Firmensitz anmelden? So einfach geht es mit dem virtuellen Büro

Firmensitz anmelden: Das ist wichtig zu wissen

Jedes Unternehmen braucht einen Firmensitz – ohne geeigneten Sitz können Sie Ihr Business nicht offiziell beim Gewerbeamt anmelden und im Handelsregister eintragen. Die Wahl des Firmensitzes zählt deshalb neben dem Businessplan, dem Finanzierungskonzept für Ihr Start Up und der Festlegung der Unternehmensform (GmbH, KG, oHG, etc.) zu den ersten und wichtigsten Schritten der Firmengründung.

Im besten Fall machen Sie bei der Wahl Ihres Geschäftssitzes von Anfang an alles richtig und melden Ihr Unternehmen schon bei der Gründung am Idealstandort an. Es gilt, die perfekte erste Geschäftsadresse für Ihr Business zu finden. Warum sich der richtige Standort erfolgssteigernd für Ihr Business auswirken kann, erklären wir weiter unten. Hier haben wir zunächst die wichtigsten Dinge, die Sie sich vor der Anmeldung Ihres Geschäftssitzes bewusst machen sollten, in einer Übersicht für Sie zusammengefasst: 

Der Unterschied zwischen Geschäftssitz und Geschäftsadresse

Ein Unternehmen kann über eine unbegrenzte Anzahl an Geschäftsadressen an unterschiedlichen Standorten verfügen – allerdings hat es immer nur einen Firmensitz. Der Sitz ist die offizielle Hauptadresse Ihrer Firma.

Wo können Sie Ihren Firmensitz anmelden?

Früher entsprach der Unternehmenssitz dem Tätigkeitsschwerpunkt einer Firma, der Hauptniederlassung der Verwaltung einer Gesellschaft oder dem Sitz der Geschäftsführung einer oHG oder KG. Nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofes muss ein Unternehmen sein Geschäft inzwischen jedoch nicht mehr an dem Ort betreiben, der auf Dokumenten wie Rechnungen vermerkt ist. An der Adresse des Firmensitzes muss nun lediglich eine dauerhafte Erreichbarkeit garantiert sein.

Darüber hinaus muss eine Möglichkeit bestehen, Geschäftsunterlagen an diesem Ort aufzubewahren. Dazu prüft das Finanzamt oder das Gewerbeamt, ob es eine “feste Einrichtung” zur uneingeschränkten Nutzung durch den Unternehmer gibt. Und auch die weiteren Ressourcen, wie Personal und Räumlichkeiten, müssen dazu geeignet sein, die Geschäfte an diesem Ort zu führen.

Sind diese Bedingungen erfüllt, ist es möglich, Ihren Firmensitz in ein Office Center zu verlegen. Zwischen den Office Centern in Deutschland bestehen jedoch gravierende Qualitätsunterschiede – längst nicht jeder Anbieter erfüllt die strengen Anforderungen, die an einen Geschäftssitz gestellt werden. 

Premium Anbieter wie CONTORA Office Solutions werden diesen Ansprüchen gerecht. Dies wird unter anderem auch durch das Siegel des Bundesverbandes Businesscenter e.V. “Geprüfte Qualität” bestätigt. Hier achtet der Betreiber gemeinsam mit Ihnen auf alle Details, um die strengen Prüfvorschriften einzuhalten. 

Nichts ist unangenehmer als die Zuteilung der Steuernummer verweigert zu bekommen oder aufgrund von Behördenentscheidungen neues Briefpapier, Visitenkarten und Firmenbroschüren drucken zu lassen. Hier helfen Ihnen die erfahrenen Mitarbeiter der CONTORA Unternehmensgruppe, die zu diesen Punkten auch regelmäßig geschult werden. 

Nutzen Sie diese Erfahrung und schaffen Sie sich einen Wettbewerbsvorteil. Wie Ihr Business bei der Anmeldung des Firmensitzes gewinnbringend von einem Office Centers und dem virtuellen Büro profitieren kann, erklären wir weiter unten.

Welche Kriterien muss eine Geschäftsadresse erfüllen, damit Sie dort Ihren Firmensitz anmelden können?

Um als Firmensitz geeignet zu sein, muss eine Adresse bestimmten Anforderungen gerecht werden. Sie sind Voraussetzung dafür, dass Sie die Steuernummer erhalten, die Sie für die Eintragung Ihres Unternehmens ins Handelsregister benötigen.

• Es muss sich um eine Geschäftsadresse  mit Postannahme handeln. Das heißt, Ihnen müssen dort jederzeit Ihre Geschäftskorrespondenz, geschäftliche Dokumente oder rechtliche Schreiben postalisch zugestellt werden können.
• Ihr Unternehmen muss an dieser Geschäftsadresse über eine eigene Telefon- und Faxnummer verfügen und über diese auch erreichbar sein.
• Es muss die Möglichkeit zur Nutzung eines Büroarbeitsplatzes gegeben sein.
• Die sichere Aufbewahrung wichtiger Firmendokumente muss gewährleistet sein.

An welchen Stellen wird der Firmensitz angemeldet und eingetragen?

Ihr Geschäftssitz ist die offizielle Anschrift und Hauptadresse Ihres Unternehmens. Im Rahmen der Firmengründung wird er beim Gewerbeamt angemeldet. Außerdem ist Ihr Business mit seinem Firmensitz

• im Handelsregister geführt
• und hat dort seinen offiziellen Gerichtsstand.

Weitere Stellen, die Sie über Ihren aktuellen Firmensitz unterrichten müssen, sind:

• das Finanzamt;
• der Sozialversicherungsträger;
• die Industrie- und Handelskammer (IHK);
• die Agentur für Arbeit;
• Banken und Versicherungen Ihres Unternehmens;
• ggf. Steuerberater und Rechtsanwälte mit denen Sie zusammenarbeiten;
• das Stammdatenmanagement der EORI-Nummer (Economic Operators’ Registration and Identification Number);
• den Beitragsservice des öffentlich-rechtlichen Rundfunks.

Außerdem wird Ihr Firmensitz

• online im Impressum Ihrer Website angegeben;
• auf sämtlichen Geschäftspapieren (z.B. Rechnungen) vermerkt;

Firmensitz anmelden: So helfen Office Center und virtuelles Büro

Was bei der Standortwahl des Geschäftssitzes zählt, und wie Sie mit Hilfe einer Standortanalyse den perfekten Sitz für Ihr Unternehmen finden, haben wir in unserem Beitrag “Firmensitz richtig wählen: Darauf kommt es an” für Sie besprochen. Hier geben wir Tipps, wie Ihnen das virtuelle Büro bei der Anmeldung des Firmensitzes hilft.

Firmensitz im Office Center mieten: Die perfekte Kombination aus virtuellem Büro und eigenem Büroraum

Mit einem Firmensitz in einem unserer CONTORA Office Center mieten Sie ein virtuelles Büro in perfekter Symbiose mit einem konventionellen Büroraum.

Das virtuelle Büro wird alternativ auch als Virtual Office oder virtuelle Geschäftsadresse bezeichnet. Gemeint ist damit das folgende Konzept: Sie mieten anstelle eines physischen Büroraumes eine repräsentative Geschäftsadresse in einem Office Center, an der Sie jedoch nicht unbedingt regelmäßig arbeiten.

So können Sie Ihren Firmensitz an einer Top-Geschäftsadresse in den beliebtesten Städten Deutschlands wie Berlin, München, Frankfurt/M., Hamburg oder Düsseldorf registrieren – und dennoch mit maximaler Kosteneffizienz agieren. Denn mit einer virtuellen Geschäftsadresse zahlen Sie immer nur einen geringen Bruchteil der in diesen starken Wirtschaftsstandorten üblichen Gewerbemieten.

Unser Konfigurator für das virtuelle Büro zeigt Ihnen auf einen Blick, welche Kosten auf Sie zukommen und bringt Sie in nur wenigen Klicks zu Ihrem individuellen Virtual Office: 

Damit Sie alle Kriterien eines Firmensitzes erfüllen, wird Ihnen zusätzlich zu Ihrem virtuellen Büro ein dedizierter Arbeitsplatz inklusive einer Einrichtung zur Aufbewahrung Ihrer geschäftlichen Dokumente in einem unserer stilvollen Büroräume zugewiesen. Auf diesen können Sie jederzeit zurückgreifen, wenn Sie selbst konzentriert vor Ort arbeiten – oder Vorstellungs-, Kunden- oder Investorengespräche in einem rundum professionellen Arbeitsumfeld führen möchten.

Sie erhalten außerdem eine eigene lokale Telefon- und Faxnummer. Unser freundlicher Telefonservice nimmt Ihre Anrufe unter Ihrem Firmennamen entgegen – so sind Sie für Ihre Kunden rund um die Uhr an Ihrem Firmensitz präsent, auch wenn Sie gerade nicht selbst vor Ort arbeiten. Auch Ihre Geschäftspost wird von unserem exklusiven Büroservice entgegengenommen und auf Wunsch für Sie vorsortiert und an Sie weitergeleitet. 

Tipp: Unser Konfigurator hilft Ihnen dabei, das virtuelle Büro ganz einfach optimal auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abzustimmen.

Auf allen Ebenen flexibel bleiben mit dem Firmensitz im Office Center

Flexibilität und Mobilität sind die neuen Grundpfeiler unserer modernen Arbeitswelt. Durch die Digitalisierung der Wirtschaftsmärkte ist arbeiten längst standortunabhängig geworden. Deshalb ist es heute häufig gar nicht mehr sinnvoll, sich mit einer festen Bürofläche als Geschäftssitz dauerhaft an einen Standort zu binden. Das bedeutet, auf allen Ebenen flexibel zu bleiben – finanziell, zeitlich und räumlich.

• Mit dem virtuellen Büro als Firmensitz halten Sie Ihre monatlichen Fixkosten gering und bleiben so stets finanziell unabhängig.
• Durch kurze Vertragslaufzeiten bleiben Sie zeitlich flexibel.
• Sie bleiben räumlich agil und können so stets von dort aus agieren, wo es für Ihr Business gerade am profitabelsten ist – zum Beispiel heute in München und morgen in Berlin. Wann immer Sie einen Büroraum in einem anderen Office Center als Ihrem Firmensitz nutzen möchten, buchen Sie dieses einfach als mobiles Büro, auch Büro auf Zeit genannt, für einzelne Stunden, Tage oder Wochen. Sie zahlen immer nur für genau die Zeit, in der Sie das Büro auch wirklich nutzen.

Firmensitz anmelden: Zeit sparen mit dem virtuellen Büro

Die Firmengründung und Anmeldung des Firmensitzes ist mit einer Reihe von Formalien verbunden. Das trifft auch auf das Verlegen des Firmensitzes zu. Dennoch kann es überaus sinnvoll sein, Ihren Firmensitz auch als bereits etabliertes klein- und mittelständisches Unternehmen (KMU) in ein Business Center zu verlegen. Und zwar immer dann, wenn Sie bei dessen Wahl unbedacht vorgegangen sind. Denn wie wir im nächsten Punkt erklären, sorgt die beste Lage für mehr Erfolg und Umsatz.

CONTORA Office Solutions unterstützt Sie bei allen Behördenformalitäten rund um die Firmengründung, Anmeldung und Ummeldung des Firmensitzes – auf Wunsch auch mit einem Anwalts- und Notarservice. Denn wir wollen, dass für Sie alles so schnell, unkompliziert und sicher wie nur möglich verläuft. So können Sie sich schnell wieder auf das Wesentliche konzentrieren: Ihr Kerngeschäft.

Darüber hinaus sparen Sie mit dem virtuellen Büro als Firmensitz

• die in Zeiten knapper Büroflächen häufig lange Suche nach dem geeigneten Firmensitz;
• die zeitaufwendige Standortanalyse – denn die haben wir bereits für Sie durchgeführt. Unsere CONTORA Office Center verfügen über diverse Standortvorteile, die sich für Ihr Business erfolgssteigernd auswirken können.

Mit dem Firmensitz im Office Center können Sie Ihr Business schon morgen an einer von Deutschlands renommiertesten Geschäftsadressen anmelden – z.B. am Brandenburger Tor in Berlin oder im TaunusTurm im Frankfurter Bankensektor. So sind Sie innerhalb kürzester Zeit startbereit am Markt. Denn Zeit ist bekanntlich Geld.

Ein Firmensitz in Top-Lage sorgt für mehr Erfolg im Business

Ihr Geschäftssitz ist Ihre Hauptadresse und auf sämtlichen Geschäftspapieren, als auch auf Ihrer Website angegeben. Der Einfluss des Firmensitzes auf die Corporate Identity und Außenwirkung Ihres Unternehmens ist damit enorm. Deshalb sollte die Standortwahl des Firmensitzes – noch stärker als die Wahl jeder weiteren Geschäftsadresse – oberste Priorität einnehmen.

Denn der richtige Außenauftritt ist heute entscheidender denn je für den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens. Im B2B-Bereich wählen etwa 70 Prozent ihre Geschäftspartner anhand deren öffentlicher Wahrnehmung aus – im B2C-Bereich ist das ganz ähnlich. Deshalb gilt: Die beste Lage kann Ihrem Business einen deutlichen Imagegewinn verschaffen und damit für mehr geschäftlichen Erfolg sorgen. 

Bei Start Ups kann der Firmensitz ausschlaggebend für eine erfolgreiche Etablierung am Markt sein. Überlegen Sie einmal: Ein Big Player Ihrer Branche mit einem Geschäftssitz in einem nichtssagenden Ort? Unvorstellbar.

Wenn Sie also mit Ihrem Start Up selbst einmal zu den Größten Ihrer Branche zählen möchten, dann setzen Sie mit der Wahl Ihres Firmensitzes ein Zeichen: Platzieren Sie sich mit einem Firmensitz an den Hot Spots der deutschen Wirtschaft inmitten der Giganten Ihrer Branche.

Aber nicht nur für Start Ups – auch für jedes bereits etablierte KMU kann sich der richtige Standort gewinnbringend auswirken. Denn ein exklusiver Geschäftssitz in Top-Lage der businessfreundlichsten deutschen Städte – wie Berlin, München, Frankfurt/M., Hamburg oder Düsseldorf – kann für Ihr Business in gleich mehrfacher Hinsicht zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden:

• Ein Geschäftssitz in diesen international renommierten deutschen Wirtschaftsstandorte hilft Ihnen dabei, erfolgreich aus der Masse Ihrer Mitbewerber hervorzustechen. Mit einem Firmensitz in diesen Städten vermitteln Sie Professionalität und Seriosität auf höchstem Niveau. So können Sie sich ganz einfach einen Vertrauensvorschuss bei Ihren Geschäftspartnern sichern.
• Durch einen Geschäftssitz an diesen starken Wirtschaftsstandorten verschaffen Sie Ihrem Unternehmen wertvolle Standortvorteile. Auch erfolgssteigernde Synergieeffekte können sich dort für Ihr Business ergeben.

Tipp: Für StartUps ist es häufig die kostengünstigste Lösung, das Business zunächst von Zuhause aus zu starten. Die Privatadresse des Home Office als Firmensitz anzugeben, ist jedoch wenig repräsentativ. Ein kosteneffizienter Geschäftssitz im Office Center kann hier die optimale Lösung sein, um das Prestige einer renommierten Geschäftsadresse mit Bezahlbarkeit zu kombinieren.

Von exklusiven Büroservices und stilvollen Konferenzräumen profitieren

Auf Wunsch profitieren Sie mit einem Firmensitz in den CONTORA Office Centern jederzeit von flexibel hinzubuchbaren Büroservices. Unser Sekretariatsservice

• managt Ihre gesamte Geschäftskorrespondenz;
• nimmt Ihre Geschäftspost und Anrufe entgegen;
• entlastet Sie in einer Reihe von administrativen Aufgaben;
• unterstützt Sie in der Vorbereitung und Durchführung Ihrer effektiven Meetings und produktiven Videokonferenzen;
• oder organisiert Ihnen einen Tisch im Restaurant für Ihr Geschäftsessen oder ein Catering für Ihre Konferenzen.

Bei Bedarf stehen Ihnen für Ihre Meetings oder Videokonferenzen jederzeit repräsentative und mit modernster Technik ausgestattete Konferenzräume im Office Center zur Verfügung. Sie buchen Ihren Besprechungsraum für einzelne Stunden oder Tage zu Ihrem Firmensitz hinzu und zahlen nur für genau die Zeit, in der Sie ihn nutzen.

Fazit: So hilft das virtuelle Büro beim Anmelden des Firmensitzes

Das virtuelle Büro kann Ihnen bei der Anmeldung des Firmensitzes helfen, sowohl Zeit, als auch Kosten zu sparen. Sie registrieren Ihren Firmensitz an einer Top-Adresse in den starken deutschen Wirtschaftsstandorten, genießen alle Vorzüge einer renommierten Geschäftsadresse und agieren dennoch mit absoluter Kosteneffizienz.

Das virtuelle Büro hilft Ihnen außerdem dabei, innerhalb kürzester Zeit am Markt zu sein und stets finanziell, zeitlich und räumlich flexibel zu bleiben. Für Ihre Meetings stehen Ihnen Konferenzräume im Business Center zur Verfügung und auf Wunsch profitieren Sie von exzellenten Büroservices. Wir beraten Sie gern, finden den perfekten Firmensitz für Ihr Business und helfen Ihnen mit allen Formalien bei dessen An- oder Ummeldung.