Sie möchten Ihr Büro selbst konfigurieren?
Konfigurieren Sie nach Ihrem Bedarf Ihr Virtuelles Büro oder Ihren Firmensitz
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Unsere Arbeitswelt befindet sich im stetigen Wandel – und mit ihr, unsere Art zu arbeiten.
Vieles ist schon virtuell geregelt, auch im Büro. Dabei stößt man sowohl auf die Begriffe Virtual Office als auch Virtual Assistant: Was sind die Unterschiede zwischen einem virtuellen Assistenten und einem virtuellen Büro? Und was ist unternehmerisch zu empfehlen?
Immer mehr Unternehmen setzen für maximale wirtschaftliche Flexibilität zunehmend auf sogenannte virtuelle Assistenten – oder auf ein virtuelles Büro. Es mag ähnlich klingen, jedoch darf man diese beiden Dienstleistungen nicht miteinander verwechseln.
Wir klären auf: Welcher Service kann effektiver zu Ihrem wirtschaftlichen Erfolg beitragen? Und warum kann sich ein virtuelles Büro für Sie deutlich gewinnbringender auswirken, als ein virtueller Assistent.
Ein virtueller Assistent, auch virtueller persönlicher Assistent oder virtual Assistant genannt, ist nicht zu verwechseln mit einer künstlichen Intelligenz bzw. einem digitalen Assistenten wie Siri oder Alexa.
Vielmehr handelt es sich um eine reale Person, an die Ihr Unternehmen bei Bedarf schnell und unkompliziert Aufgaben delegieren kann. Die Unterstützung erfolgt auf Abruf innerhalb kurzer Zeit. Die Kommunikation läuft in der Regel virtuell über das Internet – daher der Name virtueller Assistent.
Virtuelle Assistenten können für Ihr Unternehmen vielfältige Aufgaben übernehmen, die ortsunabhängig über das Internet, das Telefon oder am PC ausgeführt werden. Dazu zählen beispielsweise:
Der Vorteil eines virtuellen Assistenten liegt in der wirtschaftlichen Flexibilität: Bei Bedarf können Sie jederzeit Aufgaben an Ihren virtual Assistant outsourcen – damit wird Ihr Unternehmen entlastet und Sie können Ihrem Kunden gegenüber besser Fristen einhalten, auch wenn die anfallende Arbeit die Kapazitäten Ihrer Angestellten einmal übersteigt.
So steigern Sie die Produktivität Ihres Unternehmens, vermeiden jedoch gleichzeitig zusätzliche monatliche Fixkosten für Mitarbeiter und minimieren Ihr finanzielles Risiko. Ein virtual Assistant kann Ihnen zudem zeitaufwändige, administrative Aufgaben abnehmen, so dass Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Das virtuelle Büro, auch Virtual Office genannt, ist eine moderne Bürolösung, die Ihrem Unternehmen maximale finanzielle Flexibilität verschafft und gleichzeitig repräsentativen Zwecken dient. Mit einem Virtual Office mieten Sie keinen physischen Büroraum, sondern vielmehr eine Geschäftsadresse, an der Sie jedoch nicht unbedingt dauerhaft arbeiten.
Ein virtuelles Büro hat für fast jedes Business – vom Freiberufler, über das KMU bis zum internationalen Konzern – bedeutende Vorteile. In diesen beiden Fällen kann sich ein Virtual Office für Sie zudem ganz besonders auszahlen:
Ein virtuelles Büro ist jedoch kein virtueller Assistent. Kombiniert mit den richtigen Büroservices hat es jedoch vergleichbare Eigenschaften – und darüber hinaus noch viele weitere Vorteile. Wie kann ein Virtual Office Ihnen dabei helfen, Ihren geschäftlichen Erfolg zu maximieren?
Die richtige und rundum professionelle Außenwirkung ist heute entscheidender denn je für ein erfolgreiches Business: Denn die beste Lage sorgt für mehr Erfolg. Mit einer exklusiven Geschäftsadresse in den Top-Lagen der international renommierten Wirtschaftsmetropolen Deutschlands – Berlin, München, Frankfurt am Main, Hamburg oder Düsseldorf – wecken Sie Vertrauen beim Kunden und vermitteln maximale Seriosität.
Mit den CONTORA Office Centern mieten Sie Ihr virtuelles Büro zudem in den prestigeträchtigen Top-Immobilien dieser Standorte: Etwa im Palais am Pariser Platz, direkt am Brandenburger Tor, dem TaunusTurm inmitten des Frankfurter Bankensektors oder dem Palais an der Oper in München. Mit einer solchen Geschäftsadresse stärken Sie Ihre Corporate Identity und können sich ganz einfach einen Imagegewinn sowie Wettbewerbsvorteile verschaffen.
Stellen Sie sich zum Test einmal folgende Frage: Welchem Unternehmen vertrauen Sie eher? Einem Unternehmen mit einer Privatadresse im Home Office an einer völlig unbekannten Adresse? Oder einem Unternehmen mit einer Geschäftsadresse an den Hotspots der deutschen Wirtschaftsmetropolen?
Der scheinbare Nachteil der besten Standorte ist, dass sie gleichzeitig auch die beliebtesten sind und daher teuer. Dort müssen Sie durchaus mit Spitzenmieten von bis zu 50 Euro oder mehr pro Quadratmeter Bürofläche rechnen. Derart hohe monatliche Fixkosten bedeuten jedoch für jedes Unternehmen ein finanzielles Risiko und könnten zudem sehr viel effektiver in Ihr Business investiert werden.
Deshalb ist es für die meisten Unternehmen deutlich sinnvoller, auf ein virtuelles Büro als optimale und kosteneffiziente Alternative zu einer festen Bürofläche zu setzen. Denn die Kosten für ein virtual Office belaufen sich lediglich auf einen geringen Bruchteil der dort üblichen Mieten. Zusätzlich sparen Sie hohe Vorinvestitionen beispielsweise für Maklerprovision und Büroausstattung. So genießen Sie mit einem virtuellen Büro alle Vorteile einer prestigeträchtigen Top-Adresse – aber verbinden diese mit Bezahlbarkeit.
Zusätzlich legen Sie sich mit einem virtuellen Büro in einem Office Center nicht auf lange Vertragslaufzeiten fest, sondern mieten Ihr virtual Office und zugehörige Büroservices vollkommen flexibel nach Ihrem Bedarf. So erreichen Sie eine höchste finanzielle Flexibilität und minimieren so das wirtschaftliche Risiko, das durch hohe Bürokosten entsteht.
Hinzu kommen maximale räumliche und zeitliche Flexibilität – denn mit den richtigen Büroservices müssen Sie in einem Virtual Office nicht persönlich anwesend sein, um für Ihre Kunden dennoch rund um die Uhr präsent zu sein. Und möchten Sie doch einmal vor Ort an Ihrer Geschäftsadresse arbeiten, mieten Sie einfach ein Büro auf Zeit – ganz nach Ihrem Bedarf für Stunden, Tage oder Monate.
Ihr virtuelles Büro können Sie bei Bedarf um die für Sie passenden Dienstleistungen ergänzen. Die richtigen Büroservices können für Ihr Business zum Erfolgsfaktor werden, denn Sie helfen Ihnen dabei, Kosten zu minimieren, aber gleichzeitig an Qualität sowie an Flexibilität zu gewinnen.
Auf Wunsch übernehmen wir im administrativen Bereich dieselben Aufgaben für Sie – ähnlich einer virtuellen Assistenz, jedoch mit qualitativ höheren Ansprüchen:
Unser qualifiziertes Serviceteam kümmert sich individuell um Ihre gesamte Bürokommunikation und nimmt Ihre eingehenden Telefonate sowie Ihre Geschäftspost entgegen. Unser Sekretariatsservice übernimmt zudem nicht bloß Ihr Büromanagement, sondern unterstützt Sie gerne auch bei der Vorbereitung von Meetings, Schulungen, oder Vorstellungsgesprächen. Zusätzlich kümmert sich unser freundlicher Concierge Service um Ihre Gäste – auch, wenn Sie gerade nicht vor Ort arbeiten.
Alles persönlich, kompetent und höchst professionell – ein weiterer Pluspunkt gegenüber eines virtuellen Assistenten.
Während unser Serviceteam all diese zeitaufwendigen organisatorischen Aufgaben für Sie übernimmt, sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie in Ihr Kerngeschäft investieren und so Ihre Produktivität steigern können. Zusätzlich müssen Sie keine zusätzlichen Mitarbeiter für diese Aufgaben einstellen und minimieren so Ihre Personalkosten.
Das virtuelle Büro plus Büroservices hat jedoch einen ganz entscheidenden Vorteil gegenüber einem virtuellen Assistenten, wie dieses Beispiel veranschaulicht:
Sie möchten in einem bestimmten Zeitraum permanent telefonisch für Ihre Kunden erreichbar sein. Entscheiden Sie sich dann für einen Telefonservice durch einen virtuellen Assistenten, entlohnen Sie diesen durchgängig für den gesamten Zeitraum.
Wählen Sie hingegen den Telefonservice im Rahmen Ihres virtuellen Büros, zahlen Sie nur für genau die Zeit, in der auch tatsächlich ein Telefonat entgegengenommen wird – die Abrechnung erfolgt im 3-Minuten-Takt. Sie zahlen mit unseren Büroservices also immer nur für das, was Sie auch wirklich nutzen und minimieren so Ihre Ausgaben.
Permanente Erreichbarkeit spielt in der heutigen Arbeitswelt eine zentrale Rolle. Mit einem virtuellen Büro in Kombination mit unserem Telefonservice sind Sie für Ihre Kunden rund um die Uhr, 24 Stunden am Tag erreichbar – auch, wenn Sie selbst nicht vor Ort arbeiten.
Durch diese durchgängige Präsenz steigern Sie die Qualität Ihres Kundenservices und demonstrieren maximale Professionalität. Zusätzlich werden Sie nicht wiederholt durch eingehende Anrufe in Ihrer Arbeit unterbrochen und können so deutlich konzentrierter und effektiver arbeiten.
Warum ein hochwertiger Telefonservice sich für ein Unternehmen stets bezahlt macht, haben wir im Beitrag “Wie wichtig der richtige Telefonservice für Ihr Unternehmen ist” ausführlich besprochen.
Der wohl größte Vorteil eines virtuellen Assistenten liegt darin, dass Sie diesem ganz unterschiedliche Arbeitsbereiche zuteilen können. Das ist jedoch auch schon der einzige Aspekt, den ein virtuelles Büro im Gegensatz zum virtuellen Assistenten nicht erfüllen kann. Sofern Sie einem virtuellen Assistenten ausschließlich administrative Aufgaben übertragen möchten, stellt das virtuelle Büro jedoch stets die effizientere Alternative dar.
Denn das geschulte Serviceteam von CONTORA Office Solutions übernimmt für Sie auf Wunsch ebenfalls alle administrativen Aufgaben. Zusätzlich erfolgt die Abrechnung hier im 3-Minuten-Takt und somit deutlich flexibler und kosteneffizienter, als es bei einem virtuellen Assistenten in der Regel der Fall ist. Den zentralen Vorteil, die Personalkosten zu minimieren bieten sowohl virtueller Assistent, als auch virtuelles Büro.
Darüber hinaus verfügt ein Virtual Office jedoch noch über zahlreiche Vorteile, die ein virtueller Assistent nicht liefern kann:
Zwischen einem Virtuellen Assistent und dem virtuellen Büro gibt es wichtige Unterschiede, die wir in diesem Beitrag erläutert haben. Die zentralen Vorteile – Arbeit flexibel delegieren zu können und dabei zusätzliche Personalkosten zu vermeiden – bieten sowohl der virtuelle Assistent, als auch das virtuelle Büro.
Doch insgesamt stellt das virtuelle Büro eine effizientere Wahl dar, als ein virtueller Assistent. Denn ein virtuelles Büro von CONTORA Office Solutions bietet Ihrem Unternehmen vielfältige weitere Pluspunkte, zum Beispiel zukünftig an Deutschlands prestigeträchtigsten Geschäftsadressen vertreten zu sein. So kann das virtuelle Büro für Sie ganz einfach zum kosteneffizienten Erfolgsfaktor werden. Bei weiteren Fragen beraten wir Sie gern
Verpassen Sie keine neuen Infos und Tipps rund um die Themen Büro, virtuelles Büro, CONTORA-Services und Firmensitz.
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