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Das Büromagazin

CONTORA OFFICE SOLUTIONS BLOG

Wie Sie für eine Videokonferenz perfekt aufgestellt sind

GESCHRIEBEN VON Lars Henckel
konferrenzraum
20.04.2018

In Zeiten der Globalisierung hat sich unsere moderne Geschäftswelt längst zum Global Village mit international vernetzten Unternehmen sowie Märkten entwickelt. In einer derart interagierenden Welt gewinnt die Videokonferenz als Kommunikationsmittel zunehmend an Bedeutung. Wir verraten, wie Sie für Ihre Videokonferenzen optimal aufgestellt sind.

Kommunikation ist alles im Business. Und Bilder sagen bekanntlich mehr als tausend Worte – nicht zuletzt deshalb sind Videokonferenzen deutlich effektiver, als geschäftliche Telefonate, wie schon vor einigen Jahren eine Studie des Fraunhofer Instituts belegte.

Darüber hinaus erspart eine Videokonferenz Ihnen den enormen Zeit- und Kostenaufwand einer Geschäftsreise und ermöglicht es Ihnen dennoch mit nationalen und internationalen Geschäftspartnern auf einer persönlichen Ebene zu kommunizieren, als befänden Sie sich im selben Büro.

Nach wie vor scheitern jedoch einige Videokonferenzen an der (technischen) Umsetzung. Denn für eine rundum professionelle Videokonferenz braucht es mehr, als bloß eine funktionstüchtige Kamera. Wir erklären, worauf es ankommt.

Wie Sie eine erfolgreiche Videokonferenz organisieren: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Videokonferenz vs. klassisches Meeting

Im Prinzip können Sie sich für eine erfolgreiche Videokonferenz an den Maßstäben für ein effektives “klassisches” Meeting orientieren, die wir im Beitrag “5 Tipps für ein effektives Meeting – inklusive 2 Checklisten” ausführlich für Sie besprochen haben:

  • Den optimalen Besprechungs-/ Konferenzraum finden.
  • Themen richtig setzen und eine klare Tagesordnung kommunizieren.
  • Gute Moderation des Meetings um einen produktiven Ablauf zu fördern.
  • Für einen reibungslosen Ablauf der Konferenz vorab Sitzungsregeln festlegen.
  • Anschluss-Ziele benennen.

Zusätzlich sind bei einer Videokonferenz jedoch die technische Komponente sowie der räumliche Abstand der Konferenzteilnehmer von enormer Bedeutung in der Planung und Umsetzung des Meetings.

Den perfekten Konferenzraum für die Videokonferenz finden

Die Atmosphäre und der passende Konferenzraum üben eine immense Wirkung auf die Konzentration und Effektivität eines Meetings aus. Das gilt zweifelsohne auch für Videokonferenzen – auch wenn hier nicht alle Teilnehmer persönlich vor Ort sind. Denn auf dem Videobild sind keinesfalls nur Sie zu sehen – sondern auch Ihr Arbeitsumfeld.

Darüber hinaus repräsentiert der Raum, in dem Sie Ihre Videokonferenz halten, Ihr Unternehmen. Wählen Sie daher einen Besprechungsraum oder ein Büro, das Ihrem Business würdig ist:

  • Ein stilvoll eingerichteter und aufgeräumter Konferenz- oder Büroraum mit exklusivem Ambiente spricht für Sie und schafft einen rundum professionellen sowie seriösen Eindruck.

  • Ein chaotischer und unorganisierter Büroraum, beispielsweise mit einem unaufgeräumten Schreibtisch im Hintergrund, wirkt
    hingegen unprofessionell – und, was letztendlich noch schlimmer ist, lenkt die Konzentration ab.

  • Davon abgesehen sollte es sich bei dem Hintergrund erkennbar um einen Büro- oder Konferenzraum handeln. Sind im Hintergrund Ihre privaten Räume im Home Office zu erkennen, erzielen Sie eher die Wirkung eines privaten Videotelefonates als einer professionellen Videokonferenz.

Zusätzlich sollten Sie Wert darauf legen, dass Sie in Ihrem Konferenzraum ungestört sind und keine Personen im Hintergrund umherlaufen. Denn auch das würde die Aufmerksamkeit immens stören. Wie es schief gehen kann, zeigt dieses inzwischen weltweit bekannte Video.


Auch Getränke sollten schon vorab an den Plätzen bereitgestellt sein, um Unruhe während der Videokonferenz zu vermeiden.

Arbeiten Sie vom Home Office aus, in einem wenig repräsentativen Büroraum, oder sind Sie an Ihrem Arbeitsplatz nicht ungestört, empfiehlt sich daher eine Alternative. Dann kann es für Sie aus unternehmerischer Sicht sinnvoll sein, für Ihre Videokonferenzen einen repräsentativen Konferenzraum oder ein Tagesbüro in einem Office Center zu mieten, um einen rundum positiven Eindruck bei Ihren Geschäftspartnern zu hinterlassen.

Einwandfreie technische Ausstattung: Beamer, Full-HD, WLAN

Zum perfekten Besprechungsraum für Videokonferenzen zählt auch eine einwandfreie und hochmoderne Konferenztechnik. Dazu gehören Videokonferenzsystem, Beamer und Monitore genauso wie eine störungsfreie und schnelle Internet-, sowie WLAN-Verbindung. Mit einer Übertragung der Videokonferenz in Full-HD erzielen Sie ein möglichst authentisches Konferenzerlebnis.

Eine einfache Webcam ist für eine Videokonferenz ungeeignet. Ein bereits mit hochwertiger Konferenztechnik ausgestatteter Konferenzraum in einem Office Center stellt da die optimale Lösung dar, um die teure und aufwendige Anschaffung oder Ausleihe der einzelnen technischen Komponenten zu vermeiden.

Möchten Sie Themen für die Teilnehmer durch Notizen oder Skizzen zu veranschaulichen, kann Ihnen dabei zudem beispielsweise ein Smartpad, das Sie mit der Konferenztechnik verbinden können, helfen.

Tipp: Machen Sie sich schon vor Beginn der Konferenz genauestens mit der Technik und dem Videokonferenzsystem vertraut. So gelingt Ihnen ein reibungsloser Ablauf und Sie vermeiden unangenehme technische Probleme. Mit Hilfe der Test-Funktion können Sie schon vorab die volle Funktionsfähigkeit des Systems überprüfen.

Die Beleuchtung des Konferenzraums

Bei einem Meeting wollen Sie sich und Ihr Business ins beste Licht rücken – und das kann in Bezug auf eine Videokonferenz geradezu wörtlich genommen werden. Denn die Beleuchtung des Raumes spielt für den professionellen und erfolgreichen Ablauf einer solchen Konferenz eine enorme Rolle.

Um die Bildqualität nicht zu beeinträchtigen sollten sowohl Gegenlicht, als auch direkte Sonneneinstrahlung bei einer Videokonferenz unbedingt vermieden werden. Denn durch diese Faktoren kann das Bild einerseits zu dunkel werden, andererseits können aber auch ungünstige Schatten entstehen, sodass Sie im schlechtesten Fall auf dem übertragenen Bild kaum noch zu erkennen sind. Sowohl unter- als auch überbelichtete Bilder hemmen nachweislich die Konzentration.

Die Fenster sollten für Videokonferenzen daher abdunkelbar sein, um ungünstige Sonneneinstrahlung zu vermeiden. Nichtsdestotrotz muss ein Konferenzraum unbedingt hell genug beleuchtet sein, so dass sich alle Teilnehmer vor Ort untereinander gut sehen können – und sie auch für alle Teilnehmer auf der anderen Seite der Videokonferenz gut sichtbar sind.

Für Videokonferenzen empfiehlt sich daher ein Besprechungsraum, der durch indirekte Lichtquellen gleichmäßig ausgeleuchtet ist. Ideal ist es, mit dem warmen Licht von Tageslichtlampen zu arbeiten, um eine angenehme Lichttemperatur und Arbeitsatmosphäre zu schaffen.

Außerdem sollten sich keine reflektierenden Gegenstände im Videobereich befinden, da diese blendende Lichtreflexe verursachen und dadurch das Bild stören können.

Jedes CONTORA Office Center ist in Bezug auf die Beleuchtung Zusammenarbeit mit einem Lichtdesigner ausgestattet worden. Hier finden Sie also nicht nur ästhetisch anspruchsvolles Lichtdesign, sondern auch optimal auf Gesundheit und Leistungsfähigkeit abgestimmte Beleuchtung.  

Die Akustik: Konferenzraum und Mikrofone

Um die Konzentration der Konferenzteilnehmer nicht zu stören ist ein ruhiges Arbeitsumfeld essentiell. Das gilt insbesondere für Videokonferenzen, denn hier können Störgeräusche wie Smartphone-Klingeln oder Kaffetassen-Klirren dazu führen, dass das per Video übertragene Wort für die Konferenzteilnehmer (nahezu) unverständlich wird.

Achten Sie zudem unbedingt darauf, dass sich der Konferenzraum durch eine gute Akustik auszeichnet. Außerdem muss er über eine gute Schallisolierung verfügen, um Schallgeräusche sowie Störgeräusche etwa vom Flur oder gar der Straße zu minimieren.

Zusätzlich sollten die Mikrofone unbedingt über eine Echo-Cancellation-Funktion verfügen. Auf diesem Weg werden Echo- und Hintergrundgeräusche minimiert und dadurch die Soundqualität der Aufnahme deutlich optimiert. Dennoch sollten Sie, wenn Sie nicht gerade selbst sprechen, darauf achten Ihr Mikrofon stumm zu schalten. So vermeiden Sie, versehentlich Störgeräusche aufzunehmen.

Es ist wichtig, möglichst deutlich zu sprechen, um für eine gute Tonqualität in der Videoübertragung zu sorgen. Ein respektvoller Umgang mit allen Teilnehmern ist in einer Konferenz zwar selbstverständlich – bei einer Videokonferenz ist es jedoch ganz besonders essentiell, alle Teilnehmer ausreden zu lassen, da sonst schnell Verwirrungen entstehen.

Die passende Sitzordnung und der richtige Bildausschnitt

Achten Sie bei der Sitzordnung und der Wahl des Bildausschnitts darauf, dass Tische und Stühle im Konferenzraum wie folgt angeordnet sind:

  • Jeder einzelne Teilnehmer ist gut sichtbar und wird weder durch andere Teilnehmer oder Mobiliar, noch durch einen toten Winkel der Kamera verdeckt.
  • Jeder Teilnehmer genießt einen guten Blick auf alle verwendeten Monitore.

Kameraausrichtung

Positionieren Sie die Kamera vor der Videokonferenz so, dass Sie sich in etwa mittig auf Augenhöhe befindet. Auf diese Weise suggerieren Sie ganz automatisch einen direkten Blickkontakt zwischen Ihnen und dem Gesprächspartner in der Videokonferenz, wenn Sie in die Kamera blicken. Denn Blickkontakt ist ein wichtiges nonverbales Kommunikationsmittel und kann unter anderem unsere Überzeugungskraft steigern.

Darüber hinaus sollte die Kamera in ca. 1,5 Metern Entfernung positioniert sein. Denn die Kameraposition hat eine immense Wirkung – sitzen Sie zu nah oder zu weit entfernt von der Kamera kann sich Ihr Erscheinungsbild unvorteilhaft verzerren. Das kann nicht nur die Fokussierung anderer Teilnehmer stören, sondern hinterlässt auch einen höchst unprofessionellen Eindruck.

Präsentation wie bei einem klassischen Meeting halten

Lassen Sie sich während der Videokonferenz nicht davon irritieren, dass nicht alle Teilnehmer mit Ihnen im Konferenzraum sitzen. Auch, wenn Sie mit den Teilnehmern der Videokonferenz nur virtuell verbunden sind, sollten Sie sie so behandeln, als wären Sie selbst vor Ort anwesend.

Denn anders als bei einem geschäftlichen Telefonat sehen Sie Ihre Gesprächspartner bei einer Videokonferenz, so dass Sie die Freiheit genießen, sich in Bezug auf Gestik und Präsentationsstil ganz genau so zu verhalten, wie Sie es aus einem klassischen Meeting gewohnt sind. So wirkt Ihre Videokonferenz professionell und natürlich zugleich.

Kleidung: Wie wirke ich auf dem Bildschirm?

Wie bei Fernsehaufnahmen ist es auch bei einer Videokonferenz wichtig, auf Kleingemustertes in der Kleidung zu verzichten: Streifen, Karos, Quadrate, Punkte – all diese kleinen Muster können in der Videoaufnahme zur Interferenzbildung führen und das Bild durch einen Flimmereffekt stören. Setzen Sie daher lieber auf gedeckte Farben, die keinen zu starken Kontrast zum Hintergrund aufweisen.

Erfolgreiche Videokonferenzen im Office Center

Unsere Tipps zeigen, dass es bei einer Videokonferenz einiges zu beachten gilt. Die Arbeit und den immensen Zeitaufwand in der Vorbereitung einer professionellen Videokonferenz können Sie sich jedoch zum großen Teil ersparen und es sich leicht machten, indem Sie einen Konferenzraum oder ein Tagesbüro in einem Office Center mieten.

In unseren CONTORA Office Center in den zentralen Top-Lagen der beliebten Wirtschaftsmetropolen Berlin, Frankfurt/M., München und bald auch Hamburg und Düsseldorf erwarten Sie stilvoll eingerichtete, repräsentative sowie helle Konferenz- und Büroräume, die Sie flexibel für Stunden, Tage oder Monate mieten können. Zusätzlich steht Ihnen in unseren Office Centern jederzeit ein hochmodernes Full-HD Konferenzsystem sowie schnelles Internet für Ihre Videokonferenzen zur Verfügung.

Außerdem finden Sie bei uns optimale Bedingungen in Bezug auf Beleuchtung, Akustik, Kamerapositionierung und ungestörtes Arbeiten vor. Bei Bedarf unterstützt unser Sekretariatsservice Sie zudem gerne in der Vorbereitung und Durchführung Ihrer Konferenzen, stellt Getränke für Sie bereit und sorgt auf Wunsch für ein Catering in einer Pause. Sie können sich währenddessen voll und ganz auf die Präsentation und Inhalte für Ihre Videokonferenz konzentrieren.

Fazit zur erfolgreichen Videokonferenz

Videokonferenzen sind das perfekte Kommunikationstool, um Meetings mit internationalen Geschäftspartnern schnell, kostengünstig und ortsunabhängig abzuhalten. Der klare Vorteil besteht darin, dass eine Videokonferenz, anders als ein geschäftliches Telefonat, die Impression schaffen kann, alle Teilnehmer seien in einem Raum versammelt.

Für eine erfolgreiche Videokonferenz gilt es jedoch einige Aspekte zu beachten: Vom perfekten Konferenzraum über die technische Ausstattung, Beleuchtung und Akustik bis zur Kamerapositionierung.

In unseren CONTORA Office Centern finden Sie für Ihre Videokonferenz auf allen Ebenen die optimalen Bedingungen vor. So sparen Sie Zeit und können sich voll und ganz auf die Inhalte der Konferenz konzentrieren. Bei Fragen beraten wir Sie gern zur optimalen Lösung für Ihre zukünftigen Videokonferenzen.

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