04. Juni 2019, 11:00:00 Uhr

Besprechungen sind im Geschäftsalltag an der Tagesordnung – und oft ein unproduktiver Zeitfresser. Wir zeigen Ihnen, wie es besser geht, um das Meeting wirklich effektiv zu machen.

Viel zu häufig sind Besprechungen einschläfernd, ohne Relevanz und einfach verschwendete Lebenszeit. Das wollen Sie sicher nicht: Sie möchten erfolgssteigernde Resultate generieren und Ihre Geschäftspartner nachhaltig überzeugen. Wir geben 6 Tipps, wie die richtige Atmosphäre und ein passender Büroservice helfen, professionelle Meetings zu gestalten.

Meetings zählen zu den wichtigsten Mitteln in der internen sowie externen Kommunikation eines Unternehmens. Ob Teammeeting, Vorstellungsgespräch, Verkaufsgespräch oder Treffen mit einem Investor: Besprechungen nehmen im Büroalltag viel Zeit in Anspruch. Entscheidend ist daher, dass diese Zeit sinnvoll investiert ist. Denn Zeit ist bekanntlich Geld.

Laut einer aktuellen Studie nehmen rund 50 Prozent der Fach- und Führungskräfte an, dass mit einem Meeting vor Ort rund ein Drittel mehr Umsatz erzielt werden kann, als mit einem Skype-Meeting.

Deshalb unser Tipp: Klappt es einmal nicht mit einem persönlichen Meeting ist eine professionelle Videokonferenz eine hilfreiche Alternative. Die wichtigsten Tipps dazu haben wir in unserem Beitrag “Das sollten Sie bei einer Videokonferenz beachten: 9 Tipps” für Sie besprochen.

Doch worauf kommt es bei einem professionellen Meeting vor Ort an? Unsere Tipps:

Professionelle Business Meetings: 6 Tipps

1. Tipp: Den idealen Konferenzraum für Ihre Besprechung finden

Eine optimale inhaltliche Vorbereitung ist absolut essentiell für den professionellen Verlauf eines Meetings. Mindestens genauso entscheidend ist jedoch die Wirkung des Raums. Denn die Atmosphäre wirkt sich entscheidend auf die Konzentration, Kreativität und Effektivität der Teilnehmer aus. Daher gilt: Erst durch eine perfekte Symbiose aus Inhalt und Umgebung kann ein rundum professionelles Meeting entstehen.

Wie Sie den perfekten Raum für Ihr effektives Meeting finden, haben wir in unserem Beitrag “So mieten Sie den perfekten Konferenzraum: 7 einfache Tipps” ausführlich für Sie besprochen. Hier fassen wir noch einmal die wichtigsten Eigenschaften in einer Übersicht zusammen.

  • Professionelles Ambiente:

Der ideale Besprechungsraum vermittelt maximale Seriosität und Professionalität. Das ist vor allem bei Meetings mit Ihren Geschäftspartnern wichtig – denn dabei repräsentiert Ihr Konferenzraum Ihr Business nach außen. Wählen Sie daher eine Arbeitsumgebung, die den Ansprüchen Ihrer Corporate Identity gerecht wird, und Ihrer Firma Prestige verleiht.

Damit Ihr Konferenzraum schon auf den ersten Blick überzeugt, zählen vor allem Ausstattung, Größe und Top-Lage. Auch eine perfekte Büroorganisation und Ordnung sind maßgeblich.


Die CONTORA Office Center stehen für The Finest Art of Working. Das hochwertige Mobiliar und die modernste Technik in unseren Büros und Konferenzräumen vermitteln Souveränität auf höchstem Niveau. Zusätzlich überzeugt Ihr Konferenzraum dort durch seine Top-Lage in den beliebtesten Städten Deutschlands. In Ihrer perfekten Büroorganisation unterstützt Sie unser exklusiver Büroservice.

  • Die perfekte Größe des Besprechungsraums:

Die Größe des Raums für Ihr geschäftliches Meeting sollte stets individuell auf den Anlass abgestimmt werden:

  • Für eine kurze Teambesprechung in kleiner Runde kann ein Büro ausreichen;
  • für eine größere Anzahl an Teilnehmern, ein wichtiges Meeting mit Ihren Geschäftspartnern oder eine Videokonferenz empfiehlt sich ein Tagungsraum.

In den CONTORA Office Center finden Sie für jede Teilnehmerzahl einen Raum in optimaler Größe:

  • Einzelbüros für ein bis zwei Personen
  • Chefbüros für bis zu vier Personen
  • Konferenzräume für bis zu 12 Personen
  • oder Tagungsbereiche für bis zu 50 Personen.
  • Konzentrationsförderndes Arbeitsumfeld:

Der beste Konferenzraum vermittelt auch dadurch maximale Professionalität im Business, dass er die Konzentration und das Wohlbefinden fördert. Denn jeder gute Unternehmer weiß: Wenn sich alle Teilnehmer wohlfühlen und gut konzentrieren können, steigert das die Motivation und Kreativität und damit den Erfolg des Meetings.

Ein konzentrationsförderndes Arbeitsumfeld beginnt bei der Einrichtung. In unseren Konferenzräumen sorgen ergonomische Bürostühle dafür, dass Ihre Teilnehmer auch über mehrere Stunden bequem sitzen. So werden Verspannungen vermieden, die von den Inhalten des Meetings ablenken. Durch großzügige Konferenztische aus Echtholz findet jeder Teilnehmer bequem Platz.

Auch ein angenehmes Klima, die richtige Beleuchtung und eine gute Akustik sind entscheidend für ein Arbeitsumfeld, in dem Sie sich gut fokussieren können.

In den CONTORA Office Centern sorgt eine gute Klimaanlage für genügend Sauerstoff im Raum. Zusätzlich lassen sich für die Frischluftzufuhr selbst im 25. Stock des Upper West noch Fensternischen öffnen. Ergänzend fördern Grünpflanzen ein angenehmes Raumklima.

Weil Tageslicht die Konzentration am besten fördert, sind unsere Konferenzräume mit Tageslichtlampen ausgestattet und verfügen über hohe Fensterfronten. Das erlaubt es Ihnen auch, den Blick einmal in die Ferne schweifen zu lassen und so Ihre Kreativität anzuregen. Für Ihre Videokonferenzen lassen sich die Fensterfronten problemlos verdunkeln.

Um eine ausgezeichnete Akustik zu garantieren, verfügen unsere Besprechungsräume über eine sehr gute Schallisolierung. Lärm von außen wird effektiv abgeschirmt – damit Sie sich ungestört Ihrer Besprechung widmen können.

  • Modernste technische Ausstattung:

Zu einem rundum professionellen Auftritt im Meeting zählt auch die passende Technik – vom Bildschirm bis zum Beamer. Testen Sie vorab, ob die Technik einwandfrei funktioniert, um peinliche Verzögerungen im Meeting zu vermeiden.

In unseren Business Centern profitieren Sie von modernster Konferenztechnik sowie zuverlässigem WLAN und schnellem Internet dank Glasfaseranschluss. Auch analoge Präsentationsmittel wie eine Flipchart und Pinnwand sind vorhanden, sodass Sie Ideen schnell und einfach visualisieren können.

2. Tipp: Mit Meetings an besonderen Orten überzeugen

Mit Meetings an besonderen Orten können Sie Ihre Geschäftspartner nachhaltig von Ihrem Business überzeugen und sich einen Vertrauensvorschuss sichern. Denn überlegen Sie – mit welchem Unternehmen würden Sie eher Geschäfte abschließen:

Auch für die Wahl des Besprechungsraumes gilt daher: Die beste Lage sorgt für mehr Erfolg im Business.

Sie finden unsere CONTORA Office Center in den besten Lagen von Berlin, München, Frankfurt/M., Hamburg und bald auch Düsseldorf. Durch die zentrale Top-Lage profitieren Sie von einer exzellenten Infrastruktur. So sind Sie für Ihre Geschäftspartner sowohl mit dem ÖPNV, als auch mit dem PKW innerhalb kürzester Zeit zu erreichen; Hauptbahnhöfe, als auch Flughäfen sind nur wenige Minuten entfernt.

Von Ihrem Konferenzraum in unseren CONTORA Office Center genießen Sie außerdem prestigeträchtige Ausblicke auf international renommierte Sehenswürdigkeiten:

Wetten, dass Sie mit solch spektakulären Ausblicken bei Ihren Kunden einen positiven Eindruck hinterlassen, der in Erinnerung bleibt?

Sie buchen Ihr Büro oder Ihren Konferenzraum in den CONTORA Office Centern flexibel nach Ihrem Bedarf als Büro auf Zeit für einzelne Stunden, Tage, Wochen oder längerfristig. So verbinden Sie Komfort mit Bezahlbarkeit. Sie halten Ihre Meetings an besonderen Orten in einmaliger Lage – und agieren dennoch absolut kosteneffizient. Denn Sie zahlen immer nur für genau die Zeit, in der Sie Ihren Raum auch wirklich nutzen.

3. Tipp: Im Meeting von Büroservices profitieren

Ein hochwertiger Büroservice kann Sie in allen Phasen Ihres Meetings unterstützen. Indem Sie Aufgaben an einen Bürodienstleister outsourcen, können Sie sich auf einen professionellen Verlauf verlassen – und sparen wertvolle Zeit, die Sie in das Wesentliche investieren können: Die Weiterentwicklung Ihres Geschäfts.

Wiederholtes Telefonklingeln oder gar Telefonieren im Meeting hinterlässt bei Ihren Gästen alles andere als ein professionelles Gefühl. Zum einen demonstrieren Sie Ihrem Gegenüber so mangelnde Wertschätzung, außerdem wird die Konzentration gestört.

Auf Wunsch nimmt der professionelle Telefonservice von CONTORA Office Solutions Ihre Anrufe während Ihres Meetings für Sie entgegen. So können Sie sich voll und ganz auf Ihre Besprechung fokussieren – und verpassen dennoch keinen Anruf. Denn permanente Erreichbarkeit ist heute entscheidender denn je für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens.

Unser geschulter Sekretariatsservice unterstützt Sie auf Wunsch in der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung Ihrer professionellen Meetings. Dazu zählen etwa das Organisieren des perfekten Konferenzraums, ebenso wie die Kundenbetreuung, das Erstellen von Präsentationen für das Meeting oder das Führen eines Protokolls im Meeting.

Unser freundlicher Concierge Service nimmt Ihre Gäste bei der Ankunft in Empfang, führt Sie zu Ihrem Besprechungsraum und reicht auf Wunsch bereits Getränke. So hinterlassen Sie bei Ihren Geschäftstreffen von Anfang an einen rundum professionellen Eindruck.

4. Tipp: Kulinarische Verpflegung während des Meetings

Zu einem professionellen Meeting gehört auch eine die Verpflegung Ihrer Gäste. Damit während der Besprechung keine Unruhe aufkommt, sollten Getränke und ggf. kleine Snacks schon vor Beginn aufgebaut sein.

In den CONTORA Office Centern steht Ihnen während Ihrer Meetings eine rundum Versorgung mit frischem Obst und einer erstklassigen Getränkeauswahl zur Verfügung: von frischen Säften und Erfrischungsgetränken bis zum besten Dinzler Kaffee und sehr gutem Tee.

Auf Wunsch organisiert unser Sekretariatsservice Ihnen für Ihre Meetings ein erstklassiges Business-Catering. Indem Sie Ihre Gäste bei einem längeren Meeting in einer Pause mit ausgewählten Catering-Spezialitäten verwöhnen, können Sie die anhaltende Motivation der Teilnehmer fördern.

Gerne reserviert unser Büroservice Ihnen für Ihr Geschäftsessen auch einen Tisch im Restaurant – in der exzellenten Nachbarschaft unserer Office Center findet sich für jeden Geschmack das richtige.

5. Tipp: Gute Agenda, Sitzungsregeln und Moderation

Ein professionelles Meeting ist ergebnisorientiert. Definieren Sie vorab klare Ziele und setzen Sie eine Agenda mit einer strukturierten Themensetzung, die auch den Teilnehmern bekannt ist. Vermeiden Sie es, das Meeting mit zu vielen Themen unnötig in die Länge zu ziehen.

Das festlegen von Sitzungsregeln und eine gute Moderation im Meeting kann den produktiven Verlauf unterstützen. In unserem Beitrag “5 Tipps für ein effektives Meeting – inklusive 2 Checklisten” haben wir Ihnen Checklisten zur Themensetzung, Moderation und den Sitzungsregeln im Meeting zusammengestellt.

6. Tipp: Das Meeting abrunden

Zu einem erfolgreichen Geschäftstreffen zählt ein runder Abschluss. In einigen unserer CONTORA Office Center sind schon jetzt Weinkühlschränke vorhanden – so können Sie einen erfolgreichen Geschäftsabschluss direkt vor Ort mit einem erlesenen Tropfen gebührend zelebrieren.

Die Umgebung unserer Business Center überzeugt zudem mit zahlreichen Restaurants und Bars, renommierten Sehenswürdigkeiten und diversen Kultureinrichtungen. Hier haben Sie also zahlreiche Möglichkeiten, eine erfolgreiche Konferenz oder ein Seminar zum Beispiel mit einem gemeinsamen Restaurant- oder Theaterbesuch abzurunden. Gerne reserviert unser Concierge Service Ihnen einen Tisch oder Tickets.

Fazit: So läuft Ihr Business Meeting professionell ab

Damit Sie im Business-Meeting effektive Ergebnisse generieren und mit Ihrem Unternehmen einen rundum professionellen Eindruck hinterlassen, kommt es neben einer optimalen inhaltlichen Strukturierung auf zahlreiche weitere Faktoren an.

Der Konferenzraum spielt eine zentrale Rolle: Er muss Professionalität und Souveränität auf höchstem Niveau vermitteln und gleichzeitig die Konzentration fördern. Mit einem Besprechungsraum in den CONTORA Office Centern empfangen Sie Ihre Gäste an den exklusivsten Geschäftsadressen Deutschlands. So können Sie sich einen Wettbewerbsvorteil durch einen Vertrauensvorschuss bei Ihren Kunden sichern.

In der Organisation und Durchführung Ihrer Meetings kann Ihr Business zudem enorm von einer Unterstützung durch einen Büroservice profitieren – etwa durch einen Telefonservice oder das Organisieren eines Caterings. Gerne beraten wir Sie individuell, wie der richtige Konferenzraum und ein erstklassiger Büroservice Sie bei Ihren Geschäftstreffen unterstützen kann.