08. Mai 2020, 11:00:00 Uhr

Videokonferenzen werden immer stärker als wichtiges Kommunikationsmittel für Unternehmen erkannt. Damit Sie bei Ihren virtuellen Meetings rundum professionell auftreten, sind ein hochwertiges Videokonferenzsystem und ein seriöses Arbeitsumfeld absolut essentiell. Die CONTORA Office Solutions Center helfen Ihnen dabei – und unterstützen Sie außerdem bei der Durchführung von digitalen Events als Ersatz für krisenbedingt ausfallende Veranstaltungen.

Videokonferenz: Die Kommunikationsform der Zeit und ihre Tücken

Die Auswirkungen der Corona-Pandemie stellen unseren Arbeitsalltag grundlegend auf den Kopf. Das Home Office ist die Arbeitsform der Zeit. Abstandsregeln und Vorsichtsmaßnahmen halten uns davon ab, bei Vorstellungsgesprächen, Kundengesprächen und Business-Meetings wie gewohnt mit vielen Menschen in einem Raum zu sitzen.


Videokonferenzen haben deshalb Hochkonjunktur und sind aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken – denn sie sind häufig deutlich effektiver, als geschäftliche Telefonate. Am Internet-Knotenpunkt in Frankfurt am Main war daher im Zuge der Corona-Krise ein Zuwachs des Datenverkehrs durch Videokonferenzen um rund 50 Prozent zu verzeichnen.

Virtuelle Meetings haben jedoch ihre Tücken. Das bekam auch Bundeskanzlerin Angela Merkel kürzlich zu spüren, als es bei einer Videoschalte mit der WHO technische Probleme gab. Eines der wohl bekanntesten Beispiele für eine Panne bei der Videokonferenz ist Professor Robert Kellys Live-Interview mit der BBC, bei dem plötzlich seine Kinder in den Experten-Talk hinein platzten. Ebenfalls kurios ist der Fall einer Chefin, die sich bei einem virtuellen Meeting mit einem Filter versehentlich in eine Kartoffel verwandelt haben soll.


Eines ist klar: Seriös geht anders. Pannen bei der Videokonferenz sind nicht nur äußerst peinlich – im schlimmsten Fall verlieren Sie durch einen unseriösen Auftritt beim virtuellen Meeting sogar einen Auftrag. Erfahren Sie, wie Sie für professionelle Videokonferenzen perfekt aufgestellt sind und warum Zoom & Co. nicht die beste Wahl sind.

Professionelle Videokonferenzen im Office Center: Ihr Wettbewerbsvorteil in der Krise

Videokonferenzen decken also einen echten Bedarf. Und man darf davon ausgehen, dass dies ein Trend ist, der sich verfestigen wird. Ein virtuelles Meeting per Microsoft Teams, Skype oder Zoom ist dabei keinesfalls zu vergleichen mit einer professionellen Videokonferenz, die mit einem hochwertigen Videokonferenzsystem in Full-HD oder 4K-Qualität und in einem professionellen Videokonferenzraum stattfindet.

Videokonferenzen erfüllen dieselbe Funktion, wie es bei einem Meeting vor Ort Ihr Büro und Ihre Geschäftsadresse tun: Sie repräsentieren Ihr Business nach außen. Wie bei der Wahl der Geschäftsadresse gilt daher: Sie wollen aus der Masse Ihrer Mitbewerber hervorstechen? Dann zeigen Sie das mit der Wahl der Videokonferenztechnik, indem Sie statt auf eine Standardlösung wie Zoom & Co. auf individuelle und leistungsfähige Lösungen setzen.

Ein hochwertiges Videokonferenzsystem und ein Pay-per-Use Büro in einem unserer CONTORA Office Solutions Center unterstützen Sie bei professionellen virtuellen Meetings, mit denen Sie Ihre Geschäftspartner, Mandanten und Bewerber nachhaltig überzeugen können. Das kann für Sie ein wichtiger Wettbewerbsvorteil in der Krise sein – aber auch darüber hinaus.

Diese 8 Vorteile machen die CONTORA Office Solutions Center beim Video Conferencing besonders:

1. Vorteil: Top-Qualität beim Videokonferenzsystem

In unseren Premium Office Centern nutzen wir erstklassige und zuverlässige Video-Conferencing-Systeme der Marke Lifesize. Ihre Videokonferenzen werden mindestens in Full-HD und in der Regel sogar schon mit modernster 4K-Auflösung übertragen.

Durch die hohe Übertragungsqualität erreichen wir nicht nur eine sehr gute Bildqualität, durch die im virtuellen Meeting eine Nähe trotz physischer Distanz geschaffen wird. Die höhere Auflösung bietet außerdem gerade bei der Übertragung von Dokumenten, Schriftstücken, Präsentationen u.ä. einen deutlichen Vorteil.

Bei der Tonqualität sorgen externe Mikrofone auf den Tischen, sogenannte Audio-Spinnen, für ein ausgezeichnetes und störungsfreies HIFI-Signal.

Während bei Videokonferenzen mit Skype & Co. Verpixelungen, unscharfe Bilder und ein Knacken oder Rauschen im Ton an der Tagesordnung sind, überzeugen Sie rundum seriös mit bester Bild- und Audioqualität.

2. Vorteil: Top-Qualität bei der Datenübertragung durch Glasfaser

Bei Videokonferenzen müssen in Echtzeit enorme Datenmengen übertragen werden. Das lässt sich nur mit einer schnellen und konstanten Internetleistung professionell und ohne Störungen realisieren. Voraussetzung ist ein Internetanschluss, der im Up- und Download eine gleich hohe Datenübertragungsmenge ermöglicht.

Unsere CONTORA Office Solutions Center verfügen über schnelles Internet dank Glasfaseranschlüssen als Internetstandleitung mit einer synchronen Datenübertragungsrate. Das heißt, unser Upload ist genau so schnell, wie der Download. Dadurch ist es uns möglich, das bestmögliche Signal an den Empfänger zu liefern.

Die Internetleitungen unserer Business Center erfüllen alle Quality of Service (QoS) Anforderungen und die Auslastung wird über ein Monitoring System dauerhaft überwacht.

In Bezug auf die Leistung der Internetanschlüsse zählen unsere CONTORA Office Solutions Center zu den Top-Anbietern in Deutschland – denn längst nicht jedes Office Center kann seinen Kunden eine ständige Verfügbarkeit von Highspeed-Internet garantieren. Bei uns profitieren Sie von einer Bandbreite von bis zu 500 MBit/S, die bei Bedarf kurzfristig auf bis zu 1 GBit/S erweitert werden kann.


Auch das Thema Datenschutz spielt für sichere Videokonferenzen eine enorme Rolle. CONTORA Office Solutions steht für Datensicherheit und DSGVO-Konformität auf höchstem Niveau. Dazu zählt auch ein sicherer und geschützter Internetzugang, der in unseren Office Centern zudem nicht protokolliert wird.

3. Vorteil: Top-Qualität bei den Videokonferenzräumen

In den CONTORA Office Solutions Centern profitieren Sie von professionellen Videokonferenzräumen, die für genau diesen Zweck optimiert sind.

Ein individuelles Beleuchtungskonzept mit Tageslichtlampen sorgt für perfekte Lichtverhältnisse und garantiert eine optimale Ausleuchtung aller Teilnehmer. In jedem Raum bestehen zudem Verdunklungsmöglichkeiten, um eine Überbelichtung des Bildes durch einfallendes Sonnenlicht zu vermeiden.

Eine eigens auf den Raum abgestimmte Platzierung der Mikrofone, die über eine Echo-Cancelling-Funktion verfügen, ebenso wie eine erstklassige Raumakustik und Schallisolierung sorgen für beste Tonqualität.


Wie wichtig die richtige Raumgestaltung als professionelle Grundlage für eine erfolgreiche Videokonferenz ist, haben wir in unserem Beitrag “Das sollten Sie bei einer Videokonferenz beachten: 9 Tipps” ausführlich für Sie besprochen.

4. Vorteil: Individualisierbarkeit

Die Büros und Konferenzräume, die Sie in unseren CONTORA Office Centern für Ihre virtuellen Meetings nutzen, können durch spezielle Videokonferenz-Hintergründe individualisiert werden. Diese Roll-Ups werden auf Wunsch individuell für Sie produziert und zur mehrfachen Verwendung in unseren Standorten eingelagert.

5. Vorteil: Optimale Erreichbarkeit durch die beste Lage

Die CONTORA Office Solutions Center finden Sie immer in den Premiumlagen der beliebtesten deutschen Städte: Berlin, München, Frankfurt am Main, Hamburg und Düsseldorf. Sie arbeiten etwa im Upper West direkt am Berliner Kurfürstendamm oder im WINX Tower am Mainufer in der Bankenmetropole Frankfurt/M.


Durch die zentrale Top-Lage in den wichtigsten deutschen Metropolen, profitieren Sie rund um unsere Office Center von einer exzellenten Infrastruktur. Eine bestmögliche Erreichbarkeit – sowohl mit dem PKW, als auch mit dem ÖPNV – ist somit immer gegeben. Parkplätze sind entweder direkt im Gebäude unserer Standorte oder in unmittelbarer Nähe vorhanden.

6. Vorteil: Exklusives Ambiente

CONTORA Office Solutions steht für “The Art of Working”. Jedes unserer Office Center besticht daher durch sein ganz eigenes Ambiente und vermittelt Professionalität und Seriosität auf höchstem Niveau.


Das spezielle Ambiente überzeugt nicht nur bei Verkaufsgesprächen und Meetings vor Ort – sondern wirkt sich auch positiv auf die Teilnehmer einer Videokonferenz aus. Bei Vorstellungsgesprächen oder Seminaren ist das Premium-Ambiente die Visitenkarte, die das Unternehmen an die Kandidaten oder Teilnehmer weiterreicht.

7. Vorteil: Unterstützung durch exklusive Büroservices

Unser freundliches Serviceteam, unser kompetentes Back Office und die vielfältigen Büroservice-Möglichkeiten in den CONTORA Office Solutions Centern garantieren den Erfolg Ihrer Videokonferenz.

Unser zuverlässiger Sekretariatsservice unterstützt Sie bei der Vorbereitung und Durchführung Ihrer virtuellen Meetings. Sie erhalten jederzeit technische Unterstützung und können sich so auf einen reibungslosen Ablauf ohne technische Pannen verlassen. Ausdrucke, Fotokopien oder Scans können direkt vor Ort getätigt werden. Höchste Diskretion steht für unsere geschulten Mitarbeiter an erster Stelle.


Auf Wunsch nimmt unser professioneller Telefonservice Ihre Anrufe in Ihrem Firmennamen und ganz ohne Call-Center-Charakter für Sie entgegen. So können Sie sich voll und ganz auf Ihre Videokonferenz konzentrieren und verpassen dennoch keinen Anruf.

Eine reichhaltige Auswahl an Kaltgetränken, Kaffee- und Teespezialitäten sowie frischem Obst steht für die Teilnehmer jederzeit zur Verfügung. Auf Wunsch organisiert unser Sekretariatsservice Ihnen auch gern ein individuelles Catering.


Tipp: Unser sofort verfügbarer Büroservice unterstützt Sie nicht nur bei Ihren Videokonferenzen, sondern ist mit Deep Service und Back Office auch die perfekte Ergänzung zum Home Office. Das Thema haben wir in unserem Beitrag “Perfekt zum Home Office: Virtuelles Büro und Telefonservice” für Sie besprochen.

8. Vorteil: Kosteneffiziente Videokonferenzen mit Pay-per-Use Büros

An all unseren Standorten stehen Ihnen für Ihre professionellen Videokonferenzen sofort verfügbare Büros und Konferenzräume zur Verfügung. Eine lange Vorplanung ist nicht erforderlich: Sie können Ihren Büroraum jederzeit kurzfristig anfragen, um schon kurze Zeit später dort Ihr virtuelles Meeting durchzuführen.

 Sie mieten Ihr Büro im Office Center als Büro auf Zeit frei nach Ihrem Bedarf für einzelne Stunden, Tage oder Wochen und bleiben dank sehr kurzer Kündigungsfristen stets flexibel. Nach dem Pay-per-Use-Prinzip zahlen Sie dabei immer nur für genau die Zeit, in der Sie Ihr Büro auch wirklich nutzen. So agieren Sie absolut kosteneffizient.

Sie profitieren von repräsentativen Büros mit stilvoller Einrichtung, die Sie bei einer Videokonferenz im besten Licht präsentieren. Mit modernster technischer Ausstattung und schnellem Internet ist ein Büro im Office Center für virtuelle Meetings die perfekte Ergänzung zum Home Office. Sie arbeiten ungestört und vermeiden die Gefahr eines unseriösen Auftritts dadurch, dass die Familie unerwartet hereinplatzt oder im Hintergrund zu hören ist.

In der Krise profitieren Sie in den CONTORA Office Solutions Centern von sehr flexiblen Vertragslaufzeiten und attraktiven Sonderpreisen, sodass Sie Ihr Büro jederzeit als temporäre Ergänzung zum Home Office mieten können. Höchste Hygienestandards haben in unseren Premium Office Centern oberste Priorität.


Achten Sie bei der Wahl des Business Centers für Ihre Videokonferenzen unbedingt immer auf das Preis-Leistungs-Verhältnis. Welche Aspekte und Services sind Ihnen wichtig und welches Budget haben Sie zur Verfügung? Sie werden überrascht sein, wie groß die Unterschiede zwischen konventioneller Miete, Miete von Räumen in Hotels oder Konferenzzentren und flexible Nutzung in einem Business Center, sein können. Und häufig sind hier die besten Leistungen nicht gleichzeitig auch die teuersten.

Digitale Events: Die perfekte Lösung in Corona-Zeiten

Durch die Corona-Krise und damit verbundenen Abstandsregeln können zahlreiche physische Veranstaltungen für Unternehmen wie Pressekonferenzen, Mitgliederversammlungen, Sales-Konferenzen, Aufsichtsratssitzungen oder Hauptversammlungen aktuell nicht stattfinden. Die Vorsichtsmaßnahmen werden uns noch eine ganze Zeit begleiten und Veranstaltungen im großen Rahmen somit vorerst nicht möglich sein.

Konzerte aus dem heimischen Wohnzimmer oder Theater-Livestreams sind nur einige Beispiele für Events, die in Corona-Zeiten virtuell stattfinden. Wie also können auch Sie in Ihrem Unternehmen physische Veranstaltungen durch digitale Events ersetzen?

Beispiele für Veranstaltungen, die sich perfekt als digitale Events realisieren lassen, sind Pressekonferenzen, Workshops und Weiterbildungen, Haupt- und Mitgliederversammlungen, Symposien bzw. Vortragsveranstaltungen, oder Sales-Konferenzen.


Gemeinsam mit unserem Partner für Videokonferenzen führt CONTORA Office Solutions digitale Events für seine Kunden durch. Wir bieten dabei einen umfassenden Service von der Beratung über die Durchführung bis zur Nachbereitung der virtuellen Veranstaltung.

Technische Voraussetzungen für professionelle digitale Events

Damit ein digitales Event erfolgreich ist und Sie bei Teilnehmern und Mitarbeitern einen rundum positiven und kompetenten Eindruck hinterlassen, ist eine hochwertige technische Umsetzung essentiell.

Digitale Events müssen ohne technische Probleme und Störungen in bestmöglicher Bild- und Tonqualität stattfinden. Deshalb hat bei uns eine kompetente technische Vorbereitung und Begleitung des digitalen Events oberste Priorität: Die Veranstaltung wird von einem Techniker vorbereitet und begleitet. Er steht jederzeit als Ansprechpartner zur Verfügung, wenn es zum Beispiel Einwahlprobleme oder lokale Video- und Audioprobleme gibt.


Bei Bedarf können die Referenten und ggf. Teilnehmer vorab geschult werden. Auch das technische Equipment kann vorab getestet werden. Auf Wunsch erstellen wir für Sie maßgeschneiderte Kurzanleitungen, um sicherzustellen, dass Sie sich und die Inhalte optimal präsentieren können.

Im Idealfall nutzen die Referenten und Teilnehmer mit großen Redeanteilen die professionelle Videokonferenz-Hardware in unseren Office Centern in bester Lage von München, Berlin, Frankfurt/M., Hamburg und Düsseldorf. Wenn nötig, kann jedoch auch temporär eine Lösung direkt beim Referenten installiert werden.


Wir entlasten die Veranstalter dadurch, dass wir uns um die technische Vorbereitung, das Training der Referenten und der Teilnehmer sowie den reibungslosen technisch-operativen Ablauf der Veranstaltung kümmern und das Event mit qualifiziertem Personal begleiten. Dabei können wir sogar eine komplette Backup-Lösung aufsetzen, um im Falle technischer Störungen kurzfristig reagieren und ausweichen zu können.

Unkomplizierte Einwahl in das digitale Event

Die Einwahl in Ihre virtuelle Veranstaltung kann für Teilnehmer unkompliziert und flexibel über einen Internet-Browser, einen Videokonferenz-Client oder ein beliebiges Videokonferenz-System erfolgen.


Die Teilnahme an dem Event ist auch jederzeit über die CONTORA Office Solutions Standorte in ganz Deutschland möglich. Dank modernster technischer Infrastruktur und schnellem Internet sind unsere Büros bestens ausgestattet für die störungsfreie Teilnahme.

Moderierende Unterstützung während der digitalen Veranstaltung

Während eines digitalen Events können wir Sie unterstützen, indem unsere Mitarbeiter die Veranstaltung begleiten und Ihnen dabei helfen, die Fragen der Teilnehmer mit Hilfe eines moderierten Chats zu strukturieren.

Fragen können so beispielsweise zunächst über den Chat eingehen, ohne dabei Referenten zu unterbrechen oder Diskussionen zu stören. Zu einem passenden Zeitpunkt können Moderatoren die Wortmeldungen dann in der gewünschten Reihenfolge einbringen.

Aufzeichnungen für die spätere Nutzung

Die Veranstaltung kann aufgezeichnet und für eine spätere Nutzungen aufbereitet werden. So können Vorträge zum Beispiel als Stream dauerhaft auf der Homepage bereitgestellt werden, oder einzelne Referate für einen begrenzten Zeitraum nur für die Teilnehmer zur Verfügung gestellt werden. Die Aufzeichnung, Aufbereitung und Archivierung Ihres digitalen Events erfolgt durch unsere Partner in Deutschland und auf deutschen Servern.

Fazit zu professionellen Videokonferenzen und digitalen Events in Zeiten der Krise

Videokonferenzen gewinnen in der Corona-Krise in unserem Arbeitsalltag enorm an Bedeutung. Allerdings ist die Technik nicht ohne ihre Tücken – peinliche Pannen oder technische Probleme sind im Home Office nicht selten. Die CONTORA Office Solutions Center unterstützen Sie mit einem hochwertigen Videokonferenzsystem und repräsentativen Büros bei Ihren professionellen virtuellen Meetings.

Für Ihre erfolgreichen Videokonferenzen mieten Sie Ihr Büro im Office Center nach dem Pay-per-Use Prinzip flexibel nach Ihrem Bedarf als kurzfristige Ergänzung zum Home Office und agieren so absolut kosteneffizient


Sie profitieren von einer Top-Qualität beim Videokonferenzsystem und der Datenübertragung sowie von Büroräumen, die für virtuelle Meetings optimiert sind. Unser exklusiver Büroservice unterstützt Sie in der Vorbereitung und Durchführung Ihrer Videokonferenzen, sodass Sie sich auf einen reibungslosen Ablauf verlassen können.

Gerne unterstützt CONTORA Office Solutions Sie außerdem bei der Durchführung von digitalen Events als idealer Ersatz für physische Veranstaltungen, die aufgrund von Hygieneregeln sonst ausfallen müssten. Sprechen Sie uns zu individuelle Lösungen für Ihre professionellen Videokonferenzen und virtuellen Events gerne an.