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Professionelle Videokonferenzen: 12 Tipps für Ihre Online-Meetings

GESCHRIEBEN VON Dina Zwitkis
Professionelle Videokonferenz
shutterstock ©fizkes
27.09.2021

Videokonferenzen haben in den vergangenen Monaten immer mehr an Bedeutung gewonnen und zählen in unserer modernen Arbeitswelt längst zu den zentralen Kommunikationsmitteln für Unternehmen. Allerdings haben Online-Meetings auch ihre Tücken. 

Worauf kommt es an, damit Sie bei Ihren virtuellen Meetings rundum professionell auftreten und wie kann ein Office Center dabei helfen? Hier kommt unsere Checkliste mit 12 Tipps für erfolgreiche Videocalls.

Online-Meetings: Die Kommunikationsform der Zeit und ihre Herausforderungen

Videokonferenzen sind Standard in der modernen Arbeitswelt geworden. Die Corona-Pandemie hat den Wandel der Arbeitswelten und die Digitalisierung nochmals massiv vorangetrieben – mobiles Arbeiten im Home Office und virtuelle Meetings haben sich damit als Arbeits- und Kommunikationsform etabliert.

 

Die digitalen Veränderungen in der Geschäftswelt wirken langfristig aus. Auch nach der Pandemie könnte es bis zu 50 Prozent weniger Geschäftsreisen und bis zu 30 Prozent weniger Bürotage geben. Denn viele Unternehmen haben die Vorteile von Remote Work und virtuellen Meetings kennen und schätzen gelernt. Mit Videokonferenzen lässt sich im Vergleich zu Geschäftsreisen oder einem Meeting vor Ort Zeit und Geld sparen, und sie sind deutlich effektiver als geschäftliche Telefonate.

Mit der zunehmenden Bedeutung von Videokonferenzen im Arbeitsalltag sind Online-Meetings, die begeistern und nachhaltig überzeugen, zu einem wichtigen Erfolgsfaktor geworden. Allerdings sind sie keinesfalls ohne ihre Tücken:

Technische Probleme bei einer Videoschalte von Bundeskanzlerin Angela Merkel mit der WHO oder Prof. Robert Kellys Live-Interview mit der BBC, bei dem seine Kinder unerwartet in den Experten-Talk platzten, sind nur zwei bekannte Beispiele von Pannen bei der Videokonferenz. Ebenfalls kuriose Fälle: Eine Chefin, die sich versehentlich mit einem Filter in eine Kartoffel verwandelt haben soll oder der amerikanische Anwalt, dem es bei einem Online-Gerichtsprozess nicht gelang, den Katzen-Filter auszustellen und der dem Richter daraufhin versicherte: “I’m here live, I’m not a cat”.

Pannen bei der Videokonferenz sind nicht nur peinlich – sie hinterlassen auch einen äußerst unseriösen Eindruck. Im schlimmsten Fall verlieren Sie dadurch sogar einen Auftrag. Worauf es bei einer professionellen Videokonferenz ankommt, haben wir in unserem Beitrag “Das sollten Sie bei einer Videokonferenz beachten: 9 Tipps” für Sie besprochen. Hier stellen wir Ihnen eine Checkliste mit 12 schnell umsetzbaren Tipps zusammen, wie Sie die Herausforderungen virtueller Meetings erfolgreich meistern.

12 Tipps für professionelle Videokonferenzen – unsere Checkliste

Online-Meetings, digitale Verkaufsgespräche, Vorstellungsgespräche oder Investorentreffen – Videokonferenzen kommen in fast jedem Bereich zum Einsatz. Umso wichtiger ist es, Ihren virtuellen Auftritt zu professionalisieren.

Für ein erfolgreiches virtuelles Meeting können Sie sich an den Maßstäben für ein effektives “klassisches” Meeting orientieren, die wir in unserem Beitrag “5 Tipps für ein effektives Meeting – inklusive 2 Checklisten” für Sie besprochen haben:

  • Den richtigen Besprechungsraum finden.
  • Klare Tagesordnung setzen und Abschluss-Ziele definieren.
  • Für einen reibungslosen und effizienten Ablauf des Meetings vorab Sitzungs- und Gesprächsregeln festlegen.
  • Eine gute Moderation fördert die Produktivität der Besprechung. Das gilt bei Videokonferenzen noch verstärkt. Hier verhindert eine gute Moderation, dass sich die Teilnehmenden – wegen der räumlichen Distanz und einer oft leicht verzögerten Übertragung – versehentlich ins Wort fallen und das Meeting unübersichtlich wird.

Wegen der technischen Komponente und des räumlichen Abstands der Teilnehmenden sind bei einem virtuellen Meeting darüber hinaus jedoch weitere Aspekte zu bedenken. Wie treten Sie in der Videokonferenz rundum professionell auf? Wie sichern Sie sich die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden und vermeiden Zoom-Fatigue – also die gefürchtete Ermüdung? Und welche Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden? Unsere 12 Tipps:

1. Tipp: Die richtige Vorbereitung plus rechtzeitige Ankündigung

Wie bei jedem Business-Meeting ist auch beim Online-Meeting die richtige Vorbereitung das A und O für einen effektiven Verlauf. Dazu zählt sowohl die Wahl des richtigen Raums für Ihre Videokonferenz, als auch eine gut strukturierte inhaltliche Agenda, die die Themen und Ziele des Meetings definiert. Um die Produktivität der Besprechung zu steigern, empfiehlt es sich, den Teilnehmenden die Agenda bereits vorab mitzuteilen.

Die Einladung für das virtuelle Meeting verschicken Sie am besten frühzeitig als E-Mail und geben dabei zur Planung im besten Fall auch direkt die Dauer an. Bei einer Videokonferenz ist es zusätzlich sinnvoll, mit der Einladung einen Zugangslink zur Veranstaltung zu versenden – so stellen Sie sicher, dass Sie auch wirklich jeder Teilnehmer findet und das Online-Meeting reibungslos beginnen kann.

Zwar ist bei einem virtuellen Meeting keine Personenbegrenzung durch die Raumgröße gegeben. Dennoch sollten Sie nicht zu viele Gäste einladen, da eine Videokonferenz sonst schnell unübersichtlich wird und die Effektivität des Meetings leidet.

2. Tipp: Die richtige Technik für professionelle Videokonferenzen

Für eine professionelle Videokonferenz ist die richtige Technik ebenso essentiell, wie die perfekte inhaltliche Planung. Während für eine kurze Besprechung mit Ihren Kollegen auch mal der Computer mit Kamera und Mikrofon ausreichen kann, sollten Sie für wichtige Geschäftstermine lieber auf ein hochwertiges Video-konferenzsystem setzen. Denn eine Videokonferenz erfüllt dieselbe Funktion, wie bei einem Meeting vor Ort Ihr Büro und Ihre Geschäftsadresse: Sie repräsentiert Ihr Unternehmen nach außen.

Bei der Wahl der Videokonferenztechnik gilt: Eine Standardlösung wie Zoom & Co. ist keinesfalls vergleichbar mit einer Videokonferenz, die mit einem individuellen und leistungsfähigen Video-konferenzsystem in Full-HD- oder 4K-Qualität und in einem professionellen Videokonferenzraum stattfindet. Ein kleines Notebook oder Smartphone ist für professionelle Videokonferenzen ungeeignet und sorgt bei Ihren Gesprächspartnern eher für einen unseriösen Eindruck.

Absolut grundlegend für eine erfolgreiche Videokonferenz ist eine stabile, störungsfreie und schnelle Internetverbindung. Darüber hinaus umfasst ein hochwertiges Videokonferenzsystem die folgende Technik:

  • Kamera
  • Ton/Mikrofon
  • Beamer
  • Monitore
  • Smartpad

Mit einer Übertragung in bester Full-HD- oder 4K-Qualität erzeugen Sie trotz räumlicher Distanz eine natürliche Konferenz-Atmosphäre. Ein Smartpad ist bei Videokonferenzen eine optimale Alternative zur Flipchart im klassischen Meeting. Es wird direkt an das Konferenzsystem angeschlossen und ermöglicht es Ihnen zum Beispiel, Ideen, die im Gespräch entstehen, mit Skizzen zu verdeutlichen.

3. Tipp: Die Wahl des richtigen Raumes für die Videokonferenz

Der richtige Raum hat einen enormen Einfluss auf den produktiven Verlauf eines Meetings. Das gilt auch bei einem Online-Meeting, denn auf dem Videobild sind keinesfalls nur Sie selbst zu sehen, sondern immer auch Ihr Arbeitsumfeld. Das sollten Sie auch bei der Wahl des Raumes und des Bildausschnittes beachten: Eine Videokonferenz, die erkennbar aus dem Home Office stattfindet, ist wenig repräsentativ.

Bei dem Raum, den Sie für Ihre Videokonferenz nutzen, sollte es sich deutlich um ein Büro oder einen Konferenzraum handeln – ein wichtiges Verkaufsgespräch auf dem Sofa oder am Küchentisch wirkt alles andere als seriös. Aber auch eine schlechte Büroorganisation und ein chaotischer Schreibtisch im Hintergrund wirken höchst unprofessionell.

Wählen Sie für Ihre Videokonferenz einen Raum, in dem Sie ungestört sind. Wenn im Hintergrund Personen umherlaufen, Kinder oder Haustiere plötzlich ins Gespräch platzen, ist das nicht nur unangenehmen, sondern stört auch immens die Aufmerksamkeit.

4. Tipp: Vorab mit der Technik vertraut machen – Testdurchlauf nutzen

Machen Sie sich unbedingt vorab mit der Konferenztechnik vertraut und stellen Sie rechtzeitig vor Beginn des Meetings sicher, dass alle technischen Komponenten einwandfrei funktionieren. Denn technische Probleme wie ein “eingefrorenes” Bild, ein Kampf mit dem Mikrofon oder gar ein Zusammenbruch der Technik wirken nicht nur schlecht organisiert – damit halten Sie auch alle anderen Teilnehmenden auf. Da Videokonferenzen heute ein Standard-Kommunikationstool sind, werden Ihnen technische Patzer von Geschäftspartner nicht mehr so schnell verziehen wie früher.

Insbesondere Kamera, Ton und Internetverbindung sollten bereits vor Beginn der Videokonferenz richtig eingerichtet sein. Nachjustierungen sollten Sie nach Möglichkeit vermeiden, da sie immens vom Inhalt ablenken. Der Testdurchlauf Ihres Videokonferenzsystems hilft Ihnen, vorab alle technischen Komponenten zu überprüfen und unangenehme Fehleinstellungen zu vermeiden.

5. Tipp: Die richtige Kameraausrichtung beim Online-Meeting

Die Kameraausrichtung ist bei einer Videokonferenz von ganz zentraler Bedeutung. Die Kamera sollte ca. 1,5 Meter entfernt aufgestellt sein, um zu vermeiden, dass Ihr Erscheinungsbild unvorteilhaft verzerrt wird. Denn Verzerrungen sind nicht nur unprofessionell  – sie wirken auch irritierend auf Ihre Gesprächspartner und können so die Konzentration stören.

Die Kamera wird zudem stets so positioniert, dass sie sich in etwa mittig auf Augenhöhe befindet. So suggerieren Sie einen direkten Blickkontakt, der als ein wichtiges nonverbales Kommunikationsmittel Ihre Überzeugungskraft erhöhen kann. Zusätzlich vermeiden Sie durch die Positionierung der Kamera auf Augenhöhe, dass Sie auf Ihren Gesprächspartner herabschauen oder zu ihm hinaufschauen – denn beides würde unfreiwillig eine Hierarchie andeuten.

6. Tipp: Den optimalen Bildausschnitt finden

Im perfekten Bildausschnitt für eine Videokonferenz ist mindestens Ihr Oberkörper zu sehen, um auch die Gestik der Hände und Arme sichtbar zu machen. Zusätzlich sollten Sie bei der Wahl des passenden Bildausschnittes folgende Aspekte berücksichtigen:

  • Sind Sie und alle weiteren Teilnehmer im Bild gut sichtbar, sind keine Verzerrungen vorhanden und ist niemand verdeckt?
  • Ist das Bild optimal ausgeleuchtet und entstehen keine ungünstigen Schatten?
  • Ist der Hintergrund repräsentativ und frei von Ablenkungen?

Ob Sie den richtigen Bildausschnitt gefunden haben, können Sie ganz einfach mit dem “Bild-im-Bild-”Test überprüfen. 

7. Tipp: Den richtigen Hintergrund wählen

Der perfekte Hintergrund ist repräsentativ und frei von Ablenkungen. Im Idealfall setzen Sie sich vor eine weiße oder einfarbige, helle Wand. So schützen Sie bei einer Videokonferenz im Home Office auch gleichzeitig Ihre Privatsphäre, ohne auf Funktionen wie Hintergrundunschärfe oder virtuelle Hintergründe zurückgreifen zu müssen, die wenig repräsentativ und zudem oft irritierend sind. Auch sollten Ihre privaten Räume im Hintergrund nicht zu sehen sein, da Sie damit eher den Eindruck eines privaten Videocalls, als den einer professionellen Videokonferenz erwecken würden.

Grünpflanzen sind im Bildausschnitt willkommen, denn sie können für eine angenehme Arbeitsatmosphäre sorgen und so fokussiertes Arbeiten fördern.

Die Wandfarbe im Hintergrund sollte weder zu dunkel, noch zu knallig sein. Wandfarben wie ein kräftiges Rot, Blau oder Grün sind für Videokonferenzen ungeeignet, da bei diesen Farben häufig Ihr Hautton von der Kamera ungünstig verzerrt wird – wer vor einer roten Wand sitzt, wirkt beispielsweise schnell schweinchenrosa. Vermeiden Sie zudem Muster im Hintergrund, da diese von der Kamera ebenfalls nicht gut erfasst werden – es entsteht ein Flackern im Bild, das die Aufmerksamkeit hemmt.

8. Tipp: Die perfekte Ausleuchtung des Raums

Bei einem Meeting wollen Sie sich und Ihr Business im besten Licht präsentieren. Bei einem virtuellen Meeting ist das geradezu wortwörtlich zu nehmen – denn die Beleuchtung des Raumes hat eine enorme Auswirkung auf die Bildqualität und Ihre Ausstrahlung in der Videokonferenz. Dadurch spielt sie für den effektiven Verlauf eine ganz wesentliche Rolle.

Sowohl unter- als auch überbelichtete Bilder hemmen nachweislich die Konzentration. In zu dunklen Räumen entsteht schnell ein Bildrauschen. Aber auch Gegenlicht und direkte Sonneneinstrahlung beeinträchtigen die Bildqualität – das Bild kann zu dunkel werden, es können aber auch ungünstige Schatten entstehen, durch die Sie im schlechtesten Fall auf dem Videobild kaum noch zu erkennen sind. 

Für eine angenehme Helligkeit, die die Konzentration fördert, empfehlen sich indirekte Lichtquellen und Tageslichtlampen. Achten Sie zudem darauf, dass keine reflektierenden Flächen und Gegenstände im Videobereich vorhanden sind, die das Bild durch blendende Lichtreflexe stören.

9. Tipp: Der richtige Ton: Mikro und Raumakustik

Die ideale Lautstärke sollten Sie vorab pegeln und mit der Test-Funktion überprüfen – schließlich beginnt erfolgreiche Kommunikation damit, dass alle Konferenzteilnehmer Sie perfekt verstehen können.

Ein ruhiges Arbeitsumfeld ist für konzentriertes Arbeiten essentiell. Bei Videokonferenzen ist es jedoch von besonderer Bedeutung, denn hier können Störgeräusche wie Smartphone-Klingeln, Kaffeetassen-Klirren, übermäßiger Straßenlärm oder Lärm aus dem Nebenzimmer, dazu führen, dass Sie nicht mehr zu verstehen sind.

Um eine optimale Tonqualität bei Ihrem virtuellen Meeting zu garantieren, sollten die verwendeten Mikrofone deshalb unbedingt über eine Echo-Cancelling-Funktion verfügen, die nicht vermeidbare Stör- und Hintergrundgeräusche unterbindet. Auch eine gute Raumakustik spielt bei Videokonferenzen eine zentrale Rolle. Von besonderer Bedeutung ist hier eine gute Schallisolierung, die eine Echo-Bildung verhindert und Störgeräusche von außen abschirmt.

10. Tipp: Richtige Verhaltensweisen in Videokonferenzen

Einige einfache Verhaltensregeln helfen Ihnen, Ihren Auftritt in der Videokonferenz zu professionalisieren. Schauen Sie nach Möglichkeit direkt in die Kamera – so suggerieren Sie einen direkten Blickkontakt, wie im klassischen Meeting vor Ort.

Damit alle Teilnehmer Sie gut verstehen können, ist es beim virtuellen Meeting wichtig, etwas langsamer als gewohnt und möglichst deutlich zu sprechen. Ein respektvoller Umgang sollte selbstverständlich sein, allerdings ist es bei einer Videokonferenz von besonderer Bedeutung, dass Sie Ihren Gesprächspartner aussprechen lassen und ihm genügend Zeit zum Antworten einräumen. Andernfalls können wegen der oft etwas verzögerte Übertragung und der räumlichen Distanz schnell Verwirrungen entstehen.

Wenn Sie gerade nicht selbst sprechen, sollten Sie Ihr Mikrofon stets stummschalten. So vermeiden Sie, versehentlich Störgeräusche aufzunehmen. Das Smartphone sollte nach Möglichkeit ausgeschaltet werden, um technische Interferenzgeräusche zu vermeiden, durch die Sie nicht mehr gut zu verstehen sind.

Um eine möglichst natürliche Gesprächsatmosphäre zu erreichen, sollten Sie sich in Bezug auf Ihre Gestik und Mimik einfach ganz normal verhalten. Auch, wenn Sie in der Videokonferenz eine Präsentation halten, sollten Sie sich mit Ihrem Präsentationsstil und Ihrer Gestik ganz genau so verhalten, wie in einem klassischen Meeting. Vermeiden Sie jedoch wildes Gestikulieren und zu ausladende Gesten – diese können am Bildschirm falsch gedeutet werden und unter Umständen sogar aggressiv wirken.

11. Tipp: Die richtige Kleidung – Muster vermeiden

Kleiden Sie sich bei einer Videokonferenz stets so, wie Sie es auch bei einem klassischen Meeting tun würden – ein Freizeitlook im Home Office ist ein No-Go. Bei der Wahl der Kleidung für die Videokonferenz sollten Sie zudem unbedingt auf Kleingemustertes verzichten: Ob Streifen, Karos, Quadrate, oder Punkte – kleine Muster führen zur Interferenzbildung bei der Videoaufnahme, das heißt, sie erzeugen ein Flimmern im Bild, das die Konzentration stört. Wählen Sie daher lieber gedeckte Farben, mit keinem zu starken Kontrast zum Hintergrund.

12. Tipp: Besonderheiten beim Online-Meeting beachten

Beim Online-Meeting wird häufig die Funktion des Desktop Sharing verwendet, um etwa eine Datei zu zeigen oder ein Video abzuspielen. Denken Sie deshalb nicht nur aus Datenschutzgründen unbedingt daran, vorab Ihren Desktop aufzuräumen. Auch private Fotos auf dem Desktop haben in einer professionellen Videokonferenz nichts zu suchen. Noch dazu ist Ihr Desktop Ihr digitaler Schreibtisch – ein unordentlicher Desktop wirkt daher ebenso unseriös und unorganisiert, wie ein chaotischer Schreibtisch.

Beim Online-Meeting ist es besonders sinnvoll, ein Gesprächsprotokoll anzufertigen, das im Anschluss an alle Teilnehmer versendet wird. Sollten trotz bester Vorbereitung einmal technische Probleme auftreten, stellen Sie so sicher, dass alle Teilnehmer die relevanten Informationen erhalten.

Für eine optimale Produktivität im Meeting sollten Sie bereits bei der Zeitplanung für die Videokonferenz bedenken, dass die Aufmerksamkeitsspanne bei virtuellen Meetings deutlich geringer ist, als bei klassischen Meetings vor Ort – Stichwort Zoom Fatigue.

Professionelle Videokonferenzen: So hilft ein Office Center

Unsere 12 Tipps zeigen: Für einen überzeugenden Auftritt bei der Videokonferenz, mit dem Sie bei Ihren Kunden und Geschäftspartnern einen rundum positiven Eindruck hinterlassen, ist einiges zu beachten.

Für Unternehmen, die nicht regelmäßig Online-Konferenzen durchführen, ist es aus finanzieller Sicht oft wenig sinnvoll, ein teures Videokonferenzsystem anzuschaffen. Auch das Home Office ist für virtuelle Meetings wenig repräsentativ und häufig ist dort nicht die technische Infrastruktur für professionelle Videokonferenzen vorhanden.

In unserem Beitrag “Perfekte Lösung für Videokonferenzen und digitale Events” haben wir für Sie besprochen, warum ein Office Center die perfekte Lösung für Ihre virtuellen Meetings sein kann. In unseren CONTORA Office Solutions Centern profitieren von wertvollen Vorteilen für Top-Qualität bei Ihren Online-Konferenzen:

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  • Professionelle Videokonferenzräume mit individuellen Beleuchtungskonzepten, einer erstklassigen Raumakustik und Schallisolierung, Echo-Cancelling-Funktion bei den Mikrofonen für eine optimale Tonqualität und einer auf den Raum abgestimmten Kameraausrichtung garantieren beste Bedingungen für virtuelle  Meetings, die nachhaltig überzeugen. Auch ein Smartboard stellen wir Ihnen auf Wunsch gerne zur Verfügung.

Sie mieten Ihr Büro oder Ihren Konferenzraum frei nach Ihrem Bedarf für einzelne Stunden oder Tage und agieren mit dem Pay-per-Use Prinzip absolut kosteneffizient. Dank extrem flexibler Vertragslaufzeiten und kurzfristiger Verfügbarkeit können Sie unsere Büros auch als temporäre Ergänzung zum mobilen Arbeiten und Home Office nutzen, um vor Ort Ihre professionellen Videokonferenzen durchzuführen.

Auf Wunsch unterstützt unser First Class Service Sie in der Vorbereitung und Durchführung Ihrer virtuellen Meetings. So sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie dann in das Wesentliche investieren können: Die inhaltliche Planung der Konferenz. Unser  Telefonservice nimmt Ihre Anrufe für Sie entgegen, damit Sie sich voll und ganz auf die Besprechung konzentrieren können und dennoch keinen Anruf verpassen.

Dank einer hervorragenden Infrastruktur und der zentralen Top-Lage der CONTORA Office Solutions Center in den beliebtesten deutschen Städten – Berlin, München, Frankfurt/M., Hamburg, Düsseldorf, und bald auch in Stuttgart – ist Ihr Büro optimal zu erreichen.

Fazit: 12 Tipps für professionelle Videokonferenzen

Videokonferenzen gewinnen im Wandel der Arbeitswelten zunehmend an Bedeutung. Um bei Ihren Geschäftspartnern einen rundum professionellen Eindruck zu hinterlassen, der überzeugt, ist ein reibungsloser Ablauf, bei dem Sie alle gut sehen und hören können, essentiell. Unsere 12 Tipps helfen Ihnen, sich die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden zu sichern und den produktiven Ablauf des Meetings zu fördern.

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