16. August 2017, 16:38:00 Uhr

Kaum etwas ist heute entscheidender für den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens, als die richtige Außenwirkung. Denn eine renommierte Geschäftsadresse in Top-Lage verschafft Ihrem Unternehmen einen deutlichen Imagegewinn und dadurch Wettbewerbsvorteile. Um möglichst kostengünstig über eine solche Top-Adresse zu verfügen, setzen immer mehr Unternehmer auf ein virtuelles Büro. Aber was ist eigentlich ein virtuelles Büro und wie kann Ihr Business davon gewinnbringend profitieren? Und welche Zusatzleistungen sollten angeboten werden? Wir haben die Antworten auf Ihre Fragen rund um das Virtual Office.

Was ist ein virtuelles Büro bzw. ein Virtual Office?

Mit einem virtuellen Büro, auch vielfach Virtual Office genannt, mieten Sie eine Geschäftsadresse, an der Sie jedoch nicht dauerhaft arbeiten. Es handelt sich also nicht vordergründig um einen physischen Büroraum, sondern um eine moderne Bürolösung, die Sie flexibel nutzen können und darüber hinaus repräsentativen Zwecken dient.

Denn mit einem Virtual Office von CONTORA Office Solutions verfügt Ihr Unternehmen zukünftig über eine exklusive Geschäftsadresse in einer der Top-Lagen der international angesehenen Wirtschaftsstandorte Berlin, München, Frankfurt am Main und bald auch Hamburg und Düsseldorf. Dadurch verschafft ein virtuelles Büro Ihrem Unternehmen einen rundum professionellen Außenauftritt.

Das Konzept des virtuellen Büros entstand in den 1990er-Jahren und ist ganz klar von dem unseriöser Briefkastenfirmen abzugrenzen. Denn hinter Ihrem virtuellen Büro in einem unserer Premium CONTORA Office Center stehen seriöse und prestigeträchtige Immobilien an den gefragtesten Adressen, wie das Upper West am Berliner Kurfürstendamm oder das Palais am Pariser Platz am Brandenburger Tor.

Zudem sorgen unsere zusätzlichen Bürodienstleistungen und professionellen Mitarbeiter vor Ort dafür, dass Sie rund um die Uhr für Ihre Kunden präsent sind – ohne, dass Sie selbst in Ihrem virtuellen Büro anwesend sein müssen.

Was ist beim virtuellen Büro entscheidend?

Beim Virtual Office steht ganz klar die beste Lage an erster Stelle. Schließlich soll die Geschäftsadresse, die Sie mit solche einem Büro mieten, Ihrem Unternehmen einen Imagegewinn und dadurch Vorteile im Wettbewerb verschaffen. Mit einer renommierten Geschäftsadresse an Deutschlands bekanntesten Standorten gelingt Ihnen das. Denn mit einer solchen Adresse vermitteln Sie maximale Seriosität und wecken Vertrauen bei Ihren Kunden.

Zudem kommt es auf ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis an. Der augenscheinlich günstigste Anbieter eines virtuellen Büros ist nicht automatisch auch der beste. Denn entscheidend sind auch die Services, die ein Bürodienstleister ergänzend zum virtuellen Büro anbietet. Und oft machen eben die Feinheiten den großen Unterschied – bei CONTORA Office Solutions können Sie diese erstklassigen Dienstleistungen erwarten.

Welche Büroservices sollten zum virtuellen Büro hinzugebucht werden können?

Ein virtuelles Büro in einem unserer Business Center ist mehr als eine bloße Geschäftsadresse. Denn zusätzlich zur einfachen Anschrift können Sie unterschiedliche Bürodienstleistungen flexibel bei Bedarf hinzubuchen. Dann übernehmen unsere Mitarbeiter verschiedene – oft zeitaufwendige – administrative Aufgaben für Sie.

So sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie stattdessen effektiv in Ihr Kerngeschäft investieren und dadurch (hoffentlich) Ihren Gewinn maximieren können. Damit Sie bestmöglich von Ihrem Virtual Office profitieren, sollte ein Anbieter ergänzend zum virtuellen Büro Bürodienstleistungen wie professionellen Sekretariatsservice, Telefonservice oder Postannahme unbedingt anbieten.

Telefonservice:

Sie erhalten eine eigene lokale Telefonrufnummer und Faxnummer. Ihre Anrufe werden von unseren geschulten Mitarbeitern professionell in Ihrem Firmennamen entgegen genommen und je nach Wunsch sofort an Sie weitergeleitet oder aufgezeichnet. So sind Sie rund um die Uhr für Ihre Kunden erreichbar – denn permanente Erreichbarkeit spielt in unserer schnelllebigen Zeit eine größere Rolle denn je.

Postannahme:

Unser Personal nimmt Ihre gesamte Geschäftskorrespondenz entgegen, verwaltet diese und leitet sie an Sie weiter.

Sekretariatsservice:

Wir übernehmen für Sie alle anfallenden Sekretariatsaufgaben. So kümmern wir uns beispielsweise um Verwaltungsaufgaben, um den Versand und die Weiterleitung Ihrer Geschäftskorrespondenz oder begrüßen Ihre Kunden am Empfang.

Concierge Service:

Auf Wunsch besorgt unser Concierge Service Ihnen zudem Karten beispielsweise für exklusive Veranstaltungen, organisiert für Sie einen Catering-Service oder reserviert Ihnen für Ihr Geschäftstreffen einen Tisch in einem exklusiven Restaurant.

Was ist wichtig bei den Büroservices virtueller Büros?

Damit Sie mit Ihrem virtuellen Büro optimal aufgestellt sind, sollten die optional hinzubuchbaren Büroservices unbedingt die folgenden drei Aspekte erfüllen:

  • Das virtuelle Büro sowie sämtliche Bürodienstleistungen sollten flexibel und kurzfristig – ohne lange Vorplanung und ohne lange Vertragslaufzeit – buchbar sein.
  • Die Büroservices sollten variabel wählbar sein. Wenn Sie beispielsweise einen Sekretariatsservice für eine Woche benötigen und einen Telefonservice für die nächste, dann buchen Sie diese Services auch nur exakt für die jeweilige Zeit.
  • Individualität steht an erster Stelle. Der Bürodienstleister sollte seine Services so maßgeschneidert auf Ihr Unternehmen abstimmen, dass Sie immer nur für genau  das zahlen, was Sie auch wirklich benötigen – nicht mehr und nicht weniger.

Wie kann Ihr Business von einem Virtual Office profitieren?

Ein virtuelles Büro verfügt über zahlreiche Faktoren, die sich für Ihr Unternehmen gewinnsteigernd auswirken können. Die wichtigsten Vorteile haben wir hier für Sie zusammengefasst:

Kosteneffizienz und finanzielle Vorteile

Durch ein günstiges virtuelles Büro kann Ihr Unternehmen zahlreiche Kosten einsparen:

  • Sie zahlen keine Maklerprovision und müssen keine hohen Vorinvestitionen für die vollständige Büroausstattung inklusive Büromöbel und technische Geräte leisten.
  • Sie legen sich auf keine lange Vertragslaufzeit für Ihre Büroräume und die in Anspruch genommenen Bürodienstleistungen fest. Stattdessen buchen Sie immer flexibel nur genau das, was Ihr Unternehmen gerade wirklich benötigt. Unseren Sekretariatsservice können Sie beispielsweise sogar im 3-Minuten-Takt buchen und abrechnen.
  • Dadurch, dass unsere Mitarbeiter für Sie zahlreiche administrative Aufgaben übernehmen, senken Sie Ihre Personalkosten. Denn Sie müssen nicht selbst Mitarbeiter fest einstellen, sondern buchen bei Bedarf unser Büropersonal.

Zudem sollte jeder Unternehmer die enorme Bedeutung des richtigen Standorts für den Erfolg seines Businesses kennen. Jedoch sind die besten Lagen zwangsläufig auch die teuersten – dort zahlen Sie bis zu 50 Euro pro Quadratmeter für ein dauerhaft angemietetes Büro.

Für ein virtuelles Büro von CONTORA Office Solutions zahlen Sie hingegen nur einen Bruchteil und sind dennoch an den prestigeträchtigsten Adressen Deutschlands vertreten. Durch die vielen finanziellen Vorteile, die sich für Sie durch ein Virtual Office ergeben, können Sie im Vergleich zur Anmietung einer festen Bürofläche sogar bis zu 50 Prozent der Kosten einsparen. Wie Sie mit einem virtuellen Büro am effektivsten sparen, haben wir im Blogbeitrag “Virtuelle Büros: Flexibel bleiben, Kosten sparen – unsere Tipps” ausführlich besprochen.

Maximale Flexibilität

Ein virtuelles Büro ermöglicht Ihnen maximale Flexibilität und das gleich auf mehreren Ebenen. Denn mit einem Virtual Office müssen Sie nicht persönlich anwesend sein, um rund um die Uhr für Ihre Kunden präsent zu sein. Dadurch bleiben Sie sowohl zeitlich als auch räumlich flexibel – während Sie sich an einem anderen Standort – beispielsweise im Home Office oder auf Geschäftsreise – befinden, sind die Mitarbeiter Ihres virtuellen Büros dennoch stets für Ihre Kunden erreichbar.

Zudem sind Sie durch die zahlreichen finanziellen Vorteile, die Ihnen ein virtuelles Büro bietet, stets finanziell flexibel. Sie minimieren Ihr wirtschaftliches Risiko und können dadurch langfristig besser in Ihr Unternehmen investieren. Zusätzlich sind Sie mit einem Virtual Office innerhalb kürzester Zeit startbereit am Markt. Sie müssen keine lange Suche nach passenden festen Büroflächen einkalkulieren, in der Sie nicht effektiv Ihren Geschäften nachgehen können. Denn bekanntlich gilt: Zeit ist Geld.

Prestige

Eine renommierte Adresse im Herzen der besten deutschen Wirtschaftsstandorte, wie beispielsweise dem Taunusturm in Frankfurt am Main oder dem Palais an der Oper in München, verschafft Ihrem Unternehmen Ansehen und einen Vertrauensvorschuss. Dadurch werten Sie Ihre Corporate Identity deutlich auf und verschaffen sich Wettbewerbsvorteile: Denn Unternehmen mit dem nötigen Prestige performen am Markt deutlich besser.

Für welches Business ist ein Virtual Office geeignet?

Die vielen Vorteile des virtuellen Büros machen es deutlich: Ein Virtual Office ist ganz klar für jedes Business geeignet. Denn ganz gleich ob Start Up oder bereits am Markt etabliertes Unternehmen: Hohe Fixkosten durch Mieten für feste Büroflächen bedeuten für jede Firma Ausgaben, die sinnvoller ins Kerngeschäft investiert werden könnten und die sogar zu erheblichen wirtschaftlichen Risiken führen können.

Besonders attraktiv ist ein Virtual Office in den folgenden Fällen:

  • Für Gründer, Start Ups und Freiberufler, die vorwiegend vom Home Office aus agieren. Für sie kann die Kombination aus Home Office und kostengünstigem Virtual Office zum klaren Erfolgsfaktor und Wettbewerbsvorteil werden. Denn nach wie vor empfinden viele Menschen das Home Office als unseriös. Bestimmt würden auch Sie einem Unternehmen an einer von Deutschlands prestigeträchtigsten Geschäftsadressen eher Ihr Vertrauen schenken, als einem Unternehmen mit einer  nichtssagenden Geschäftsadresse in einem abgelegenen Dorf?
  • Für größere Unternehmen – auch aus dem Ausland –, die expandieren und eine Dependance an einem neuen, renommierten Standort testen möchten. Mit einem Virtual Office können Sie weiterhin problemlos von Ihrem derzeitigen Standort oder aus dem Ausland agieren – und sind dennoch am neuen Standort präsent.

Können Sie an der Geschäftsadresse Ihres virtuellen Büros auch vor Ort arbeiten?

Ja. Denn in unseren Office Centern können Sie bei Bedarf zusätzlich zu Ihrem virtuellen Büro kurzfristig exklusiv ausgestattete Tagesbüros, Konferenzräume oder Tagungsräume mieten. So empfangen Sie Ihre Kunden in professionellem Ambiente, sollten diese persönlich zu einem Geschäftstreffen vorbeikommen. Dank der einmaligen Lagen unserer Office Center können Sie Ihre Geschäftspartner dann zudem durch spektakuläre Ausblicke beispielsweise über die Wirtschaftsmetropolen Berlin oder Frankfurt oder auf renommierte Sehenswürdigkeiten wie etwa das Brandenburger Tor überzeugen. Eine optimale Infrastruktur sorgt dafür, dass Sie mit Ihrem Unternehmen auch gut zu erreichen sind.

Falls Sie einmal längerfristig einen festen Büroraum benötigen, können Sie Ihr Virtual Office zudem mit einem Büro auf Zeit, das Sie für Stunden, Tage oder Monate mieten können, ergänzen.

Was passiert, wenn Kunden spontan am Standort Ihres Virtual Offices vorbeikommen?

Es kommt vor, dass man spontan seine Geschäftspartner besuchen möchte, weil man gerade in der Stadt weilt. Schaut also ein Kunden an Ihrer Geschäftsadresse vorbei und Sie sind nicht da, ist das kein Problem. Denn mit Ihrem virtuellen Büro erhalten Sie bei CONTORA Office Solutions auf Wunsch auch ein eigenes Firmenschild im Eingangsbereich des entsprechenden Office Centers.

Unser freundliches Empfangsteam nimmt Ihre Kunden in Ihrem Namen in Empfang und teilt diesen gegebenenfalls mit, dass Sie zur Zeit nicht im Haus sind. Sollten Sie aber ein Geschäftstreffen in einem unserer Konferenz- oder Tagungsräume vereinbart haben und sich lediglich verspäten, werden Ihre Kunden ebenfalls von unseren Mitarbeitern begrüßt und schon einmal in die entsprechenden Räume begleitet.

Fazit zum virtuellen Büro von A bis Z

Bei einem virtuellen Büro handelt es sich um eine innovative und moderne Bürolösung, die sich deutschlandweit auf dem Vormarsch befindet. Häufig gestellte Fragen rund um das Virtual Office werden in diesem Beitrag beantwortet, um Ihnen einen bestmöglichen Überblick zu verschaffen. 


Mit einem virtuellen Büro von CONTORA Office Solutions erhalten Sie eine exklusive Geschäftsadresse in bester Lage, mit der Sie Ihre Geschäftspartner von sich überzeugen. Zusätzlich profitieren Sie von Büroservices, die Sie flexibel nach dem Bedarf Ihres Unternehmens buchen können.


Jedes Unternehmen kann von einem Virtual Office profitieren, denn ein solches verschafft Ihnen Kosteneffizienz, maximale Flexibilität und Prestige. Ganz gleich ob Sie eine Geschäftsadresse oder einen Geschäftssitz, einen Telefonservice oder das Virtual Office Complete benötigen – sollten Sie weitere Fragen zum virtuellen Büro haben, beraten wir Sie gern und finden die optimale Bürolösung für Sie.