. In den CONTORA Office Centern nutzen Sie einen hochwertigen Telefonservice, der das Image Ihres Unternehmens als souveräner Geschäftspartner nachhaltig stärkt.

Welcher Service kann effektiver zu Ihrem wirtschaftlichen Erfolg beitragen – ein Call Center oder ein Telefonservice im Office Center? Und wie kann Ihr Business erfolgssteigernd von einer perfekten Kombination aus Telefonservice und Virtual Office profitieren? Wir erklären es Ihnen.

Von den Vorteilen eines professionellen Telefonservices im Office Center profitieren

CONTORA Office Solutions steht für “The Finest Art of Working” – Arbeiten auf höchstem Niveau. Deshalb stellen wir auch an unseren exklusiven Büroservice höchste Qualitätsansprüche.

Unser professioneller Telefonservice nimmt Ihre Anrufe für Sie entgegen: freundlich, persönlich, und kompetent. So sind Sie für Ihre Kunden rund um die Uhr, 24 Stunden am Tag, telefonisch erreichbar und verpassen keinen Anruf mehr. Während unsere qualifizierten Sekretariatsmitarbeiter Ihre Anrufe für Sie beantworten und koordinieren, können Sie sich voll und ganz auf das Wesentliche konzentrieren: Ihr Geschäft.

Sie erhalten eine eigene, lokale Rufnummer, unter der unser freundlicher Telefonservice Ihre Anrufe unter Ihrem Firmennamen für Sie entgegennimmt. Dabei berücksichtigen unsere geschulten Mitarbeiter auch Ihre Corporate Identity und Unternehmenskultur. So werden Ihre Anrufe ganz ohne Call Center-Charakter individuell beantwortet – damit Sie bei Ihren Geschäftspartnern einen rundum positiven Eindruck hinterlassen, der die Kundenbindung stärkt.

Unsere serviceorientierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sitzen dabei nicht zentral in anonymen Großraumbüros irgendwo in Europa. Sie treffen die zukünftige Stimme Ihres Unternehmens bei jedem Ihrer Besuche in unseren Büros und können persönlich Absprachen im Hinblick auf erwartete Anrufe treffen.

Wir gehen hierbei flexibel und persönlich auf Ihre Wünsche ein. Dabei dürfen Sie auch einen Hauch Lokalkolorit erwarten, bei Anrufen in München darf es ein “Servus” sein, in Hamburg hingegen sagt man Tschüss. Ein leichter Dialekt ist bei uns kein Mangel, sondern ein Qualitätsmaßstab. Schließlich rufen Ihre Kunden ja nicht bei einer anonymen Hotline an, sondern bei Ihrem Premium Telefonservice.  

Die weiteren Vorteile, durch die Sie Ihren Kundenservice mit einem Telefonservice im Office Center nachhaltig aufwerten können, haben wir hier für Sie zusammengefasst:

Weitere Vorteile eines Telefonservices im Office Center im Überblick:

  • Mehrsprachige Anrufannahme

Ein mehrsprachiger Telefonservice ist für ein international agierendes Unternehmen absolut unverzichtbar. Deshalb sind unsere Mitarbeiter mehrsprachig ausgebildet, sodass auch Anrufe von Ihren Geschäftspartnern und Kunden aus dem Ausland problemlos und professionell beantwortet werden können. 

  • Kompetente Beratung, Bestellannahme und koordinierte Terminvergabe

Anders als in anonymen Call Centern arbeiten Sie bei uns mit konkreten Ansprechpartnern und bekanntem Personal zusammen. Das ermöglicht es Ihnen und uns, den Telefonservice persönlich auf Ihr Business und Ihre Bedürfnisse abzustimmen.

Damit unser Telefonservice die Anliegen Ihrer Kunden individuell und kompetent beraten kann, sind unsere professionellen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Ihrem Unternehmen und Ihren Produkten vertraut. So kann unser Telefonservice Ihre Kunden bei akuten Problemen oder Fragen kompetent betreuen.

Darüber hinaus nimmt unser Telefonservice auf Wunsch sämtliche Bestellungen in Ihrem Namen für Sie entgegen. So entgeht Ihnen kein neuer Auftrag, während Sie konzentriert an Ihren aktuellen Projekten arbeiten. Auch Terminvergaben koordiniert unsere Telefonservice gern anhand Ihres Terminkalenders für Sie.

Durch eine schnelle und kompetente Beratung untermauern Sie Ihr Image als zuverlässiger und professioneller Geschäftspartner.

  • Anrufweiterleitung oder Gesprächsaufzeichnung

Wenn Ihre Geschäftspartner Sie persönlich sprechen möchten, stellen wir das Telefonat wenn möglich sofort zu Ihnen durch. Alternativ werden Nachrichten aufgezeichnet und an Sie weitergeleitet, oder wir vereinbaren einen Rückruf oder einen Gesprächstermin.

  • Kosteneffizient durch faire Abrechnung im Drei-Minuten-Takt

Mit dem Telefonservice von CONTORA Office Solutions legen Sie sich auf keine langfristigen Vertragslaufzeiten fest. Sie zahlen immer nur dann, wenn Sie die Bürodienstleistung auch wirklich nutzen – die Abrechnung erfolgt im fairen Drei-Minuten-Takt. So agieren Sie kosteneffizient und bleiben finanziell flexibel.

Vor allem Start Ups oder Freiberufler mit einem eng begrenzten Budget wissen um den Vorteil, keine eigenen Sekretariatsmitarbeiter einstellen zu müssen, und bei Bedarf kurzfristig auf einen Büroservice zurückgreifen zu können. Damit wirkt Ihr Unternehmen deutlich größer und etablierter und die Außenwirkung wird entscheidend aufgewertet.

  • Höchste Standards im Hinblick auf Datenschutz und DSGVO-Konformität

Ein guter Telefondienst zeichnet sich durch Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit aus. Deshalb steht CONTORA Office Solutions steht für Diskretion sowie Datenschutz und DSGVO-Konformität auf höchstem Niveau. 

  • Verschiedene Büroservices kombinieren

Während ein Callcenter allein auf die Anrufannahme spezialisiert ist, können Sie Ihren Telefonservice im Office Center bei Bedarf jederzeit mit weiteren Büroservices kombinieren.

Unser Sekretariatsservice unterstützt Sie zum Beispiel in administrativen Aufgaben, bei der perfekten Büroorganisation, oder bei der Vorbereitung und Durchführung Ihrer effektiven Meetings. Unsere Postannahme nimmt Ihre gesamte Geschäftskorrespondenz entgegen. Und unser freundlicher Concierge Service empfängt Ihre Gäste und erfüllt Ihnen fast jeden Wunsch.


Auch bei diesen Bürodienstleistungen gilt: Sie zahlen immer nur dann, wenn Sie den Service auch wirklich nutzen, die Abrechnung erfolgt im Drei-Minuten-Takt.

Telefonannahme im Call Center: Nicht immer die beste Lösung

Nicht immer ist es die beste Lösung, ein externes Call Center mit der Annahme und Beantwortung Ihrer Anrufe zu beauftragen. Denn das klassische Call Center hat einige Nachteile, die wir hier für Sie zusammengefasst haben:

  • Unpersönlichkeit und mangelnde Vertrautheit mit dem Unternehmen:

Der typische Call-Center-Charakter ist unpersönlich, nicht selten entsteht dabei ein Gefühl der Massenabfertigung. Darunter kann die Kundenbindung enorm leiden. Hinzu kommt, dass die wenigsten Kunden sich gut betreut fühlen, wenn Sie mit einem Call-Center-Mitarbeiter sprechen.

Das liegt auch daran, dass Call Center häufig nicht ausreichend mit Ihrem Unternehmen vertraut sind. Viele Call Center sind allein auf die Anrufannahme spezialisiert und nicht auf eine kompetente Betreuung ausgelegt, die individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist.

Um Ihren Kundenservice durch eine Anrufannahme nachhaltig zu verbessern und die Kundenbindung zu stärken, besteht die Kunst also darin, Ihre Anrufe so auszulagern, dass beim Kunden kein anonymes Call-Center-Gefühl entsteht. Der persönliche Telefonservice von CONTORA Office Solutions unterstützt Sie genau an dieser Stelle.

  • Langfristige Verträge und Servicepakete zum Festpreis

In vielen Call Centern müssen Sie sich auf langfristige Verträge festlegen und Servicepakete zum Festpreis buchen – auch, wenn Sie nur hin und wieder einen Telefonservice benötigen. Das wirkt sich negativ auf die Kostenbilanz in Ihrem Unternehmen aus.

  • Datenschutz und DSGVO-Konformität

Auf der Suche nach dem geeigneten Telefonservice gilt es, achtsam zu sein, und einen Anbieter zu wählen, der Datensicherheit und DSGVO-Konformität garantieren kann. Einen seriösen Anbieter erkennen Sie an klaren vertraglichen Regelungen zum Datenschutz.

Mehr als Telefonservice: Das leistet ein Virtual Office

Die CONTORA Office Center bieten Ihnen mehr, als einen reinen Telefonservice: Eine perfekte Kombination aus Anrufannahme und virtuellem Büro bzw. Virtual Office. Beim virtuellen Büro mieten Sie anstelle eines physischen Büroraumes eine repräsentative Geschäftsadresse, an der Sie jedoch nicht unbedingt vor Ort arbeiten.

Mit einer Geschäftsadresse in den CONTORA Office Centern sind Sie zukünftig an den prestigeträchtigen Anschriften der beliebtesten deutschen StädteBerlin, München, Frankfurt/M., Hamburg und Düsseldorf – vertreten: Etwa im Palais am Pariser Platz, direkt am Brandenburger Tor in Berlin; im Alter Wall, direkt am Hamburger Rathaus; oder im TaunusTurm inmitten des Frankfurter Bankenviertels.

Sie agieren absolut kosteneffizient, denn Sie zahlen mit dem virtuellen Büro immer nur einen geringen Bruchteil der in diesen Spitzenlagen üblichen Gewerbemieten. Die passenden Büroservices wählen Sie flexibel nach Ihrem Bedarf hinzu.

Ihre Geschäftsadresse ist das Aushängeschild Ihres Unternehmens und trägt unbedingt zu Ihrer Außenwirkung und Corporate Identity bei. Es gilt: Die beste Lage sorgt für mehr Erfolg im Business. Mit einer Anschrift in den Top-Lagen Deutschlands vermitteln Sie Seriosität auf höchstem Niveau und können sich so ganz einfach einen wertvollen Vertrauensvorschuss bei Ihren Kunden sichern.

Ausführlich haben wir die Vorteile einer virtuellen Geschäftsadresse in unserem BeitragDie Chancen und Risiken einer virtuellen Geschäftsadressefür Sie besprochen.

Tipp: Unser Konfigurator hilft Ihnen, das virtuelle Büro ganz einfach individuell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abzustimmen.

Wann immer Sie vor Ort an Ihrer Geschäftsadresse arbeiten möchten, mieten Sie einfach ein stilvolles Büro auf Zeit oder einen mit modernster Technik ausgestatteten Konferenzraum zu Ihrem virtuellen Büro hinzu – frei nach Ihrem Bedarf für einzelne Stunden, Tage oder längerfristig.

Fazit zum Telefonservice vs. Call Center

Ein Telefondienst im Call Center ist häufig nicht die beste Lösung. Ein Telefonservice im Office Center bietet Ihnen deutlich mehr Pluspunkte, als eine reine Anrufannahme: Mit einer perfekten Kombination aus Telefonannahme plus Virtual Office.

Mit dem Telefonservice von CONTORA Office Solutions profitieren Sie von permanenter Erreichbarkeit, einer Anrufannahme, die für eine kompetente Betreuung Ihrer Kunden individuell auf Ihr Business zugeschnitten ist, und mehrsprachigen Mitarbeitern, die auch Anrufe aus dem Ausland problemlos beantworten können. Unser Ziel ist es, Ihnen zu helfen, Ihren Kundenservice nachhaltig zu verbessern, weil dies zum “wichtigsten Differenzierungsfaktor für Unternehmen werden wird”.

In Kombination mit dem virtuellen Büro sind Sie zukünftig an einer der exklusivsten Geschäftsadressen Deutschlands vertreten. So vermitteln Sie maximale Seriosität und Professionalität und können sich damit einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil sichern. Gerne beraten wir Sie individuell zur perfekten Lösung für Ihr Business.