26. Februar 2019, 11:00:00 Uhr
Ein exzellenter Büroservice entlastet Sie effektiv in Ihrer Arbeit, sodass Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Einen großen Teil davon können Sie übrigens outsourcen – externe Bürodienstleister sind nämlich oftmals schneller und spezialisierter.

Wir stellen Ihnen hier die Top 10 Bürodienstleistungen vor und erklären Ihnen, wie Sie davon profitieren, administrative Tätigkeiten an einen Büroservice abzugeben. Outsourcing kann Ihnen dabei helfen, nicht nur Ihr finanzielles Risiko zu minimieren – sondern auch Ihren Gewinn zu maximieren.

Büroservice nutzen: Die wichtigsten Vorteile des Outsourcing

Outsourcing meint eine Unternehmensstrategie, bei der Arbeitsprozesse an einen Dienstleister ausgelagert werden. In unserem Beitrag “Wie Outsourcing Ihr Unternehmen zum Erfolg bringen kann” haben wir das betriebswirtschaftliche Prinzip und seine Vorteile ausführlich für Sie besprochen. Hier stellen wir Ihnen in einer kurzen Übersicht die wichtigsten Vorteile vor, wenn Sie Aufgaben an einen Büroservice delegieren.

1. Vorteil: Sie entlasten Ihr Unternehmen und gewinnen wertvolle Zeit

Administrative, kaufmännische und organisatorische Bürotätigkeiten sind häufig überaus zeitintensiv. Dadurch lenken sie vom Wesentlichen ab: Ihrem eigentlichen Geschäft. Deshalb ist es aus unternehmerischer Sicht häufig effizienter, bestimmte Büroarbeiten an einen externen Dienstleister auszulagern.

So entlasten Sie Ihr Business und gewinnen wertvolle Zeit, die Sie sinnvoll in die Entwicklung Ihres Unternehmens investieren können. Gezieltes Outsourcing kann sich deshalb erfolgssteigernd auswirken – denn Zeit ist bekanntlich Geld.

2. Vorteil: Kostenminimierung – Personalkosten und Bürokosten sparen

Durch Outsourcing lassen sich Ihre Personal- und Bürokosten effizient senken. So minimieren Sie Ihre monatlichen Fixkosten und das finanzielle Risiko Ihres Unternehmens. 

Denn im Gegensatz zu festangestellten Mitarbeitern, zahlen Sie bei einem Büroservice nur für genau die Zeit, in der Sie die Dienstleistung auch wirklich nutzen. Zusätzlich sparen Sie die Sozialabgaben sowie Kosten im Krankheitsfall oder Urlaub. Um eine Krankheits- oder Urlaubsvertretung müssen Sie sich nicht länger Gedanken machen – das übernimmt der Bürodienstleister für Sie. 

Auch die Kosten für die Gewerbemiete lassen sich deutlich reduzieren, indem Sie Aufgaben bei Bedarf an einen Büroservice outsourcen. Denn dadurch, dass Sie nicht selbst Mitarbeiter fest anstellen, minimieren Sie Ihren Bedarf an Büroflächen und Büroinfrastruktur wie Büromöbeln und technischen Geräten.

3. Vorteil: Qualität und Außenwirkung steigern

Ein Büroservice kann in mehrfacher Hinsicht ein Plus für die Qualität und Außenwirkung Ihres Unternehmens bedeuten. Darauf gehen wir in unseren Top 10 der Bürodienstleistungen genauer ein.

4. Vorteil: Maximale Flexibilität

Die Zusammenarbeit mit einem Büroservice verschafft Ihrem Unternehmen maximale Flexibilität und erlaubt es Ihnen, jederzeit auf konjunkturelle Schwankungen reagieren zu können. Fallen in Ihrem Unternehmen einmal zu viele Aufgaben gleichzeitig an, können Sie diese auslagern – und dadurch Ihren Kunden gegenüber alle Termine einhalten.

Unsere Top 10 Büroservices – Erfolg steigern durch gezieltes Outsourcing

Die Vorteile machen es deutlich: Viele Unternehmen profitieren davon, Aufgaben an einen Büroservice auszulagern. Im Folgenden stellen wir Ihnen unsere Top 10 Bürodienstleistungen des gezielten Outsourcing vor.

1. Sekretariatsservice

Eine Top-Sekretärin ist für jedes erfolgreiche Unternehmen absolut unverzichtbar. Allerdings ist ein eigenes Sekretariat vor allem für Start Ups mit einem geringen Startkapital, ebenso wie für kleine Unternehmen und Freiberufler häufig nicht finanzierbar. Für viele Unternehmen ist es zudem gar nicht sinnvoll, selbst Mitarbeiter einzustellen. Denn häufig fallen nicht täglich Sekretariatsaufgaben an.

Ein Sekretariatsservice, an den Sie flexibel bei Bedarf Aufgaben outsourcen, kann hier eine optimale und kosteneffiziente Lösung für Ihr Business sein. Ein ebensolcher Büroservice übernimmt vielfältige Aufgaben für Sie, die Ihr Business entlasten und so Zeit schaffen. Dazu zählen:

  • administrative Aufgaben,
  • Telefonservice;
  • Postannahme;
  • Unterstützung bei Ihren Meetings und Videokonferenzen;
  • Unterstützung bei Ihrer perfekten Büroorganisation;
  • uvm.

Auf Wunsch übernimmt der erstklassige Sekretariatsservice von CONTORA Office Solutions Ihr gesamtes Büromanagement sowie Ihre Bürokommunikation für Sie. Oder Sie entscheiden sich flexibel für einzelne Leistungen unseres Sekretariatsservices. 

Denn damit Sie bestmöglich und kosteneffizient von einem Büroservice profitieren, ist entscheidend, dass Sie kein Komplettpaket buchen müssen und sich nicht auf lange Vertragslaufzeiten festlegen. Sondern Sie selbst entscheiden, welche Dienstleistungen Sie wirklich brauchen. Damit für Sie keine vermeidbaren Kosten anfallen, erfolgt die Abrechnung bei CONTORA Office Solutions im 3-Minuten-Takt.

2. Administrative Aufgaben an einen Büroservice outsourcen

Ein Sekretariatsservice kann eine ganze Reihe von administrativen Aufgaben für Sie übernehmen:

  • Von der internen und externen Bürokommunikation in Form von Post, E-Mail und Anrufen,
  • über die Terminkoordination und Terminabsprache mit Ihren Geschäftspartnern,
  • bis zur Büroorganisation, strukturierten Ablage und digitalen Datenpflege.
  • Auch Assistenzaufgaben (z.B. Recherchetätigkeiten), ebenso wie diverse Schreibarbeiten, Lektorat, uvm. kann ein Sekretariatsservice für Sie übernehmen.

Wichtig ist, dass Sie sich auf einen seriösen und zuverlässigen Anbieter verlassen können. Denn durch Ihre organisatorischen und administrativen Tätigkeiten sind Ihre Sekretariatsmitarbeiter häufig mit sensiblen Firmendaten vertraut. Deshalb haben Diskretion und Verschwiegenheit für unsere Mitarbeiter oberste Priorität.

3. Telefonservice

Permanente Erreichbarkeit ist in unserer modernen Arbeitswelt entscheidender denn je für den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens. Denn Kunden, die Sie nicht sofort erreichen, sind schnell unzufrieden – im schlimmsten Fall geht Ihnen dadurch sogar ein Auftrag verloren.

Mit einem professionellen Telefonservice sind Sie für Ihre Kunden rund um die Uhr erreichbar – auch, wenn Sie selbst gerade verhindert sind. So verpassen Sie keinen Anruf mehr und können dadurch die Qualität Ihres Kundenservices und die Kundenzufriedenheit steigern.

Zusätzlich verhindert die Anrufannahme durch einen Telefonservice, dass Sie in Ihrer Arbeit oder in einem wichtigen Meeting gestört werden. Das kann die Konzentration deutlich steigern und damit auch die Qualität Ihrer Arbeit.

Der freundliche Telefonservice von CONTORA Office Solutions nimmt Ihre Anrufe

  • unter einer eigenen Rufnummer
  • in Ihrem Firmennamen
  • und unter Berücksichtigung Ihrer Unternehmenskultur und Corporate Identity für Sie entgegen – ganz ohne Call-Center-Charakter.

So hinterlassen Sie bei Ihren Kunden einen rundum positiven Eindruck, der die Kundenbindung stärkt. Auch Anrufe von internationalen Geschäftspartnern können von unseren mehrsprachig ausgebildeten Mitarbeitern professionell beantwortet werden.

Ihre Geschäftspartner werden von unserem freundlichen Telefonservice kompetent betreut und beraten. Bestellannahmen und Terminvergaben können auf Wunsch sofort durch unsere Mitarbeiter koordiniert werden.

Durch eine schnelle Abwicklung stärken Sie Ihr Image als zuverlässiger Geschäftspartner. In anderen Fällen stellen wir Ihre Geschäftspartner wenn möglich sofort zu Ihnen durch. Alternativ wird ein Rückruf oder ein Gesprächstermin vereinbart.

Wenn Sie als Start Up in der Gründungsphase einen Telefonservice nutzen, lässt das Ihr Business deutlich größer und etablierter wirken. Denn welches Start Up verfügt schon über ein eigenes Sekretariat? So können Sie Ihre Außenwirkung entscheidend aufwerten.

4. Postannahme

Die Postannahme nimmt Ihre gesamte Geschäftskorrespondenz für Sie entgegen. Auf Wunsch wird Ihre Geschäftspost für Sie vorsortiert, eingescannt und an Sie weitergeleitet. Dadurch sparen Sie nicht nur viel Zeit. Durch die Postannahme sind Sie zudem jederzeit postalisch erreichbar – was im Hinblick auf Einschreiben und Pakete, die quittiert werden müssen, ein wichtiger Aspekt ist.

Eine Postannahme ist zudem vor allem dann entscheidend, wenn Sie Ihren Firmensitz an einer repräsentativen Geschäftsadresse eines Office Centers anmelden möchten – etwa am Kurfürstendamm in Berlin oder im Frankfurter Bankenviertel. Wie die beste Lage beim Firmensitz Ihrem Business zu mehr Erfolg verhelfen kann, haben wir in unserem Beitrag “Firmensitz richtig wählen: Darauf sollten Sie achten” für Sie besprochen.

5. Concierge Service

Wenn Sie ein Büro oder einen Konferenzraum in einem unserer CONTORA Office Center nutzen, nimmt unser freundlicher Concierge Service Ihre Gäste für Sie in Empfang. So hinterlassen Sie bei Ihren Geschäftstreffen von Anfang an einen rundum professionellen Eindruck.

Auf Wunsch organisiert unser Concierge Service Ihnen einen Tisch im Restaurant, oder Tickets für das Theater oder die Oper, wenn Sie ein erfolgreiches Geschäftstreffen gebührend abschließen möchten. Darüber hinaus profitieren Sie von vielen weiteren Services – unser erstklassiger Concierge Service erfüllt Ihnen nahezu jeden Wunsch. Nicht umsonst stehen die CONTORA Office Center für “The Finest Art of Working”.

6. Unterstützung bei Ihren effektiven Meetings, Videokonferenzen und Seminaren

Bei Meetings, Videokonferenzen und Seminaren zählt vor allem eines – dass Sie effektiv sind. Und, dass das Geschäftstreffen Ihr Business im besten Licht präsentiert. Dafür ist der perfekte Konferenzraum maßgeblich. Aber auch die optimale Vorbereitung, die oft überaus zeitaufwendig ist.

Unser Sekretariatsservice unterstützt Sie in allen Schritten der Vorbereitung und Durchführung Ihrer effektiven Meetings und Seminare. Dazu zählt beispielsweise die Organisation des passenden Konferenzraumes, ebenso wie die Erstellung einer Präsentation, das Drucken Ihrer Skripte und Handouts, oder das Führen eines Protokolls während des Meetings.

Unser Sekretariatsservice kümmert sich um alle organisatorischen Aspekte – Sie können sich auf den reibungslosen Ablauf Ihres Meetings verlassen und Ihre wertvolle Zeit nutzen, um sich auf die inhaltliche Planung des Geschäftstreffens zu fokussieren.

7. Catering oder Geschäftsessen organisieren

Auch ein Catering zählt zur optimalen Vorbereitung Ihrer Meetings und Seminare. Gerne organisiert unser Sekretariatsservice Ihnen eine exzellente Versorgung mit erlesenen Spezialitäten für eine Pause in Ihrer Veranstaltung. Oder einen Tisch im  Restaurant  Ihrer Wahl bzw. einer schicken Bar, wenn Sie einen guten Geschäftsabschluss mit einem Essen abrunden möchten.

Sie können ein erfolgreiches Geschäftstreffen aber auch einfach stilvoll mit einem Glas Wein zelebrieren – Weinkühlschränke mit erlesenen Tropfen sind in unseren Office Centern vorhanden.

8. Die perfekte Büroorganisation

Ein Büroservice unterstützt Sie bei Ihrer reibungslosen Büroorganisation. Denn Ordnung im Büro ist für ein erfolgreiches Business unabdingbar – und das nicht nur aus repräsentativen Gründen. Ordnung am Arbeitsplatz ist auch eine Grundvoraussetzung für konzentrierte und produktive Arbeit. Ausführlich haben wir das Thema für Sie in unserem Beitrag “Büroorganisation: So klappt es mit der Ordnung im Office” besprochen.

9. Konferenzräume und Büros flexibel mieten

In unseren Business Centern profitieren Sie nicht nur von einem exzellenten Büroservices auf höchstem Niveau, sondern auch von modernen Bürolösungen, die Ihr Business flexibel nutzen kann – wie dem Büro auf Zeit oder Konferenzräumen.

Sie mieten Ihr Büro oder Ihren Konferenzraum frei nach Ihrem Bedarf für einzelne Stunden, Tage, Wochen oder länger. So empfangen Sie Ihre Gäste in einem rundum repräsentativen Arbeitsumfeld – in hochwertig eingerichteten Büros und stilvollen sowie mit modernster Technik ausgestatteten Konferenzräumen an einer von Deutschlands exklusivsten Geschäftsadressen, etwa direkt am Brandenburger Tor in Berlin oder am Odeonsplatz in München. Ergänzt mit den richtigen Büroservices profitieren Sie von einem Full-Service-Büro.

So präsentieren Sie Ihr Unternehmen bei Ihren Geschäftstreffen – ob Vorstellungsgespräch, Kundengespräch, oder Treffen mit einem Investor – im besten Licht und vermitteln maximale Seriosität und Professionalität auf allen Ebenen.

10. Mehr als Büroservice: Das virtuelle Büro

In unserem Beitrag “Virtual Office oder Virtuelle Assistenz: Wer bietet mehr?” erfahren Sie, warum Sie häufig stärker von einem virtuellen Büro, als von einer virtuellen Assistenz profitieren.

Mit dem virtuellen Büro mieten Sie keinen physischen Büroraum, sondern eine Geschäftsadresse, die repräsentativen Zwecken dient und an der Sie nicht unbedingt vor Ort arbeiten. Ihr virtuelles Büro kombinieren Sie flexibel mit den für Sie relevanten Büroservices. Damit agieren Sie absolut kosteneffizient – denn mit einem Virtual Office zahlen Sie immer nur einen geringen Bruchteil der in den besten Lagen üblichen Gewerbemieten.

Schnell und einfach finden Sie das auf Sie zugeschnittene Büro mit unserem Konfigurator: Standort und Produkt wählen, Zusatzleistungen eventuell hinzufügen, einen Vertrag generieren – und schon haben Sie sich eine der besten Adressen in ganz Deutschland gesichert.

Durch eine Geschäftsadresse in prestigeträchtiger Top-Lage der beliebtesten Wirtschaftsstädte Deutschlands – Berlin, München, Frankfurt/M., Hamburg oder Düsseldorf – können Sie Ihrem Business wertvolle Standortvorteile, einen Imagegewinn und Wettbewerbsvorteile sichern. Wie Ihr Unternehmen von einer virtuellen Geschäftsadresse profitieren kann, haben wir in unserem Beitrag “Die Chancen und Risiken einer virtuellen Geschäftsadresse” für Sie besprochen.

Fazit: So profitiert Ihr Business von den Top 10 Büroservices

Durch gezieltes Outsourcing an einen Büroservice können Sie Ihr Unternehmen entlasten, Ihre Personal- und Bürokosten minimieren, Ihre Außenwirkung stärken und Flexibilität gewinnen. Mit einem virtuellen Büro profitieren Sie von einer perfekten Symbiose aus repräsentativer Geschäftsadresse und erstklassigen Büroservices. Wir haben Ihnen unsere Top 10 der Büroservices vorgestellt:

  • Sekretariatsservice, der Sie in administrativen Aufgaben, in der Büroorganisation oder in Ihren effektiven Meetings unterstützt;
  • Telefonservice;
  • Postannahme;
  • Concierge Service.

Gerne beraten wir Sie individuell zu den perfekten Büroservices für Ihr Business.