Virtuelle Büros: Flexibel bleiben, Kosten sparen – unsere Tipps

Zu hohe Bürokosten können Ihr Unternehmen in den finanziellen Ruin treiben. Deshalb sollten Sie finanzielle Risiken durch Bürokosten stets minimieren – vor allem, wenn Sie sich in der Gründungsphase befinden oder mit Ihrem Unternehmen eine Dependance an einem neuen Standort erst einmal testen wollen. Wir zeigen, wie Sie mit einem günstigen virtuellen Büro viele Kosten sparen und gleichzeitig von Services und Top-Lagen profitieren.

Eine repräsentative Geschäftsadresse in einer Top-Lage Deutschlands kann über den Erfolg Ihres Unternehmens entscheiden. Denn Außenwirkung ist heutzutage wichtiger denn je und mit einer Geschäftsadresse etwa am Brandenburger Tor in Berlin oder im Palais an der Oper in München erwecken Sie Vertrauen beim Kunden und vermitteln Seriosität.

Die besten Adressen sind aber auch gleichzeitig die begehrtesten und daher teuersten. Ein günstiges virtuelles Büro an einer Top-Adresse kann da eine optimale und kosteneffiziente Alternative für Ihr Unternehmen darstellen. Aber welche Leistungen sollten bei einem virtuellen Büro unbedingt inklusive sein und wie können Sie damit bei den monatlichen Fixkosten sparen?

Kostenvergleich virtuelles Büro und normales Büro

Spitzenmieten von 25 bis 50 Euro pro Quadratmeter Bürofläche sind in Deutschlands renommierten Wirtschaftsstandorten wie Berlin, München, Hamburg, Frankfurt oder Düsseldorf keine Seltenheit mehr. Für Start Ups sind solche Mieten aber schlichtweg unerschwinglich; für jedes andere Unternehmen bedeuten sie unnötige Ausgaben, die sehr viel effektiver investiert werden könnten.

Mit einem Virtual Office, also einem virtuellen Büro, müssen Sie dennoch nicht auf eine exklusive Geschäftsadresse an Deutschlands prestigeträchtigsten Adressen verzichten. Denn ein virtuelles Büro verbindet Prestige mit Bezahlbarkeit – die Kosten für ein virtuelles Büro in repräsentativer Lage betragen nur einen Bruchteil der Mietkosten eines festen Büros am selben Standort.

Während Sie für eine feste Bürofläche in zentraler Lage hohe vier- bis fünfstellige Mieten pro Monat einkalkulieren müssten, zahlen Sie für ein einfaches virtuelles Büro bei CONTORA Offices lediglich 79 bis 139 Euro – je nach Standort.

Die exakten Kosten für ein virtuelles Büro variieren. Hier spielen etwa Faktoren wie der Anbieter und dessen Inklusivleistungen sowie von Ihnen flexibel hinzu gebuchte Büroservices und der Standort der Immobilie, in dem sich Ihr virtuelles Büro befindet, eine Rolle. Es gibt entscheidende Qualitätsunterschiede zwischen den Anbietern virtueller Büros: Die auf den ersten Blick günstigste Variante ist nicht unbedingt gleichzeitig auch die kosteneffizienteste. Achten Sie unbedingt auf ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis. Hier haben Sie die die Kosten immer im Blick – einfach mal den Konfigurator testen:

Diese Büroservices sollten beim virtuellen Büro vorhanden sein

Natürlich spielt die Geschäftsadresse eine zentrale Rolle für Ihr Unternehmen, doch Sie sollten sich bei der Wahl des Anbieters eines virtuellen Büros nicht allein auf den Standort verlassen. Auch die weiteren Services müssen bedacht werden. Denn damit Ihr Unternehmen durch ein virtuelles Büro möglichst Kosten einspart und Qualität und Flexibilität gewinnt, sind auch die Büroservices, die beim virtuellen Büro optional hinzubuchbar sind, von großer Bedeutung. Je flexibler diese nutzbar sind, desto mehr sparen Sie.

Allgemein gilt: Ein Virtual Office ist mehr als eine exklusive Geschäftsadresse. Bei den meisten Anbietern sind Zusatzleistungen wie professioneller Sekretariatsservice und Telefonservice entweder bereits eingeschlossen oder kostengünstig und flexibel hinzubuchbar.

Sie erhalten so eine eigene lokale Telefonrufnummer und Faxnummer. Administrative Aufgaben und die gesamte Bürokommunikation werden für Sie übernommen: Ihre gesamte Geschäftskorrespondenz, Post und Anrufe werden professionell unter Ihrem Firmennamen entgegengenommen und an Sie weitergeleitet. So sind Sie immer für Ihre Kunden erreichbar – 24 Stunden am Tag, rund um die Uhr.

Fragen Sie hier stets nach günstigen Paketen oder “Flatrates” – damit sparen Sie und minimieren Ihr Kostenrisiko. So können Sie bei einzelnen Anbietern alle eingehenden Telefonanrufe im Paket buchen. Auch pauschale Angebot für Heißgetränke oder Erfrischungsgetränke sind möglich. Und wenn Sie regelmäßigen Bedarf an Besprechungsräumen haben, können Sie mit Paketpreisen einen Großteil der Kosten sparen.

Kann ich feste Büros und Besprechungsräume mieten?

Zusätzlich ist es bei den meisten Anbietern möglich, kurzfristig Tagesbüros oder Konferenzräume bei Bedarf zu buchen, falls Sie doch einmal persönlich vor Ort Kunden oder Besucher empfangen möchten. So können Sie Ihre Geschäftstreffen in Büroräumen mit exklusiver Ausstattung und professionellem Ambiente abhalten. Und, falls Sie für Ihre Geschäfte kurz- oder längerfristig eine flexible Bürolösung benötigen, können Sie zusätzlich zu Ihrem virtuellen Büro flexibel ein Büro auf Zeit mieten – für Stunden, Tage oder Monate, frei nach Ihrem Bedarf. Sie legen sich nicht auf einen langfristigen Mietvertrag fest, zahlen nur für die Büroflächen, die Sie auch nutzen und bleiben dadurch finanziell flexibel.

Diese drei Aspekte sollten Bürodienstleistungen günstiger virtueller Büros unbedingt erfüllen:

• Flexibilität: Das virtuelle Büro und die zusätzlichen Büroservices sollten flexibel und kurzfristig ohne lange Vorplanung und ohne langfristige Vertragslaufzeiten mietbar sein. Achten Sie auf einfache und überschaubare Verträge und Geschäftsbedingungen – ein guter Vertrag benötigt nicht mehr als zwei Seiten.
• Variabilität: Die Büroservices sollten variabel sein, wenn Sie beispielsweise nur in einem bestimmten Monat einen Telefonservice benötigen, buchen Sie diesen kurzfristig hinzu und im nächsten Monat einfach wieder ab.
• Individualität: Gute Bürodienstleister ermitteln vorab Ihren voraussichtlichen Bedarf und passen dann das Virtual Office individuell auf Ihre Bedürfnisse an. So zahlen Sie nur für das, was Sie auch wirklich brauchen und was Sie auch wirklich nutzen. Es fallen keine unnötigen Kosten an.

Im Folgenden haben wir in einer Übersicht für Sie zusammengefasst, welches Einsparungspotential Bürodienstleistungen virtueller Büros für Ihr Unternehmen bieten.

So sparen Sie mit einem virtuellen Büro: Die finanziellen Vorteile im Überblick

• Repräsentative Geschäftsadresse an Deutschlands prestigeträchtigsten Standorten wie etwa am Kurfürstendamm in Berlin, dem Frankfurter Bankensektor oder der Münchner Maximilianstraße zu vorteilhaften Preisen.

• Sie müssen keine Maklercourtage und keine Vorinvestitionen für die Büroräume leisten und sind mit Ihrem Unternehmen innerhalb kürzester Zeit startbereit auf dem Markt.

• Keine langfristige Vertragsbindung für Büroräume: Sie verpflichten sich nicht, langfristig ein festes Büro zu mieten, bleiben finanziell flexibel und minimieren wirtschaftliche Risiken. Davon profitieren Sie vor allem in der Gründungsphase und wenn Sie mit Ihrem (möglicherweise ausländischen) Unternehmen eine Dependance an einem neuen Standort erst einmal testen möchten.

• Flexible Bürolösungen: Benötigen Sie doch einmal ein festes Büro für Stunden, Tage oder Monate, mieten Sie dieses einfach flexibel hinzu. Sie erhalten ein Büro auf Zeit mit exklusiver Büroausstattung und sparen die teure Anschaffung von Büromöbeln und Technik (bspw. Internet, Drucker etc.). Kosten für Miete, Strom, Müll usw sind bereits inklusive.

• Keine langfristige Vertragsbindung für Bürodienstleistungen: Serviceoptionen wie Sekretariatsservice oder Telefonservice können Sie flexibel nach Bedarf buchen. Wählen Sie diese Optionen, sind Sie rund um die Uhr erreichbar. Sie profitieren von einer bestehenden Büroinfrastruktur und sparen gleichzeitig die Kosten für eigene, festangestellte Sekretariatsmitarbeiter.

Unsere Office Center stehen für Exklusivität, Komfort und Top-Büroservice zu bezahlbaren Preisen. Je nach Ihrem Bedarf können Sie ein einfaches Virtual Office mieten und erhalten eine repräsentative Geschäftsanschrift an Top-Adressen deutschlandweit. Zusätzlich können Sie flexibel und individuell aus verschiedenen Service-Leistungen wählen: Ob professioneller Sekretariatsservice, Telefonservice, Tagesbüros oder Konferenzräume oder ein zusätzliches Büro auf Zeit – Sie wissen am besten, was Ihr Business wirklich benötigt und was unnötige Kosten verursachen würde.

Fazit zu günstigen virtuellen Büros

Mit einem virtuellen Büro können Sie viele Kosten einsparen, minimieren das finanzielle Risiko Ihres Businesses und sind dennoch mit einer Geschäftsadresse in bester Lage an den Top-Adressen Deutschlands vertreten. Sie arbeiten so kosteneffizient, wie es mit einem festen Büro einfach nicht möglich wäre – allein aufgrund der hohen Mieten sowie Kosten für Büroausstattung und Personal.

Die folgenden Leistungen sollten von Ihrem Virtual Office-Anbieter auf jeden Fall erfüllt werden: Eine Geschäftsadresse an Premium-Standorten, flexibel hinzubuchbarer Sekretariatsservice, Telefonservice, und bei Bedarf sollten Tagesbüros, Konferenzräume oder Büros auf Zeit zur Verfügung stehen.

Achten Sie aber darauf, dass Sie diese Services flexibel nach Ihrem Bedarf auswählen können und wirklich nur für das zahlen, was Sie für Ihr Unternehmen auch benötigen. Nur so können Sie mit einem günstigen virtuellen Büro am besten sparen.

Sie interessieren sich für ein günstiges virtuelles Büro oder haben noch zusätzliche Fragen rund um das Thema? Wir beantworten Ihnen gerne Ihre Fragen und finden die perfekte Lösung für Ihr Business – damit Sie schon bald so kosteneffizient wie möglich arbeiten.