Sekretariatsservice: Selbst einstellen oder abgeben?

Sekretärin oder Sekretariatsservice: Was muss die Top-Sekretärin können?

Dass das Klischee der Sekretärin als Kaffee kochende Vorzimmerdame weit gefehlt ist, sollte jedem erfolgreichen Unternehmer bewusst sein. In Wahrheit ist das Aufgabenspektrum einer guten Sekretärin sowohl vielfältig, als auch verantwortungsvoll. Denn das Sekretariat ist sozusagen Ihre “Koordinationszentrale”, ihm kommt eine zentrale Schlüsselfunktion in der Organisation und Kommunikation Ihres Unternehmens zu.

Die klassische Sekretärin mit einheitlichem Aufgabenspektrum gibt es heute nicht mehr – im Zuge der Digitalisierung und Globalisierung der Wirtschaftsmärkte hat sich das Berufsfeld in den vergangenen Jahren stark gewandelt. Häufig wird die Sekretärin heute als Assistentin oder Office Managerin bezeichnet.

Outsourcing kann Ihr Unternehmen in vielfacher Hinsicht zum Erfolg bringen. So können Sie auch enorm davon profitieren, Aufgaben an einen Sekretariatsservice eines Office Centers zu delegieren, anstatt selbst eine Sekretärin fest einzustellen. Darauf gehen wir weiter unten noch genauer ein.

Ganz gleich jedoch, ob Sie eine Sekretärin selbst einstellen oder die Aufgaben an einen Büroservice outsourcen: Um mit ihrer Arbeit optimal zum geschäftlichen Erfolg Ihres Unternehmens beizutragen, sollte eine gute Sekretärin unbedingt über bestimmte Kernkompetenzen verfügen. Diese Kompetenzen stellen wir Ihnen hier in einer kurzen Übersicht vor. Ausführlich haben wir das Aufgabenspektrum einer Sekretärin in unserem Beitrag “Was die Top-Sekretärin können muss und wie Sie sie finden” für Sie besprochen.

Das Aufgabenspektrum der Sekretärin im Überblick

Sekretärinnen können im Unternehmen unterschiedliche Funktionen haben, etwa

• primär administrative Aufgaben für Sie übernehmen;
• oder Sie als fachliche Assistenz unterstützen. Zudem kann unterschieden werden zwischen:
• Der Chefsekretärin, die in erster Linie den Chef unterstützt und eine Schnittstelle zwischen Chefbüro und Fachabteilungen bildet.
• Einer Sekretärin, die für ein gesamtes Team oder eine Fachabteilung zuständig ist.

Die Bezeichnung Office Managerin macht es nur allzu deutlich: Die Kernaufgabe der Sekretärin ist das Büromanagement.

• Das optimale Büromanagement verlangt Organisationstalent:
  Zum Büromanagement zählen diverse administrative und organisatorische Aufgaben. Die perfekte Sekretärin ist deshalb ein Organisationstalent.

• Bürokommunikation:
  Ihre Sekretärin koordiniert Ihre gesamte Bürokommunikation. Das heißt, Sie nimmt Ihre Geschäftskorrespondenz in Form von Post und E-Mail ebenso wie Ihre Anrufe für Sie entgegen, beantwortet diese oder leitet sie vorsortiert an Sie weiter.    

Entsprechend ist Mehrsprachigkeit vor allem bei inter- und multinational agierenden Unternehmen ein absolutes Muss für jede gute Sekretärin. Neben der Muttersprache und einwandfreiem Englisch beherrscht sie im Idealfall noch mindestens eine weitere Sprache verhandlungssicher.  

Außerdem ist Ihre Sekretärin für die interne Kommunikation wichtiger Informationen zwischen den Fachabteilungen Ihres Unternehmens zuständig, ebenso wie für die externe Kommunikation mit Ihren Kunden und Geschäftspartnern.

• Terminkoordination: 
  Ihre Sekretärin koordiniert Ihre Termine und trifft Terminabsprachen mit Ihren Geschäftspartnern. Dazu zählt auch beispielsweise das Organisieren von Geschäftsreisen oder das Reservieren eines Tischs im Restaurant, wenn Sie ein erfolgreiches Geschäftstreffen mit einer Einladung zu einem guten Essen abrunden möchten.

• Unterstützung bei Meetings: 
  Ihre Sekretärin hilft Ihnen in der Planung und Durchführung Ihrer  effektiven Meetings. Das umfasst etwa das Organisieren des  perfekten Konferenzraumes und des Caterings, das Bereitstellen von Getränken, aber auch die Kundenbetreuung, oder bei Bedarf eine Protokollführung während des Meetings.

• Büroorganisation:
  Als wahres Organisationstalent ist Ihre Sekretärin auch für Ihre optimale Büroorganisation verantwortlich. Ein Aspekt, den Sie nicht unterschätzen sollten: Denn Ordnung im Büro steigert die Konzentration deutlich und damit auch die Produktivität Ihrer Arbeit.

• Diskretion und Verschwiegenheit:
  Durch Ihre Aufgaben ist Ihre Sekretärin mit sensiblen Firmendaten vertraut, die äußerster Diskretion bedürfen. Das ist jedoch kein Grund, Sekretariatsaufgaben nicht an einen Büroservice outzusourcen – jedoch macht dieser Aspekt deutlich, wie wichtig es ist, dass Sie sich auf einen seriösen Anbieter verlassen können.

• Ihre Sekretärin repräsentiert Ihr Unternehmen:
  Ihre Sekretärin ist die erste Ansprechpartnerin mit der Kunden, Geschäftspartner und Bewerber in Kontakt treten. Entsprechend zählt sie neben Ihrer Geschäftsadresse  und Ihren  Büroräumen zu den wichtigen Aushängeschildern, die Ihr Unternehmen nach außen repräsentieren. Damit Sie einen rundum positiven ersten Eindruck hinterlassen kommt es also darauf an, dass Ihre Sekretärin mit Kompetenz, Freundlichkeit und Souveränität überzeugt.

Einsparungspotential Sekretariatsservice: Qualifikation und Gehalt einer Top-Sekretärin

Das Aufgabenspektrum macht es deutlich: Ihre Sekretärin sorgt dafür, dass im Unternehmen alles rund läuft. Damit kann sie deutlich zu Ihrem geschäftlichen Erfolg beitragen. Sie nimmt Ihnen diverse wichtige aber zeitaufwendige administrative und organisatorische Aufgaben ab – sodass Sie sich konzentriert Ihrem Kerngeschäft widmen können. Damit können Sie Ihr Business effektiv voranbringen.

Gleichzeitig zeigen die vielfältigen Aufgaben, dass eine Top-Sekretärin ein wahres Multitalent ist und ihr Job sowohl Verantwortung, als auch fachliche Kompetenz verlangt. Eine wirklich gute Sekretärin bringt deshalb eine solide, häufig hochqualifizierte Ausbildung mit.

Das monatliche Gehalt schwankt zwar deutlich, zum einen zwischen Chefsekretärinnen und Sekretärinnen, aber auch zwischen Branchen und Unternehmensgrößen. Sie können sich jedoch an einem durchschnittlichen Wert von etwa 3.000 bis 5.000 Euro (brutto) pro Monat orientieren.

Kosten, die für viele Unternehmen, die mit einem eng begrenzten Budget wirtschaften müssen, schlichtweg nicht finanzierbar sind. Etwa für Start Ups oder für Freiberufler und Selbstständige. Kosten, die Sie an anderer Stelle deutlich sinnvoller in die Entwicklung des Unternehmens investieren können. Und Kosten, die auch für jedes etablierte Klein- und Mittelständische Unternehmen (KMU) ein enormes Einsparungspotential bieten.

Auf eine schlechter qualifizierte Sekretärin zu setzen, um Ausgaben zu sparen, ist keine Lösung – diese Maßnahme schadet Ihrem Unternehmen eher, als dass sie hilft. Denn: Nur von der Arbeit einer Top-Sekretärin profitiert Ihr Business maximal. Aus Kostengründen gänzlich auf eine Sekretärin zu verzichten, ist ebenfalls keine Alternative, die Ihr Unternehmen langfristig voranbringt.

Vielmehr kann ein Sekretariatsservice wie er von Office Centern  angeboten wird, die optimale und kosteneffiziente Lösung für Sie sein. Denn mit einem ebensolchen halten Sie Ihre Personalkosten gering und profitieren dennoch von den Vorzügen eines erstklassigen Sekretariats und geschulten Sekretariatsmitarbeitern.

Sekretariatsservice nutzen – von Kostenersparnissen profitieren

Bürodienstleister für Sekretariatsservices gibt es inzwischen fast wie Sand am Meer. Büroservice ist jedoch keinesfalls gleich Büroservice. In der Branche bestehen enorme Qualitätsunterschiede. Damit Ihr Unternehmen wirklich Nutzen aus einem Sekretariatsservice zieht, kommt es vor allem auf folgende Faktoren an:

• Zeitliche Flexibilität: Sie können Aufgaben jederzeit flexibel an den Büroservice delegieren, ohne lange Vorplanung.

• Finanzielle Flexibilität: Sie zahlen keine Pauschalpreise, sondern nur für die Zeit, in der Sie den Büroservice auch wirklich in Anspruch nehmen.

• Individualität: Ob Sie einen kompletten Sekretariatsservice, eine Postannahme, oder einen Telefonservice wünschen – Sie müssen keine teuren Komplettpakete buchen, sondern entscheiden selbst, was Ihr Business wirklich braucht.

• Professionalität: Professionalität meint sowohl Diskretion und Zuverlässigkeit, als auch qualifizierte und kompetente Sekretariatsmitarbeiter. 

Mit einem erstklassigen Büroservice, wie ihn die CONTORA Office Solutions Center anbieten, steht Ihnen eine Top-Sekretärin immer genau dann zur Seite, wenn Sie Aufgaben abgeben möchten:

• Unser Sekretariatsservice unterstützt Sie in einer Reihe von administrativen Aufgaben, bei der perfekten Büroorganisation oder bei Ihren professionellen  Meetings  und  Seminaren – vom Vorstellungsgespräch bis zur Videokonferenz.

• Auf Wunsch organisiert er Ihnen ein Catering für Ihre Meetings, ein Geschäftsessen im Restaurant, nimmt Ihre Kunden vor dem Geschäftstreffen in Empfang, uvm.

• Mit unserem Telefonservice sind Sie für Ihre Kunden rund um die Uhr präsent – denn permanente Erreichbarkeit gewinnt in unserer modernen Arbeitswelt immer mehr an Bedeutung. Sie können sich währenddessen voll und ganz auf Ihre Arbeit oder Ihr Meeting konzentrieren und verpassen dennoch keinen Anruf.

• Unserer Postannahme nimmt Ihre Geschäftskorrespondenz für Sie in Empfang und leitet sie vorsortiert an Sie weiter.

Kurzum: Unsere geschulten und qualifizierten Sekretariatsmitarbeiter übernehmen all die Aufgaben für Sie, die sonst Ihre festangestellte Sekretärin übernehmen würde. Diskretion, Professionalität und Zuverlässigkeit sind für unsere Mitarbeiter dabei von höchster Priorität. Denn CONTORA Office Solutions versteht sich als ein Premium-Anbieter für Büroservices in höchster Qualität.

Sie nutzen unseren Sekretariatsservice flexibel nach Ihrem Bedarf und zahlen immer nur dann, wenn Sie den Service auch wirklich in Anspruch nehmen – die Abrechnung erfolgt im 3-Minuten-Takt. So minimieren Sie Ihre monatlichen Fixkosten und das wirtschaftliche Risiko Ihres Unternehmens.

Denn im Vergleich zu einer festangestellten Sekretärin zahlen Sie so nur einen geringen Bruchteil der monatlichen Personalkosten. Ein Sekretariatsservice bietet sich vor allem für Start Ups und Unternehmen an, die nicht ganztägig eine Sekretärin benötigen. Denn wenn Sie nur nach Bedarf für einzelne Stunden pro Woche auf einen Sekretariatsservice zurückgreifen, sparen Sie dadurch hohe Ausgaben für festangestellte Mitarbeiter.

Tipp: Wenn Sekretariatsmitarbeiter eines Büroservices Ihre Anrufe unter Ihrem Firmennamen für Sie entgegennehmen und koordinieren wirkt Ihr Unternehmen gleich deutlich größer und professioneller – denn welches Start Up kurz nach der Firmengründung kann schon mit einem eigenen Sekretariat glänzen?

Sekretariatsservice: Virtuelle Assistenz oder Virtual Office?

Einen Sekretariatsservice können Sie als virtuelle Assistenz oder in Kombination mit einem virtuellen Büro, auch Virtual Office genannt, in Anspruch nehmen. Ein virtuelles Büro bietet Ihnen gegenüber einer virtuellen Assistenz gleich mehrere Vorteile, von denen Ihr Business gewinnbringend profitieren kann.

Schnell und problemlos buchen Sie übrigens ein virtuelles Büro mit unserem Konfigurator, mit dem Sie auch sehr übersichtlich die Kosten im Blick haben:

Denn schon eine gute Sekretärin trägt zur positiven Außenwirkung Ihres Unternehmens bei. Noch maßgeblicher für eine erstklassige Außenwirkung, mit der Sie sich einen Vertrauensvorschuss bei Ihren Kunden sichern können, ist jedoch eine renommierte Geschäftsadresse. Mit einem Virtual Office profitieren Sie von beidem: Einer Top-Sekretärin und einer prestigeträchtigen Geschäftsadresse in bester Lage – etwa am Brandenburger Tor in Berlin oder an der Maximilianstraße in München.

Denn mit einem virtuellen Büro mieten Sie keine feste Bürofläche, sondern eine virtuelle Geschäftsadresse, an der Sie nicht unbedingt vor Ort arbeiten. So zahlen Sie immer nur einen geringen Bruchteil der in den businessfreundlichsten Städten Deutschlands üblichen Gewerbemieten. Ihren Büroservice buchen Sie frei nach Ihrem Bedarf hinzu – als Sekretariatsservice, Telefonservice oder Postannahme.

Bei Bedarf stehen Ihnen repräsentative Einzel-oder Chefbüros und Konferenzräume zur Verfügung, die Sie als Büro auf Zeit für Stunden, Tage oder längerfristig mieten.

Tipp: Unser Konfigurator hilft Ihnen dabei, das Virtual Office perfekt auf Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen.

Fazit Sekretariatsservice oder festangestellte Sekretärin

Ein Sekretariatsservice bietet ein enormes Einsparungspotential gegenüber den Personalkosten für angestellte SekretärInnen. Denn so zahlen Sie immer nur für genau die Zeit, in der Sie tatsächlich Aufgaben an den Büroservice outsourcen. Damit ein Sekretariatsservice eine angestellte Sekretärin ersetzen kann, müssen Sie sich jedoch auf einen seriösen, zuverlässigen und diskreten Partner verlassen können.

Das virtuelle Büro plus Sekretariatsservice bietet klare Vorteile im Vergleich zu einer virtuellen Assistenz. Denn damit profitieren Sie zusätzlich zur Sekretärin von einer renommierten Geschäftsadresse, die Ihnen wichtige Wettbewerbsvorteile verschaffen kann. Gerne beraten wir Sie persönlich zur perfekten Lösung für Ihren Sekretariatsservice.