01. Februar 2019, 16:00:00 Uhr

Ob internes Mitarbeitermeeting, Geschäftstreffen mit Ihren Kunden oder Videokonferenz – jeder erfolgreiche Unternehmer weiß: effektive und ergebnisorientierte Kommunikation in der Besprechung ist das Geheimnis für geschäftlichen Erfolg. Die richtige Umgebung trägt maßgeblich zum optimalen Verlauf Ihrer Meetings bei. Wir erklären, was den perfekten Konferenzraum auszeichnet und wie Sie ihn mieten. Besprechungen gehören im Business zum Alltagsgeschäft. Wichtig ist jedoch, dass sie auch effektiv sind und zu den gewünschten Resultaten führen. Eine gute interne Konferenz generiert Ergebnisse, die Ihr Unternehmen wirklich voranbringen. Bei einem Meeting mit Ihren Geschäftspartnern gilt es oft, neue Aufträge zu gewinnen. Geschäftspartner, Kunden oder auch Investoren wollen im Meeting nachhaltig von Ihrem Business überzeugt werden.

In jedem Fall beginnt die perfekte Konferenz immer schon mit dem perfekten Konferenzraum. Denn die Atmosphäre, in der ein Meeting stattfindet, wirkt sich ganz entscheidend auf die Konzentration der Teilnehmer und damit auf die Effektivität der Besprechung aus.

Eine Konferenz, von der Ihr Business wirklich profitiert, zeichnet sich deshalb durch zwei optimal miteinander kombinierte Eigenschaften aus:

  • eine gut durchdachte und zielgerichtete inhaltliche Agenda und Struktur;
  • den perfekten Konferenzraum.

Unsere Tipps helfen Ihnen dabei, den perfekten Besprechungsraum für Ihre produktiven Meetings, Konferenzen und Tagungen zu finden.

Ausstattung, beste Lage und die richtige Größe: Das ist wichtig für einen Besprechungsraum

Wie wir in einem anderen Beitrag bereits für Sie besprochen haben, zählen beim Konferenzraum vor allem drei Eigenschaften: Ausstattung, Größe und Top-Lage. Hier gehen wir noch einmal genauer darauf ein, was einen einfachen Konferenzraum zum perfekten Konferenzraum macht und welche Rolle er für Ihre effektiven Meetings spielt.

1. Tipp: Meeting im Konferenzraum halten statt im Büro

Ganz gleich, zu welchem Anlass Ihre Besprechung stattfindet – wie bei einem guten Seminar ist auch bei der Konferenz eine optimale inhaltliche Vorbereitung das A und O. Mindestens genauso entscheidend, damit Sie bei allen Teilnehmern einen rundum positiven Eindruck hinterlassen, ist jedoch der Ort, an dem Ihre Konferenz stattfindet.


Aus betriebspsychologischer Sicht ist es sinnvoll, ein wichtiges Meeting nicht einfach im nächstbesten Büro zu halten. Denn anders als im Büro eines Mitarbeiters ist im Konferenzraum niemand “zu Hause” oder “fremd”. Ein Konferenzraum, in dem Sie gezielt für Ihre kollektiven Besprechungen oder Kundengespräche zusammenkommen, schafft eine neutrale Umgebung, in der sich Projekte und Ideen produktiv generieren lassen.


Wenn Sie Geschäftspartner, Kunden, oder Investoren zum Meeting einladen, sollten Sie aus repräsentativen Gründen keinesfalls einfach irgendeinen Raum wählen. Sondern einen Konferenzraum, der Ihrem Business gerecht wird. Sie wollen zu den Big Playern Ihrer Branche zählen? Dann zeigen Sie das mit der Wahl der Location – wählen Sie einen Konferenzraum, dessen Ambiente Professionalität und Prestige vermittelt.

2. Tipp: Mit dem perfekten Konferenzraum kosteneffizient agieren

Ein guter Konferenzraum ist für effektive Meetings absolut unerlässlich. Allerdings wird ein solcher Besprechungsraum in vielen Unternehmen nicht regelmäßig benötigt. Deshalb ist es vor allem für Start Ups kurz nach der Firmengründung, aber auch für Selbstständige und Freiberufler häufig wenig sinnvoll, dauerhaft eine Bürofläche mit einem eigenen Konferenzraum zu mieten. 

Die Kosten für die Gewerbemiete lassen sich deutlich reduzieren, indem Sie für Ihre effektiven Meetings einen Konferenzraum in einem Business Center mieten. In den CONTORA Office Centern mieten Sie einen solchen Konferenzraum als Büro auf Zeit  flexibel nach Ihrem Bedarf für einzelne Stunden, Tage oder längerfristig. Sie zahlen nur für genau die Zeit, in der Sie den Raum auch wirklich nutzen. So agieren Sie mit maximaler Kosteneffizienz und minimieren Ihr wirtschaftliches Risiko

Es erwarten Sie stilvoll eingerichtete und mit modernster Konferenztechnik ausgestattete Besprechungsräume für 5 bis 50 Personen in bester Lage der beliebtesten Städte Deutschlands: Berlin, München, Frankfurt/M. und ab Mai 2019 auch Hamburg und Düsseldorf.


Tipp: Für Start Ups ist es häufig sinnvoll, ihr Business zunächst von Zuhause aus zu starten. Das Home Office ist jedoch kein repräsentatives Arbeitsumfeld – für eine Konferenz in die eigenen vier Wände einzuladen, wirkt höchst unprofessionell. Auch für die Videokonferenz ist das Home Office nicht unbedingt am besten geeignet. Ein Konferenzraum im Business Center kann auch hier die optimale Lösung sein.

3. Tipp: Der perfekte Konferenzraum hat die optimale Größe

Der perfekte Konferenzraum hat die optimal für Ihre Bedürfnisse passende Größe. Welche das ist, hängt jedoch ganz davon ab, zu welchem Anlass Ihr Meeting stattfindet und wie viele Teilnehmer Sie einladen. Es gilt die Faustregel: Jeder Teilnehmer muss sich im Konferenzraum ungehindert bewegen können. Das entspricht etwa einer Größe von 1,5 qm pro Teilnehmer. 

CONTORA Office Solutions bietet Ihnen für jeden Anlass und für jede Teilnehmerzahl den idealen Konferenzraum:

  • Chefbüro für bis zu 4 Personen
  • Besprechungsraum für bis zu 12 Personen
  • Konferenzbereiche für bis zu 50 Personen

4. Tipp: Die Ausstattung des perfekten Konferenzraumes vermittelt Souveränität

Bei Meetings mit externem Besuch repräsentiert Ihr Konferenzraum Ihr Unternehmen nach außen. Hier können Sie Ihre Geschäftspartner nachhaltig von Ihrem Business überzeugen und ihr Vertrauen gewinnen – oder dieses Vertrauen verspielen.


Der vollkommene Besprechungsraum präsentiert Ihr Unternehmen im besten Licht, indem er maximale Souveränität, Professionalität und Prestige vermittelt. Dabei spielt das richtige Mobiliar und die modernste Konferenztechnik eine ganz essentielle Rolle. Zusätzlich glänzt solch ein Konferenzraum durch eine perfekte Büroorganisation und Ordnung.


Die Ausstattung des idealen Konferenzraums steigert zudem die Konzentration und Motivation der Teilnehmer. Denn kreative und innovative Ideen entstehen dann, wenn sich alle Teilnehmer wohl fühlen. Ein schlechter Konferenzraum erzeugt das genaue Gegenteil: Er wirkt einschläfernd und demotivierend. Das gilt es unbedingt zu vermeiden.

Konferenztisch und Konferenzstühle: Edles Ambiente und Ergonomie

Auf Standard- und Billiglösungen sollten bei der Ausstattung des Konferenzraumes unbedingt verzichtet werden. Das Mobiliar des angemessenen Konferenzraumes ist individuell und strahlt Wertigkeit aus. Schließlich soll es Ihrem Business gerecht werden und dessen Wert unterstreichen. Sie wollen sich aus der Masse Ihrer Mitbewerber hervorheben. Und nicht im Standard untergehen.


Der Konferenztisch ist das Herzstück des Konferenzraumes: Er bildet den optischen und den Arbeits-Mittelpunkt. Zum einen zählt beim Konferenztisch die ideale Größe – jeder Teilnehmer muss bequem Platz finden. Zusätzlich vermittelt der perfekte Konferenztisch professionelles Ambiente auf höchstem Niveau. In unseren CONTORA Office Centern erwarten Sie individuelle Konferenzräume mit hochwertiger Einrichtung und Konferenztischen aus Echtholz, die mit edlem Design überzeugen.


Langes Sitzen ist in der Konferenz unumgänglich. Umso entscheidender ist ein komfortables Konferenzmobiliar. Denn unbequeme Stühle führen unvermeidlich zu Nacken- oder Rückenschmerzen – die dann wiederum die Konzentration hemmen und von den Inhalten der Konferenz ablenken. Darunter leidet nicht nur die Produktivität und Effektivität der Besprechung. Sondern auch die Stimmung des Geschäftspartners. Im schlimmsten Fall platzt für Ihr Unternehmen dadurch ein Deal.


Der perfekte Konferenzraum ist deshalb mit ergonomischen Stühlen  ausgestattet. Sie passen sich der individuellen Sitzposition an und stützen die Wirbelsäule, sodass Sie auch während einer langen Tagung bequem und schmerzfrei sitzen. Verspannungen werden vermieden und Sie können sich voll und ganz auf die Besprechungsinhalte fokussieren.

Modernste Technik für Ihre Konferenzen und Videokonferenzen

Konferenzinhalte lassen sich häufig am effektivsten mit einer Präsentation veranschaulichen. Gezielter Medieneinsatz sorgt dafür, dass die besprochenen Inhalte verstärkt im Gedächtnis bleiben. Deshalb ist die richtige technische Ausstattung ein absolutes Muss für jeden guten Konferenzraum.


Dazu zählt nicht nur schnelles und störungsfreies WLAN. Sondern auch die modernste Konferenztechnik, inklusive Beamer und Monitoren. Damit die Konferenz reibungslos verlaufen kann und keine peinlichen Fehler passieren, sollten Sie sich vorab unbedingt mit der Technik vertraut machen.


In unseren Office Centern finden Sie in Bezug auf die technische Konferenzausstattung beste Bedingungen vor. Auch für Ihre erfolgreichen  Videokonferenzen stellen wir Ihnen ein hochmodernes HD-System zur Verfügung.

5. Tipp: Raumklima, Licht und Akustik zählen im Konferenzraum

Das Raumklima, das Licht und die Akustik spielen eine nicht zu unterschätzende Rolle beim Tagungsraum. Denn diese drei Aspekte tragen maßgeblich dazu bei, dass Sie sich in einem Raum gut konzentrieren und konstruktiv arbeiten können.

  • Das richtige Klima im Konferenzraum:

Das richtige Klima im Konferenzraum ist weder zu warm, noch zu kalt – Sie geraten weder ins Schwitzen, noch Zittern Sie vor Kälte. Denn nur in einem angenehm temperierten Raum können Sie dem Meeting wirklich fokussiert folgen. Ein konzentrationsförderndes Klima zeichnet sich außerdem dadurch aus, dass immer mehr als genug Sauerstoff in der Luft vorhanden ist.

In unseren Konferenzräumen garantiert eine hochmoderne und energieeffiziente Klimadecke sowohl die richtige Temperierung, als auch genug Sauerstoff über eine bedarfsgesteuerte Frischluftzufurt. Da viele Menschen eine direkte Frischluftzufuhr über das Fenster als noch angenehmer empfinden, besteht selbst im 25. Stock des Upper West in Berlin die Möglichkeit, die Fenster zu öffnen.

Unterstützend sorgen Büropflanzen in unseren Konferenzräumen für ein angenehmes Raumklima. Denn Grünpflanzen reduzieren Stress und steigern das Wohlbefinden. Und wer sich wohl fühlt, ist produktiver und kreativer.

  • Die richtige Beleuchtung im Konferenzraum:

Die Lichttemperatur und Beleuchtung haben eine immense Wirkung auf den Verlauf eines Meetings. Der perfekte Konferenzraum ist hell. Schummerlicht hemmt die Konzentration –  es strengt die Augen übermäßig an und kann zu Kopfschmerzen führen oder ermüdend wirken. 

Optimale Lichtbedingungen herrschen dann, wenn Sie alle Konferenzteilnehmer gut sehen zu können – und auch Flipcharts, PowerPoint Präsentationen oder eine Videokonferenz-Projektion ohne Anstrengung erkennen können.

Tageslicht fördert unsere Konzentration am besten. Deshalb sind gute Konferenzräume mit Tageslichtlampen ausgestattet. Noch besser sind hohe Fensterfronten, die für natürliches Tageslicht sorgen. Das ermöglicht zudem, dass Sie den Blick frei schweifen lassen können – was die Kreativität anregt.

Um zu vermeiden, dass direkte Sonneneinstrahlung Konferenzteilnehmer blendet oder Ihre Videokonferenz stört, müssen sich die Fensterfronten bei Bedarf durch Jalousien verdunkeln lassen. 

Das Lichtkonzept in den Konferenzräumen unserer Office Center wurde von einem Lichtdesigner erarbeitet und eigens auf die Bedürfnisse von Unternehmen abgestimmt – so erwartet Sie ein rundum angenehmes Arbeitserlebnis.

  • Die richtige Akustik im Konferenzraum:

Eine gute Raumakustik spielt in der Konferenz eine zentrale Rolle – für Videokonferenzen gilt das noch verstärkt. Dabei zählt vor allem eine erstklassige Schallisolierung, durch die Störgeräusche aus den Nebenräumen und dem Flur, ebenso wie äußerer Lärm unterbunden werden.

Zusätzlich sorgt eine optimale Raumakustik dafür, dass Ihre Stimme im Raum gut trägt und Sie von allen Teilnehmern bestens verstanden werden können, ohne sich heiser zu schreien.

In unseren Office Centern finden Sie auch in Bezug auf die Raumakustik und Schallisolierung höchste Standards vor.

6. Tipp: Beim perfekten Konferenzraum zählt die Top-Lage

Die beste Lage sorgt für mehr Erfolg im Business. Das gilt auch in Bezug auf den Konferenzraum. Mit einer renommierten Geschäftsadresse in den businessfreundlichsten Städten Deutschlands profitieren Sie von wertvollen Standortvorteilen.

Von Ihrem Konferenzraum in einem CONTORA Office Center genießen Sie zudem einmalige Ausblicke: Etwa vom Palais am Pariser Platz auf das Brandenburger Tor in Berlin oder vom TaunusTurm auf das Frankfurter Bankenviertel.

Die beste Lage garantiert zudem, dass Ihr Konferenzraum für Ihre Kunden innerhalb kürzester Zeit erreichbar ist. Die CONTORA Office Center finden Sie in den zentralen Top-Lagen von Berlin, München, Frankfurt/M. sowie zukünftig Hamburg und Düsseldorf. Dank einer exzellenten Infrastruktur sind sowohl Hauptbahnhöfe, als auch Flughäfen innerhalb weniger Minuten erreichbar.

Die exklusive Nachbarschaft unserer Office Center zeichnet sich zudem durch Nähe zu renommierten Sehenswürdigkeiten, Kultureinrichtungen und Restaurants aus. Möchten Sie ein erfolgreiches Meeting mit einem Restaurant-, oder Theaterbesuch abrunden, finden Sie hier also beste Voraussetzungen vor.

7. Tipp: Mit dem perfekten Konferenzraum von Büroservices profitieren

Wenn Sie für Ihre Konferenz einen Besprechungsraum in einem Office Center nutzen, profitieren Sie auf Wunsch zusätzlich von hochwertigen Büroservices. Dann unterstützen unsere SekretärInnen Sie in der Vorbereitung und Durchführung Ihrer produktiven Meetings.


Unsere Mitarbeiter stellen Getränke bereit und organisieren auf Wunsch ein erstklassiges Catering für eine Pause in der Konferenz. Unser Telefonservice nimmt Ihre Anrufe für Sie entgegen. So können Sie sich ungestört auf Ihr Meeting konzentrieren – und verpassen dennoch keinen Anruf. Denn permanente Erreichbarkeit ist heute wichtiger denn je im Business.

Fazit: So finden Sie den perfekten Konferenzraum

Der perfekte Konferenzraum steigert die Produktivität und trägt entscheidend zum erfolgreichen Verlauf Ihrer Meetings bei. Viele Unternehmen benötigen jedoch nicht regelmäßig einen Besprechungsraum – für sie ist ein Konferenzraum im Office Center die optimale und kosteneffiziente Lösung.

Der perfekte Konferenzraum zeichnet sich durch folgende Eigenschaften aus:
  • die optimale, auf die Anzahl der Teilnehmer abgestimmte Größe
  • ein komfortables Konferenzmobiliar, das maximale Seriosität vermittelt und die Konzentration fördert;
  • die modernste Konferenztechnik;
  • das richtige Raumklima, die richtige Beleuchtung, und die richtige Akustik;
  • eine Top-Lage innerhalb der deutschen Wirtschaftsmetropolen;
  • einen unterstützenden Büroservice.
  • Wir helfen Ihnen gern dabei, den perfekten Konferenzraum für Ihr Business zu finden.