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Um effektiv und fokussiert arbeiten zu können, ist eine strukturierte Büroorganisation das A und O. Lesen Sie, warum kurze Wege und klar definierte Aufgaben entscheidend für das Big Business sind. Mit unseren 7 Tipps können Sie auch in Ihrem Büro eine geordnete Arbeitsumgebung schaffen.
Wie gewinne ich Zeit im Büro? Und wie schaffe ich es, meine Arbeit noch effizienter zu gestalten? Worauf es bei der Büroorganisation ankommt und warum dies deutliche Wettbewerbsvorteile generiert – in diesem Beitrag erfahren Sie es.
Mit den folgenden Tipps können Sie im Handumdrehen Ihre Büroorganisation verbessern.
Stapel A auf Stapel B zu räumen und dennoch nicht die wichtige Telefonnummer finden, die Sie gerade suchen – das ist alles andere als produktiv. Deshalb ist es umso wichtiger, den Schreibtisch regelmäßig aufzuräumen.
Heften Sie Dokumente, die vorerst nicht mehr benötigt werden, systematisch in beschrifteten Ordnern ab. Post-Its und Papiere, auf denen bereits erledigte Aufgaben als Erinnerung festgehalten wurden, können in den Mülleimer.
Für kleine, aber regelmäßig benötigte Arbeitsmaterialien wie Stifte, den Büroklammern oder Locher legen Sie feste Plätze auf Ihrem Schreibtisch fest. Genauso wie für den Notizblock und Ihre Kaffeetasse.
Wer es gerne übersichtlich mag, der platziert auf dem Schreibtisch nur, was täglich im Einsatz ist. Spitzer oder Tacker, die nur ab und zu benötigt werden, kommen dann in eine Schublade, um viel Platz auf der Arbeitsfläche zu haben.
Wenn alles an seinem Platz ist, wissen Sie jederzeit, wo Sie hingreifen müssen. So geht weniger Zeit für die Suche nach Arbeitsutensilien oder wichtigen Unterlagen verloren.
Auch persönliche Gegenstände sollten einen festen Platz einnehmen, damit Sie weder stören noch die Sicht auf geschäftliches verbergen.
Regelmäßiges Aufräumen, beispielsweise jeden Abend oder jeden Freitag nach der Arbeitswoche, schafft eine gewisse Grundordnung. Und Sie werden schnell merken: einmal aufgeräumt, lässt es sich nicht nur besser arbeiten, sondern auch leichter Ordnung halten.
Zeit zu verlieren kann sich ein erfolgreicher Unternehmer nicht leisten. Deshalb ist es hilfreich, sich für jeden Tag einen Zeitplan zu erstellen. Das können Sie entweder morgens machen oder am Vorabend, so dass Sie am nächsten Tag direkt wissen, was Sie erwartet.
Hier kommt es jedoch auch auf ein wenig Erfahrung und gute Selbsteinschätzung an. Schätzen Sie realistisch ein, wie lange Sie für eine Aufgabe benötigen und orientieren Sie sich daran, wie lange Sie beim letzten Mal gebraucht haben.
Ein zu eng gesteckter Zeitplan stresst nur zusätzlich. Planen Sie deshalb am besten auch ein paar Zeitpuffer ein, falls unvorhergesehene Dinge zwischendurch erledigt werden müssen.
Für den Anfang können auch Zeitmanagement-Systeme helfen, dank derer Sie sich einen Überblick über die Priorität Ihrer anstehenden Aufgaben schaffen können. Ein Beispiel hierfür ist die Eisenhower-Matrix:
Ziele dienen als wichtige Motivation, wenn es darum geht, fokussiert und ehrgeizig zu arbeiten.
Dabei ist es sinnvoll, kurzfristige und langfristige Ziele zu definieren:
→ Was möchte ich heute erreichen?
→ Was möchte ich diese Woche erreichen?
→ Was möchte ich innerhalb der nächsten fünf Jahre erreichen?
Demnach können Sie hier zwischen Zielen unterscheiden, die sich auf einzelne Aufgaben beziehen, und Karrierezielen, die Sie grundsätzlich erreichen wollen. Sinnvoll ist es dann, sich Meilensteine vorzunehmen und sich den gesteckten Herausforderungen Schritt für Schritt zu nähern.
Um sich innerhalb einer Branche an einem starken Markt zu etablieren, kann neben definierten Zielen auch ein repräsentativer Geschäftsstandort deutliche Wettbewerbsvorteile bringen. Mit einem modernen Büro in den wirtschaftlich starken Städten Deutschlands wie Berlin, Frankfurt oder München erhöhen Sie Ihre Chancen, im Big Business voll durchzustarten und ehrgeizige Karriereziele schneller zu erreichen.
Manchmal gibt es einfach Aufgaben im Berufsleben, auf die ist man nicht sonderlich erpicht. Wenn Sie jedoch Aufgaben dieser Art direkt zu Beginn des Tages erledigen, fühlt sich der Arbeitstag gleich viel produktiver an.
Das motiviert und ist gleichzeitig ein gutes Gefühl, etwas Unangenehmes vom Tisch zu haben. Auch hierbei kann der zuvor erwähnte Zeitplan helfen, indem Sie schon am Vorabend solche Aufgaben ganz oben auf die Agenda stellen und sich somit schon darauf einstellen können, was Sie am nächsten Tag erwartet.
Statt Dinge aufzuschieben, können Sie sich schließlich mit gutem Gewissen und Erleichterung den angenehmeren Aufgaben des Tages widmen.
Durch diese Art der Arbeitsstrukturierung vermeiden Sie, dass eigentlich wichtige Dinge zu lange liegen bleiben. Außerdem fühlt sich jeder Arbeitstag von Beginn an produktiv an.
Übrigens: Beim Arbeiten ist es grundsätzlich ratsam, auf Multitasking zu verzichten. Telefonieren und gleichzeitig eine Mail schreiben, einen Text verfassen und gleichzeitig Terminabsprachen treffen – das stresst auf Dauer und es schleichen sich schnell Fehler ein. Bleiben Sie deshalb fokussiert bei einer Aufgabe, die Sie dann um einiges zügiger und korrekter erledigen.
In der heutigen digitalen Zeit ist es nicht immer leicht, sich nicht durch ein aufleuchtendes Smartphone oder eine private E-Mail ablenken zu lassen. Jedoch gehört dies zu den starken Zeitfressern und liefert außerdem einen zusätzlichen Stressfaktor.
Am effektivsten ist es, diese ablenkenden Dinge von Beginn an zu verbannen. Lassen Sie das Smartphone in der Tasche, schauen Sie erst gar nicht nach Ihren privaten Mails.
Auch Essen gehört zu den Dingen, die unnötig von der Arbeit ablenken. Gönnen Sie sich deshalb eine kleine Pause, wenn Sie Hunger verspüren und essen Sie gewissenhaft außerhalb der Arbeitsumgebung. Das ist ohnehin viel gesünder.
Möchten Sie dennoch während der Arbeit keinen Anruf verpassen? Ein professioneller Telefonservice, wie CONTORA Office Solutions ihn anbietet, kann Sie hierbei unterstützen und Ihnen den Rücken freihalten, während Sie sich auf Ihre Arbeit fokussieren.
Sie kommen häufig zu spät oder vergessen an manchen Tagen wichtige Arbeitsmaterialien? Solche Marotten sind nicht nur ineffizient – sie halten schlicht und ergreifend den zügigen Sprung auf der Karriereleiter auf.
Versuchen Sie, solche schlechten Angewohnheiten abzulegen, wenn diese Sie von einer optimalen Büroorganisation abhalten. Mit ein paar einfachen Tricks gelingt dies ganz bestimmt: Den Wecker einfach mal früher stellen, eine Checkliste machen mit allem, was unbedingt mit ins Büro muss.
So kommen Sie weniger abgehetzt an Ihrem Arbeitsplatz an und können besonnen in den Tag starten. Übrigens auch hier kann Sie der Büroservice von CONTORA Office Solutions unterstützen. Wir kümmern uns um Ihre Post oder nehmen Ihre Gäste in Empfang, wenn Sie noch auf dem Weg zum Besprechungsraum sind.
Wenn Sie nach einem 10-Stunden-Tag vollkommen ausgelaugt und übermüdet sind, wird Ihnen das auf Dauer im Weg stehen. Denn permanent unter Strom zu stehen, ohne sich effektive Pausen zum Durchatmen oder für Mahlzeiten zu gönnen, schadet nachhaltig der Gesundheit und ist früher oder später auch im Berufsleben nicht sehr effektiv.
Erlauben Sie sich deshalb kleinere Pausen zwischendurch zum Durchatmen beziehungsweise eine ordentliche Mittagspause, in der Sie sich nicht nebenbei der Arbeit widmen.
Das steigert Ihre Effizienz, Ihre Augen erholen sich vom Bildschirm und Sie können Ihre Gedanken neu sortieren. Häufig entstehen in Pausen besonders kreative Ideen, so dass die Auszeiten Sie auch beruflich weiterbringen – ganz ohne aktives Arbeiten.
Auch vor einem Meeting oder einem Vorstellungsgespräch mit einem Bewerber helfen Pausen, um noch einmal wichtige Punkte durchzugehen oder sich Gedanken über entscheidende Aspekte zu machen. Wenn Sie sich anschließend in einem hochwertig ausgestatteten Chefbüro oder Konferenzraum präsentieren, hinterlässt das bei Ihren Gästen einen besonders souveränen und professionellen Eindruck.
Bei CONTORA Office Solutions finden Sie Bürolösungen für jeden Anlass, sei es eine wichtige Besprechung oder ein Bewerbungsgespräch. In unseren Business Centern an den renommiertesten Adressen Deutschlandserleben Sie Arbeiten in ganz neuer Atmosphäre.
Mit einer gut strukturierten und sinnvoll gestalteten Büroorganisation gewinnen Sie viel Zeit im Berufsalltag und können effizient arbeiten. Ein wohl geordneter Schreibtisch und ein strukturiertes Ablagesystem vermeiden langes Suchen und Ablenkung durch herumliegende Dinge. Mit unseren Tipps schaffen Sie insgesamt eine angenehme Arbeitsumgebung, in der Sie sich Prioritäten und Ziele setzen, zeitfressende Gewohnheiten ablegen und das richtige Zeitmanagement einhalten können.
Ein komplett ausgestattetes Büro von CONTORA Office Solutions ermöglicht Ihnen, sich voll und ganz Ihrer Arbeit zu widmen. An den Top-Adressen genießen Sie die Vorzüge exklusiver Räumlichkeiten und können als Unternehmer zielstrebig am Markt durchstarten.
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