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Das Büromagazin

CONTORA OFFICE SOLUTIONS BLOG

Was beim Konferenzraum zählt: Ausstattung, Größe, Top-Lage

GESCHRIEBEN VON Lars Henckel
20.11.2017

Für ein erfolgreiches Meeting ist ein ansprechender und technisch gut ausgestatteter Besprechungsraum von großer Bedeutung. Worauf sollten Sie achten, wenn Sie einen Konferenzraum mieten? Hier erfahren Sie es, Inklusive Checkliste.

Welchen Einfluss hat ein guter Besprechungsraum auf den Verlauf eines wichtigen Meetings? Konferenzen mit sechs, acht, zehn oder mehr Personen können schnell zu einer Herausforderung werden, wenn bei der Auswahl des Besprechungsraums nicht alles Wichtige beachtet wurde. Mit unseren Tipps entgeht Ihnen ganz sicher nichts. So kann das nächste Meeting zu einem vollen Erfolg werden.

Wie muss ein guter Konferenzraum eingerichtet sein, damit die Besprechung erfolgreich wird?  

Hier erhalten Sie einen Überblick über die elementaren Bestandteile bei der Konferenzraum-Einrichtung. Somit haben Sie schon bei der Planung alles im Blick.

Konferenztisch und Konferenzstühle: Welche eignen sich?

Damit sich langes Sitzen während einer Besprechung nicht negativ auf die Gesundheit auswirkt, ist ein guter Besprechungsraum mit ergonomischen Konferenzstühlen eingerichtet. Sie bieten bequemes Sitzen ohne harte Rückenlehnen, passen sich den Bewegungen der sitzenden Person an und stützen dabei zusätzlich die Wirbelsäule. Das steigert die Konzentration und die Produktivität und trägt somit nachweislich zur Effektivität eines Meetings bei.

Ein Konferenztisch in exquisitem Design macht das Herzstück eines modernen Besprechungsraums aus. Die Konferenzräume in einem CONTORA Office Center sind deshalb jeder für sich individuell eingerichtet. Jeder Standort zeichnet sich durch eine hochwertige Konferenzraum Einrichtung aus, die nicht mit Standard-Möbel Lösungen vergleichbar ist!

In den komplett ausgestatteten Konferenzräumen von CONTORA Office Solutions genießen Sie bei einer langen Besprechung optimal aufeinander abgestimmte Konferenzmöbel. Durch ergonomische Bürostühle in exklusivem Design erleben Sie somit mehr Dynamik und weniger Verspannung, auch an einem langen Arbeitstag.

Beleuchtung im Besprechungsraum: Auf die Stärke kommt es an

Mit natürlichem Licht lassen sich die Konzentration und die Produktivität während eines Meetings extrem beeinflussen. Über einen langen Tag, an dem man mit Kunden oder Geschäftspartnern zusammen sitzt, ist beispielsweise eine Tageslichtlampe auch deshalb wichtig, weil sie weniger Anstrengung bedeutet. Neonröhren hingegen sind zu grell und stressen auf Dauer das Gemüt. Dank einem Mix aus Tageslicht, direkter und indirekter Beleuchtung können sich stattdessen alle Beteiligten auf den Kern der Besprechung fokussieren und ihre volle Konzentration dem Inhalt des Meetings widmen.

Hohe Fenster sorgen für viel Tageslicht im gesamten Raum. Für eine effektive Besprechung sind sie deshalb ein großer Pluspunkt! Die natürliche Beleuchtung des Konferenzraums hälft wach, sorgt für einen konzentrierten Besprechungsablauf und ist außerdem deshalb gesünder, weil die Augen sich zwischendurch entspannen können.

Die meisten Konferenzräume von CONTORA Office Solutions sind danach ausgerichtet, dass sie durch bodentiefe Fenster viel Tageslicht und einen weiten Ausblick nach draußen ermöglichen – beispielsweise auf das Bankenviertel Frankfurts oder die historischen Plätze Münchens. Durch die Arbeit eines Lichtdesigners, der das Lichtkonzept innerhalb der CONTORA Office Center genau auf die Bedürfnisse von Unternehmen abgestimmt hat, wird das Arbeiten in unseren Konferenzräumen somit zu einem durchweg angenehmen Erlebnis. Bewusst haben wir einige Besprechungs- und Seminarräume nicht mit Tageslicht ausgestattet, weil somit beispielsweise bei Videokonferenzen eine Verdunkelung des Raumes vereinfacht wird. Wird in diesen Räumlichkeiten dann jedoch wieder Licht benötigt, entspricht es einer für die Augen angenehmen Beleuchtung, die nicht ermüdet.

Konferenzraumtechnik: Beamer, Monitore und WLAN für Ihre Präsentationen

Bei einer wichtigen Besprechung muss auch die technische Ausstattung stimmen. Zu einer vollständigen Konferenzraum-Einrichtung gehören deswegen neben einwandfrei funktionierender Präsentationstechnik auch ein Internetzugang und WLAN. Auch bei Tagungen und Schulungen ist eine gute Präsentation das A und O. Nutzen Sie deshalb einen Beamer oder Präsentationsmonitor in Full HD und binden Sie beispielsweise zusätzlich ein Whiteboard oder ein Flipchart mit ein.

Bei CONTORA Office Solutions können Sie sich auf einwandfrei funktionierende Präsentationstechnik verlassen. Die Größe des Präsentationsmonitors oder Beamers ist auf den jeweiligen Besprechungsraum abgestimmt. Als Auflösung wird hier immer mindestens Full HD unterstützt. Auch bei Videokonferenzen genießen Sie optimale Bedingungen und brillante Technik mit einwandfreier Bild- und Tonqualität. Durch die neueste Konferenzraumtechnik steigern Sie außerdem bei jeder Art von Besprechung und Präsentation Ihre Effektivität. Vertrauen Sie auf die kabellose Anbindung Ihres Laptops, Tablets oder Smartphones. Auf Wunsch hält CONTORA Office Solutions aber auch alle aktuellen Adapter und Anschlüsse für kabelgestützte Präsentationen für Sie vor Ort bereit.  Durch die Unterstützung unseres geschulten Teams und mit Hilfe der modernen Infrastruktur  präsentieren Sie sich als fortschrittlicher Unternehmer und verlieren keine Zeit durch komplizierte technische Experimente.

Auch ein störungsfreies, kostenloses WLAN ist ein wichtiges Qualitätskriterium für eine erfolgreiche Konferenz. Wir bieten auf Basis von synchronen Glasfaserleitungen mit einer Bandbreite von mindestens 100 MBit eine qualitätsgesicherte WLAN Infrastruktur die die modernsten Standards unterstützt. Dabei ist die Abdeckung des WLAN Netzes in den Konferenzräumen unser Standorte zu 100% gegeben. Zusätzlich können Sie selbstverständlich auch auf Gigabit LAN-Anschlüsse und ein durch Repeater verstärktes Mobilfunknetz zurückgreifen. Gerne können Sie die komplette Infrastruktur kostenfrei vor Ihrem geplanten Konferenztermin einmal vor Ort testen.

Gerade für junge Unternehmen oder Freiberufler, die nicht selbst in eine technische Ausrüstung investieren möchten, bieten die Büro- und Konferenzlösungen von CONTORA Office Solutions die optimale Lösung. Vor allem, wenn Sie ein virtuelles Büro haben und sich dann entscheiden, für ein Meeting einen Besprechungsraum zu nutzen. Sie buchen einen modernen und top ausgestatteten Konferenzraum mit vorhandener Technik. Statt eine hohe Investition oder laufende Kosten für Equipment tragen zu müssen, genießen Sie vollsten Komfort und professionellen Büroservice.

Verkehrswege und Infrastruktur: Wie gut ist die Vernetzung?

Ihre Kunden und Geschäftspartner, die Sie zur Konferenz eingeladen haben, sollten innerhalb kürzester Zeit den Besprechungsraum erreichen können. Demnach sind eine gut ausgebaute Infrastruktur und kurze Verkehrswege elementarer Bestandteil bei der Planung der Konferenz.

Ein Konferenzraum inmitten einer der großen Wirtschaftsmetropolen Deutschlands bringt für Ihr Unternehmen deutliche Vorteile mit sich. Der Standort ist gut angebunden an öffentliche Verkehrsmittel, Flughäfen und Hotels sind schnell zu erreichen, Sie und Ihre Gäste genießen den Komfort von eigenen Parkplätzen direkt am Gebäude. Abgesehen von der guten Erreichbarkeit, setzen Sie außerdem ein Zeichen: Als Unternehmen in einer Top-Lage angesiedelt zu sein, erhöht Ihre Chancen, im Geschäft voll durchzustarten. Dank einer Geschäftsadresse oder einem Virtual Office inmitten von hoch angesehenen Standorten erlangen Sie international Aufmerksamkeit.

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CONTORA Office Solutions Konferenzraum München Theresienhof

Service beim Meeting: Getränke für Ihre Gäste und für Sie

Zu einem guten Meeting gehört auch ein professioneller Service, der Sie und Ihre Gäste regelmäßig mit einer Auswahl an Getränken versorgt. Eine Mischung aus frischem Wasser, zuckerhaltigen Getränken (wie zum Beispiel Orangensaft) und koffeinhaltigen Getränken (wie aromatischem Kaffee), versorgen nicht nur mit Flüssigkeit, sondern auch mit Energie. Dadurch bleiben alle Teilnehmer fit und konzentriert. Die umfangreiche Bandbreite an frisch aufgebrühten, italienischen Kaffeespezialitäten hinterlässt bei Teilnehmern und Kunden einen hervorragenden Eindruck.

Bei einer besonders langen Konferenz oder Tagung ist zusätzliches Catering sinnvoll. Belegte Brötchen, Kuchen und Obst können auch während der Besprechung oder in kleinen Pausen zu sich genommen werden. Warme Mahlzeiten bieten sich eher für eine größere Pause an, in der alle Beteiligten außerhalb des Konferenzraums essen können. Das versorgt mit Energie, sortiert die Gedanken und schafft Platz für Reflexion und neue Ideen.

Konferenzraum mieten: Welche Größe ist angemessen?

Für eine erfolgreiche Konferenz ist es ratsam, sich von Beginn an richtig aufzustellen. Wie viele Personen nehmen an der Besprechung teil? Wie groß muss der Besprechungsraum sein? Was muss ich über die Fläche pro Person wissen?

Für Besprechungsräume gelten zwar nicht die gleichen Anforderungen nach der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) wie für einzelne Arbeitsplätze, jedoch muss auch hier die freie unverstellte Fläche am Arbeitsplatz groß genug sein, damit sich jeder Teilnehmer einer Besprechung ungehindert bewegen kann. Dies ist vor allem ein Sicherheitsaspekt. Im Notfall muss jeder Beschäftigte Fluchtwege schnell erreichen und sich in Sicherheit bringen können (Ziffer 3.2, Anhang zur ArbStättV).

Für die notwendige Besprechungsraumgröße können Sie sich demnach an folgende Faustregel halten: Jeder Teilnehmer sollte genügend Platz um sich herum haben, um sich ungehindert bewegen zu können. Dies ist bei etwa 1,5 qm pro Person der Fall.

Wussten Sie, dass Ihnen die Besprechungs- und Konferenzräume von CONTORA Office Solutions einen Rundum-Service bieten? Sie können mit bis zu 50 Personen bequem tagen mit ausreichend Platz und optimalen Raumbedingungen in der besten Lage, mitten in einer der großen Wirtschaftsmetropolen Deutschlands.

Fazit: Ein guter Konferenzraum als Basis für geschäftlichen Erfolg

Wenn Sie einen Besprechungsraum mieten, entscheidet die Anzahl der Personen maßgeblich mit über die Größe des Raums. Denn jeder Teilnehmer soll genügend Platz zum Arbeiten haben und sich während der Besprechung wohlfühlen.

Geht es um die Auswahl des Konferenzraumes, dürfen ein paar elementare Dinge nicht fehlen, die den Verlauf eines Meetings maßgeblich beeinflussen können. Beispielsweise sorgen ergonomische Büromöbel dafür, dass sich das lange Sitzen während einer Besprechung nicht negativ auf die Gesundheit auswirkt. Außerdem unterstützen eine einwandfrei funktionierende Technik, angenehmes Licht und ein perfekter Service im Besprechungsraum die Effektivität der Tagung. Damit alle Teilnehmer über unkomplizierte Wege zur Konferenz gelangen, bietet sich zudem ein Standort in einer Großstadt an, die über eine starke Infrastruktur verfügt und international Anerkennung unter Geschäftsleuten genießt.

CONTORA Office Solutions bietet Ihnen die Lösung, die Sie für ein wichtiges Meeting benötigen.

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